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SAP Business One ERP ayuda a las pymes a cambiar con los mercados cambiantes

La pandemia de COVID-19 ha creado disrupciones masivas en todas las industrias, lo que ha provocado que la demanda de algunos productos se desplome y se dispare en otros.

SAP Business One, un ERP para pymes que incluye la funcionalidad de los sistemas empresariales de SAP pero es más fácil de administrar, ha sido vital para ayudar a dos pequeñas empresas a lidiar con cambios drásticos en la demanda y puede haberlos ayudado a mantenerse en el negocio.

Una de esas empresas, Sagamore Spirit, utilizó SAP Business One ERP para pasar con éxito de producir whisky a producir desinfectante para manos.

Drew ThornDrew Thorn

Sagamore Spirit, una pequeña destilería de whisky de centeno en Baltimore, temía tener que cerrar la producción cuando golpeara la crisis del COVID-19, cerrando la industria de los restaurantes, que genera más de un tercio de sus ingresos. Sin embargo, la compañía recibió una llamada de Johns Hopkins Medicine que necesitaba desesperadamente un desinfectante de manos y esperaba que Sagamore pudiera ayudar al convertir su destilería, dijo Drew Thorn, vicepresidente de finanzas y operaciones de Sagamore Spirit.

Pasar de las bebidas espirituosas a los desinfectantes durante la noche

Sagamore Spirit inmediatamente comenzó a trabajar con Johns Hopkins para determinar la fórmula del desinfectante de manos. También necesitaba ajustar su cadena de suministro para integrar nuevos proveedores e ingredientes. No solo eso, sino que el personal de la destilería se redujo de 50 a 12 empleados. El ERP SAP Business One, que Sagamore utiliza junto con el software de destilería para mejoras en la fabricación de procesos, fue una de las principales razones por las que se pudo realizar el ajuste, según Thorn.

«Desde una perspectiva de sistemas, nuestra implementación de SAP Business One para la producción de whisky se traduce directamente en la fabricación de desinfectantes», dijo Thorn. «Todos los ingredientes son artículos inventariados dentro de SAP Business One y luego se ensamblan a través del módulo de producción en el inventario de productos desinfectantes terminados».

El cambio a la fabricación de desinfectante para manos fue un salvavidas para Sagamore Spirit, ya que la demanda de licores destilados artesanales sufrió un golpe abrupto y sustancial a raíz de los cierres de COVID-19, dijo. Más del 35% del negocio de Sagamore provino de restaurantes y bares que cerraron durante la noche. La compañía también tuvo que cerrar su centro de visitantes y salas de degustación, que recibían a más de 40.000 visitantes al año antes de la crisis.

«Nos asociamos con Johns Hopkins Medicine para producir desinfectante y establecimos el objetivo de la compañía de abastecer completamente a su organización de aproximadamente 30,000 empleados, y lo enviamos en 10 días», dijo Thorn. «SAP Business One proporcionó la base para incorporar un conjunto completamente nuevo de proveedores, ingredientes, materiales de empaque, procesos de producción y recetas completamente nuevos de la noche a la mañana. A partir de ahí, pudimos comprender nuestros costos, configurar y facturar a nuevos clientes, administrar el inventario y actualizar los informes «.

La destilería Sagamore Spirit está fabricando desinfectante para manos en lugar de whisky durante la crisis del COVID-19.
Cuando llegó la crisis del COVID-19, Sagamore Spirit pasó de hacer whisky a desinfectante de manos.

Sagamore Spirit ejecuta SAP Business One en una implementación local, pero los usuarios trabajan de forma remota debido a la crisis. A pesar del cambio al trabajo remoto, los equipos de finanzas y operaciones no han perdido el ritmo, dijo Thorn.

«Pudimos trasladar nuestros equipos financieros y corporativos de forma remota con un día de aviso con total continuidad», dijo. «Como la mayoría de los fabricantes, nuestro equipo financiero y nuestro equipo de operaciones están interconectados y, al poder mantenerlos físicamente separados pero aún completamente funcionales, hemos podido continuar las operaciones en nuestras instalaciones de una manera que optimiza la seguridad al eliminar el contacto humano innecesario. «

El aumento de la demanda conduce a mayores desafíos

Sagamore Spirit se enfrentó a una disminución en la demanda debido al COVID-19, pero ese no ha sido el caso para todas las empresas. Ellsworth Foods LLC, un servicio de alimentos totalmente natural de la granja a la mesa que obtiene sus productos de agricultores, ganaderos, productores y artesanos culinarios locales, vio la demanda duplicarse casi de la noche a la mañana.

Karleigh JacksonKarleigh Jackson

Un aumento en la demanda suele ser bueno para una empresa, pero un aumento tan repentino y dramático puede gravar a los empleados y los sistemas de TI de una empresa. La implementación de SAP Business One por parte de Ellsworth Foods pudo ayudarlo a gestionar el cambio repentino, dijo Karleigh Jackson, directora de marketing de Ellsworth Foods.

Con sede en Tifton, Georgia, Ellsworth Foods ofrece productos a clientes en todo el sureste de los EE. UU., Que incluyen carne de res, pollo y cerdo totalmente naturales, verduras maduradas en vid y mariscos de América del Norte. Las marcas de Ellsworth incluyen Blue Ribbon Foods y Southern Foods At Home.

Cuando experimenta cambios comerciales repentinos y abrumadores como este, sus procesos y sistemas se convierten en su salvación.

Karleigh JacksonDirector de marketing, Ellsworth Foods LLC

El 14 de marzo, el día después de que se declarara una emergencia nacional en los EE. UU., Las ventas por reordenar en Ellsworth Foods aumentaron dramáticamente, dijo Jackson. Las nuevas ventas siguieron su ejemplo y para la semana siguiente habían aumentado en un 200%. El desafío para la empresa fue que más ventas llevaron a un aumento de las necesidades de servicio al cliente, incluidos los intercambios de artículos y el cumplimiento de los pedidos pendientes.

«Toda la empresa tomó individualmente la decisión tácita de hacerlo, cueste lo que cueste», dijo. «Cada persona trabajaba muchas horas, todos los días. Básicamente, no podíamos respirar porque había mucho que hacer, pero cuando experimenta cambios comerciales repentinos y abrumadores como este, sus procesos y sistemas se convierten en su salvación».

El módulo de gestión de inventario de SAP Business One permitió a Ellsworth Foods mantenerse al día con las nuevas demandas de inventario, dijo Jackson.

«Sabíamos exactamente cuántos artículos necesitábamos sacar para manejar lo que ya estaba vendido», dijo. «Luego, incluso nos permitió pronosticar pedidos, para que pudiéramos comenzar a adelantarnos a las necesidades de inventario. Imagínese intentar hacer eso sin un sistema que lo ayude cuando su negocio se ha más que duplicado, pero SAP lo hizo para que pudiéramos».

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