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Software de automatización de procesos robóticos: encuentre el objetivo correcto

Software de automatización de procesos robóticos

Allan Surtees, Gazprom Energy

El software de automatización de procesos robóticos está teniendo un momento, a pesar de que existe una gran confusión sobre a qué se refiere el término.

La automatización de procesos robóticos (RPA) que está de moda hoy no se refieren a los robots industriales que automatizan las plantas de fabricación. También es diferente de automatización de procesos robóticos cognitivos – tecnologías que utilizan las llamadas redes neuronales como las que animan a IBM Watson y Google Deep Mind, que dependen de conjuntos de datos muy grandes para imitar la toma de decisiones humana.

La automatización de procesos robóticos que está recibiendo mucha atención hoy en día se refiere al software que puede ayudar a automatizar principalmente el trabajo de back office que se basa en reglas, es repetitivo e involucra sistemas superpuestos: piense en tareas que buscan, recopilan, recopilan y actualizan datos.

«Es lo que ellos llaman trabajo de ‘silla giratoria’: hacer clic en varios sistemas, obtener datos de una fuente y ponerlos en otra, donde la gente está atrapada cuatro o cinco horas al día simplemente haciendo estas tonterías manuales y aburridas», dijo Allan Surtees. , jefe de TI de Gazprom Energy en Manchester, Reino Unido, proveedor de gas y electricidad para empresas en el Reino Unido, Francia y los Países Bajos.

Surtees comenzó a trabajar con el software RPA desarrollado por Blue Prism hace más de cinco años en su trabajo anterior con Q2 UK, una empresa de Telefónica, por lo que cuando se unió a Gazprom en 2014, estaba preparado. Durante sus primeros tres meses allí, mientras hablaba con socios comerciales sobre la función de TI, enfocándose en los problemas que necesitaban resolver, también se reunió con los usuarios.

“Observé de inmediato que muchos de ellos estaban trabajando … con datos que se copian y pegan manualmente de un sistema a otro. Vi de inmediato que había una oportunidad para la RPA ”, dijo, y agregó que la RPA en Gazprom no se trata de eliminar puestos de trabajo. Su primer proyecto involucra un «proceso muy simple» que automatiza cómo se verifican las lecturas de los medidores, liberando al empleado encargado de esa tarea para el trabajo que generará ingresos, dijo.

Las mejores prácticas de RPA aún ‘en la infancia’

El enfoque de Surtees hacia la RPA (hablar con la empresa, observar el trabajo manual y los procesos de focalización, o partes de los procesos donde la automatización agrega valor) es esencial para el éxito de la RPA y no es fácil de hacer. Hacer coincidir la RPA con el proceso correcto «sigue siendo una forma de arte», dijo Craig LeClair, analista principal de Forrester Research, especializado en arquitectura empresarial.

De hecho, las mejores prácticas para RPA aún están en pañales, dijo LeClair. El resultado es que los proyectos de RPA se están implementando sin un marco sólido que cubra la gestión del cambio, identifique las brechas en el proceso que afectan el cumplimiento, respalde la experiencia del cliente y se prepare para la RPA cognitiva.

software de automatización de procesos robóticos

Craig LeClair, Investigación de Forrester

Estas son algunas de sus pautas destacadas en un informe de Forrester sobre las mejores prácticas de RPA publicado en mayo.

Identifique las tareas de entrada y revisión de datos que abarcan varios sistemas. LeClair cita un proceso de originación de hipotecas que involucró a tres grupos de empleados separados que interactuaban y requerían capacitación en 15 sistemas. La implementación de robots RPA, que revisan los datos capturados, eliminó a un grupo completo y redujo los sistemas en los que los empleados debían capacitarse a solo siete.

Esté preparado para sumergirse en las minucias del proceso. La programación de un robot de software requiere saber exactamente dónde tomar un campo en particular en una pantalla y qué eventos desencadenarán una acción. Además, si una pantalla cambia de orientación o un usuario se salta un campo, el bot se desvanecerá.

Diseñe procesos de RPA con empleados expertos que conocen los pasos mejor que nadie. Una advertencia: cuando se trata de probar RPA, puede ser mejor utilizar «lo peor y más aburrido» en lugar de los expertos en procesos, ya que los expertos son los más propensos a sentirse ofendidos por la automatización de las tareas que han dominado a la perfección.

Mantenga informados a los equipos legales y de cumplimiento. La RPA es buena para generar los informes necesarios para el cumplimiento y, combinada con la analítica, la RPA puede reducir los informes de cumplimiento. Pero el uso de bots para realizar trabajo humano también introduce una nueva categoría de riesgo.

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