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¿Qué son los silos de datos y qué problemas causan?

¿Qué son los silos de datos?

Un silo de datos es un repositorio de datos que está controlado por un departamento o unidad de negocio y aislado del resto de una organización, al igual que la hierba y el grano en un silo agrícola están cerrados a los elementos externos. Los datos en silos generalmente se almacenan en un sistema independiente y, a menudo, son incompatibles con otros conjuntos de datos. Eso dificulta que los usuarios de otras partes de la organización accedan y utilicen los datos.

Los silos de datos pueden tener raíces técnicas, organizativas o culturales. Suelen surgir de forma natural en las grandes empresas porque las unidades de negocio independientes pueden operar de forma independiente y tener sus propios objetivos, prioridades y presupuestos de TI. Pero cualquier organización puede terminar con silos de datos si no tiene una estrategia de gestión de datos bien planificada.

¿Por qué son un problema los silos de datos?

Los silos de datos obstaculizan las operaciones comerciales y las iniciativas de análisis de datos que las respaldan. Los silos limitan la capacidad de los ejecutivos para utilizar datos para gestionar los procesos comerciales y tomar decisiones comerciales informadas. También evitan que los agentes del centro de llamadas, los representantes de ventas y otros trabajadores operativos accedan a datos relevantes sobre clientes, productos, cadenas de suministro y más.

Las formas específicas en que los silos de datos pueden dañar a una organización incluyen las siguientes:

  • Conjuntos de datos incompletos. Los silos de datos bloquean los datos de los usuarios que no pueden acceder a ellos. Como resultado, las estrategias y decisiones comerciales no se basan en todos los datos disponibles, lo que puede llevar a una toma de decisiones defectuosa. Los silos también pueden descarrilar los esfuerzos para construir almacenes de datos y lagos de datos que integren diferentes conjuntos de datos para aplicaciones analíticas y de inteligencia empresarial (BI).
  • Datos inconsistentes. Muchos silos de datos no son consistentes con otros conjuntos de datos. Por ejemplo, un equipo de marketing puede formatear los datos del cliente de manera diferente a otros departamentos. Es posible que los errores de datos de un equipo de ventas no se identifiquen ni solucionen. Las actualizaciones de datos en otros sistemas no se realizan en un servicio de atención al cliente aislado. Tales inconsistencias crean problemas de calidad, precisión e integridad de los datos que afectan a los usuarios finales tanto en aplicaciones operativas como analíticas.
  • Plataformas y procesos de datos duplicados. Los silos de datos aumentan los costos de TI al aumentar la cantidad de servidores y dispositivos de almacenamiento que una organización necesita comprar. En muchos casos, esos sistemas también se implementan y administran por separado por departamentos en lugar del equipo de administración de datos de una organización. Eso aumenta aún más el gasto y el uso ineficiente de los recursos de TI.
  • Menos colaboración entre usuarios finales. Los conjuntos de datos aislados en silos reducen las oportunidades de intercambio de datos y colaboración entre usuarios de diferentes departamentos. Es más difícil trabajar juntos de manera eficaz cuando las personas no tienen visibilidad de los datos en silos.
  • Una mentalidad de silo en los departamentos. Los silos de datos contribuyen a los silos organizacionales: departamentos y unidades de negocio que protegen sus datos de cerca y son reacios a compartirlos con otros. También pueden resistirse a los programas de gobierno de datos que tienen como objetivo romper los silos de datos y garantizar que los datos sean consistentes y correctos en todos los sistemas de una organización.
  • Problemas de seguridad de datos y cumplimiento normativo. Algunos usuarios individuales almacenan algunos silos de datos en hojas de cálculo de Excel o herramientas comerciales en línea como Google Drive, a menudo en dispositivos móviles. Eso aumenta los riesgos de privacidad y seguridad de los datos para las organizaciones si no tienen los controles adecuados. Los silos también complican los esfuerzos para cumplir con las leyes de privacidad y protección de datos.

Cómo se producen los silos de datos

Un departamento o usuario final puede volverse deshonesto y crear un silo de datos incluso en una organización que tiene procesos sólidos de gestión de datos. Sin embargo, con mayor frecuencia, los silos de datos son una consecuencia de cómo las organizaciones están estructuradas y administradas como un todo, incluidas sus operaciones de TI. Los siguientes factores suelen hacer que se produzcan silos:

  • Implementaciones de tecnología y estrategia de TI. Algunas organizaciones han descentralizado las decisiones de compra de TI y permiten que los departamentos y las unidades de negocio compren tecnologías por su cuenta. Esto a menudo conduce a la implementación de bases de datos y aplicaciones comerciales que no son compatibles o no están conectadas a otros sistemas. Lo mismo puede suceder cuando los equipos de TI corporativos participan en las decisiones de compra si un departamento necesita una tecnología en particular. La variedad de plataformas de datos ahora disponibles también ayuda a impulsar los silos de datos: además de las bases de datos relacionales convencionales, las organizaciones pueden implementar plataformas de big data, bases de datos NoSQL, servicios de almacenamiento de objetos en la nube y bases de datos de propósito especial para satisfacer diferentes necesidades comerciales.
  • Estructura organizativa y gestión. Los silos de datos ocurren regularmente cuando las unidades de negocios están completamente descentralizadas y administradas como entidades separadas. Eso es más común en organizaciones grandes con diferentes subsidiarias y compañías operativas, pero puede suceder en organizaciones más pequeñas con una estructura y un enfoque de gestión similares.
  • Cultura y principios corporativos. Incluso cuando la TI y las operaciones comerciales se administran de una manera más unificada, la cultura de la empresa puede estimular la creación de silos de datos. Hay menos incentivos para evitarlos si el intercambio de datos no es una norma cultural y una organización no tiene objetivos y principios comunes para administrar los datos. Los departamentos también pueden ver sus datos como un activo que poseen y controlan, lo que fomenta aún más el desarrollo de silos de datos.
  • Crecimiento empresarial y adquisiciones. Las organizaciones en crecimiento son propensas a los silos de datos. A medida que una empresa se expande, es posible que deban abordarse rápidamente nuevas necesidades comerciales y se puedan crear unidades comerciales adicionales. Ambas situaciones son incubadoras de silos de datos naturales. Las fusiones y adquisiciones también introducen silos en una organización, algunos conocidos y otros que pueden estar ocultos.
Ejemplos de silos de datos departamentales
Estos son algunos ejemplos de silos de datos que se pueden crear en diferentes departamentos.

¿Cómo identifica los silos de datos?

Debido a su naturaleza desconectada, los silos de datos pueden ser difíciles de detectar. Idealmente, los equipos de administración de datos y TI crearán un inventario de los sistemas en sus organizaciones y lo actualizarán regularmente para agregar nuevos. Hacerlo debería ayudar a identificar y documentar los silos de datos. Pero encontrarlos todos puede ser un desafío, especialmente en organizaciones grandes con unidades de negocio que operan de forma autónoma.

Sin embargo, la evidencia de silos de datos puede salir a la luz. Los signos que los señalan incluyen:

  • diferentes departamentos que reportan datos inconsistentes;
  • Los equipos de ciencia de datos y BI no pueden encontrar o acceder a datos relevantes;
  • ejecutivos que se quejan de la falta de datos sobre algunas operaciones comerciales;
  • los usuarios finales descubren que los conjuntos de datos están incompletos o desactualizados; y
  • Los costos de TI inesperados y fuera del presupuesto se materializan repentinamente.

¿Cómo deshaces los silos de datos?

La eliminación de los silos de datos permite a una organización administrar y utilizar los datos de manera más eficaz. A menudo también ayuda a reducir los costos de gestión de datos y tecnología. Los siguientes enfoques se pueden usar por separado o en conjunto para eliminar silos y conectar activos de datos para respaldar mejor las operaciones comerciales:

  1. Integración de datos. La integración de silos de datos con otros sistemas es la forma más sencilla de descomponerlos. La forma más popular de integración de datos es extraer, transformar y cargar (ETL), que extrae datos de los sistemas de origen, los consolida y los carga en un sistema o aplicación de destino. Otras técnicas de integración de datos que se pueden utilizar contra los silos incluyen la integración en tiempo real, la virtualización de datos y la extracción, carga y transformación, una variación de ETL.
  2. Almacenes de datos y lagos de datos. El sistema de destino más común en los trabajos de integración de datos es un almacén de datos, que almacena datos de transacciones estructurados para aplicaciones de BI, análisis e informes. Cada vez más, las organizaciones también crean lagos de datos para contener conjuntos de big data, que pueden incluir grandes volúmenes de datos estructurados, no estructurados y semiestructurados utilizados en aplicaciones de ciencia de datos. Esos dos tipos de plataformas proporcionan repositorios centralizados para datos de diferentes sistemas, lo que los convierte en una forma natural de abordar los silos.
  3. Gestión y gobernanza de datos empresariales. En última instancia, es mejor no solo eliminar los silos de datos existentes, sino también evitar que se creen nuevos. Una estrategia de gestión de datos más completa ayuda a lograr ambos objetivos. Por ejemplo, el diseño de la arquitectura de datos documenta los activos de datos, mapea los flujos de datos y crea un plan para las implementaciones de la plataforma de datos. Una estrategia de datos empresariales alinea mejor el proceso de gestión de datos con las operaciones comerciales. Y un programa sólido de gobernanza de datos puede reducir directamente la cantidad de silos de datos en una organización y promover estándares y políticas de datos comunes.
  4. Cambio de cultura. Para detener realmente los silos de datos, puede ser necesario cambiar la cultura de una organización. Los esfuerzos para hacerlo pueden ser parte del proceso de desarrollo de la estrategia de datos o una iniciativa de gobernanza de datos. En algunos casos, puede ser necesario un programa de gestión de cambios para implementar los cambios culturales y garantizar que los departamentos y las unidades de negocio los adopten.

¿Cuáles son los costos comerciales de los silos de datos?

El costo financiero de los silos de datos depende de la organización: cuántos silos tiene, qué tan exitosos son los esfuerzos para eliminarlos, si continúan proliferando. En general, el aumento de los gastos de gestión de datos y TI es el costo más tangible. Pero los silos de datos también tienen varios costos ocultos, que incluyen:

  • productividad reducida;
  • gestión empresarial menos eficaz;
  • oportunidades comerciales perdidas;
  • servicio al cliente de menor calidad; y
  • una falta de confianza en los datos que limita su uso y sus beneficios comerciales.

Los términos silo de datos y silo de información a veces se utilizan como sinónimos. Sin embargo, con mayor frecuencia, los silos de información se consideran un problema cultural causado por departamentos o trabajadores individuales que no quieren compartir información. Además del cambio cultural, una forma de abordar este último problema es crear una arquitectura de información junto con una arquitectura de datos.

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