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Siete consejos para simplificar la administración del archivo de datos de SAP

El archivo de datos de SAP no se puede implementar sin un riesgo significativo. Ese es el mensaje de Jim Malfetti, presidente de Brandywine Data Management Group, una firma de servicios profesionales de SAP, con sede en Glen Mills, Pensilvania.

Pero hay formas de simplificar la administración del archivo de datos de SAP, dijo Malfetti, quien ha estado involucrado en consultoría con clientes de SAP desde 1996 y afirma haber dedicado gran parte de su carrera a las mejores prácticas de archivo. Malfetti ofrece siete consejos para simplificar la administración del archivo de datos de SAP.

Consejo n. ° 1. No se preocupe si su proyecto de archivo de datos de SAP entra en modo de inicio / parada. Una vez que se alcanza la fase de mantenimiento de archivo, entrar en inicio / parada es perfectamente normal. Esto se debe al lapso de 12 meses entre el final de la fase de ejecución del archivo y el comienzo de la fase de mantenimiento del archivo. Durante este tiempo, los detalles se pierden: quién es responsable, qué nuevos procedimientos y políticas deben crearse, qué nuevas autorizaciones de seguridad se requieren. En este momento, a menudo también se requiere una reevaluación de si se están utilizando los objetos de archivo correctos.

Consejo n. ° 2. Existe una ley de rendimientos decrecientes al seleccionar nuevos objetos de archivo. En el archivo de datos de SAP, el objeto de archivo es un componente crítico. El objeto de archivo especifica qué datos se archivan y cómo; describe qué objetos de la base de datos deben manejarse juntos como un solo objeto comercial; e interpreta los datos independientemente de las especificaciones técnicas en el momento del archivo, como la versión y el hardware.

Hay más de 600 posibles objetos de archivo de SAP, dijo Malfetti. Lo máximo que vio que un cliente usara fue 100, y calificó la práctica de ese cliente como «una locura».

La ley de los rendimientos decrecientes se aplica después de 20 a 25 objetos, ya que de 10 a 20 objetos se dirigen a la mayor parte de la base de datos. Sin embargo, dijo que los nuevos objetos de archivo pueden aumentar significativamente los ahorros generales de almacenamiento de la base de datos de SAP.

Consejo n.º 3. SAP proporciona herramientas para mejorar la eficacia del archivo, pero considere agregar utilidades de terceros. Aunque muchos administradores de archivos de SAP utilizan actualmente la herramienta SAP Archive Administration (SARA), que proporciona la administración general de los horarios de archivo y la gestión de las sesiones de archivo, Malfetti recomendó una nueva ayuda de automatización de archivo de TJC Software Solutions Inc. llamada Archiving Session Cockpit (ASC). . Dijo que ambas herramientas brindan las mismas funciones, pero «lo que toma al administrador 100 pasos con SARA toma solo unos pocos pasos con ASC».

Consejo # 4. Realice un análisis completo de la base de datos cada seis a 12 meses. La introducción de nuevos objetos de archivo puede generar importantes ahorros en la base de datos. Esta es otra área donde vale la pena evaluar las herramientas de terceros, dijo.

El uso de Transaction TAANA (que significa Análisis de tabla: Administración) ayuda a identificar la distribución de datos dentro de una tabla. TAANA también puede identificar el volumen de datos archivables y cualquier requisito de enrutamiento de archivos.

Malfetti recomienda que los administradores de SAP busquen en la herramienta PBS DB Analyzer Plus para ayudarlos a analizar el compromiso de capacidad de sus objetos de archivo en la base de datos para determinar sus requisitos de memoria actuales. La herramienta ayuda a los administradores a determinar cuánto está creciendo su base de datos, para qué objetos el archivo tiene más sentido y qué módulo requiere la mayor parte del espacio en disco.

Consejo # 5. Cuando se trata de archivar, considere todo su panorama de SAP. Los datos de BI se pueden archivar y cerrar. Las soluciones CRM y específicas de la industria tienen estándares funcionales de archivo. Los sistemas QA y DEV podrían beneficiarse del archivo PRD después de una actualización; también se pueden reducir utilizando soluciones de terceros.

Malfetti señaló que cualquier ahorro de espacio puede reflejarse tres o cuatro veces, de modo que una reducción de un terabyte en su base de datos original puede representar un ahorro total de 4 TB.

Consejo n. ° 6. El archivo es un requisito previo para eliminar los datos caducados. Para deshacerse de los datos al final de su vida útil, «los datos vencidos primero deben archivarse», dijo Malfetti. «No existe un programa mágico para deshacerse, por ejemplo, de todo lo que tenga más de siete años en ventas. Debe seguir todos los pasos para el archivo» para eliminar los datos, después del período de retención de siete años ahora estipulado.

Malfetti también señaló que cada objeto de archivo puede tener múltiples variantes para un período de tiempo determinado. De modo que, si bien el mandato para conservar los datos de EE. UU. Es de siete años, en Italia el período de retención es de 10 años. Esto significa, dijo, que necesita dos archivos separados para los datos. «De lo contrario, si está en un solo archivo, conservará los datos de EE. UU. Durante 10 años».

Consejo n. ° 7. Para mantener una iniciativa de archivo de datos de SAP según lo programado, se requiere experiencia en gestión de proyectos. Malfetti divide el ciclo de archivo de SAP en cuatro fases: desarrollo de archivo, programación de archivo, ejecución de archivo y luego mantenimiento continuo, y cada fase involucra a un equipo grande y diverso de jugadores. Si bien los roles principales en las primeras tres fases pertenecen al administrador de archivos y al administrador de almacenamiento, el gerente de proyecto, los analistas funcionales, los usuarios comerciales clave y el administrador de Basis también desempeñan un papel importante. El hecho de que tantos títulos diferentes desempeñen papeles clave requiere una coordinación significativa para mantener el proyecto a tiempo.

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