Krypton Solid

La última tecnología en raciones de 5 minutos

¿Qué es una declaración de trabajo?

Una declaración de trabajo (SOW), en la gestión de proyectos, es un documento en el que un oficial de contrataciones o un director de adquisiciones (CPO) especifica los objetivos y entregables de un proyecto o contrato de servicio en particular. Un SOW a menudo se incluye como parte de una solicitud de propuesta (RFP), un documento que se utiliza para solicitar ofertas selladas de posibles proveedores y proveedores de servicios.

Los posibles proveedores de servicios utilizan la información que proporciona un SOW para determinar si pueden o no cumplir con los objetivos y entregables de un proyecto o contrato de servicio en particular y les gustaría presentar una propuesta. Una declaración de trabajo bien definida reduce el riesgo de malentendidos o mala comunicación. También proporciona puntos de conversación que ayudarán al cliente y al contratista a llegar a un acuerdo formal y legalmente vinculante, basado en expectativas y resultados realistas, en caso de que decidan trabajar juntos. Una declaración de trabajo es legalmente vinculante, pero no es el contrato formal final firmado al final del proceso de contratación. Puede considerarse como la base formal de un contrato final.

Beneficios de usar una declaración de trabajo

Las declaraciones de trabajo son las más adecuadas para proyectos internos y externos que son demasiado complejos para una estructura de desglose del trabajo (WBS). Algunos beneficios de usar una SOW en lugar de alternativas incluyen:

  • Son legalmente vinculantes y aprobados previamente por el cliente, lo que significa que el proyecto cuenta con el apoyo total de todas las partes.
  • Proporcionan transparencia en los métodos y procesos para las partes interesadas del proyecto.
  • Reducen cualquier confusión que pueda surgir durante un proyecto.
  • Ellos unen equipos que pueden no trabajar juntos directamente, pero todos juegan un papel en un proyecto.
  • Ayudan a agilizar el proceso de planificación para proyectos grandes y complejos.
Los elementos básicos de un documento de declaración de trabajo.
Los elementos básicos de un documento de declaración de trabajo.

¿Qué se incluye en un documento de declaración de trabajo?

El formato de una declaración de trabajo en la gestión de proyectos puede variar, pero todos tienden a seguir una plantilla básica y tienen un conjunto de características razonablemente coherente. Éstos incluyen:

  • Antecedentes: esta sección de una declaración de trabajo explica el contexto del proyecto y documenta los objetivos y requisitos generales del proyecto. Establece explícitamente qué necesidades comerciales se abordan al llevar a cabo el proyecto.
  • Propósito / objetivos: esta sección establece las metas generales del proyecto y cómo resolverán los problemas comerciales o afectarán positivamente a diferentes partes de la organización.
  • Alcance del trabajo: Esta sección de un SOW documenta qué trabajo se realizará bajo un acuerdo contractual, cómo se dividirá el trabajo y quién es responsable de completar el trabajo. El alcance del proyecto también aborda los recursos necesarios para el proyecto, teniendo en cuenta el presupuesto.
  • Tareas y entregables: esta sección define las tareas específicas o entregables que el contratista debe realizar, junto con un cronograma para completar el trabajo. Cada proceso se desglosa por tareas y recursos antes de asignarse a miembros específicos del equipo.
  • Estándares y pruebas: esta sección describe los estándares de cumplimiento o de la industria que deben cumplirse al ejecutar el proyecto, así como las pruebas que deben realizarse.
  • Criterios de aceptación: esta sección especifica cómo el cliente determinará si el contratista o proveedor de servicios puede cumplir con los objetivos de las tareas y entregables del proyecto, y si su producto o servicio se considera aceptable.
  • Pago: Esta sección documenta cómo y cuándo se facturará el trabajo terminado y cuándo se programará el pago. Las horas de facturación también se pueden abordar en esta sección.

Además, un SOW puede enumerar cualquier requisito especial necesario, como hardware o software especializado, habilidades técnicas o certificaciones y requisitos de seguridad, como autorización de seguridad. Si corresponde, el documento también especificará la ubicación del proyecto y las necesidades de viaje.

Los diferentes estándares de la industria pueden requerir diferentes estilos y formatos generales de SOW. Por ejemplo, es probable que una institución pública tenga diferentes requisitos de la industria que una privada y, por lo tanto, un tipo de formato de SOW diferente puede ser preferible a otro.

Mejores prácticas para redactar una declaración de trabajo

Un documento de declaración de trabajo puede volverse complicado y llevar mucho tiempo, y debido a su peso legal, es importante evitar cometer errores o ser ambiguo. Las sugerencias para redactar una SOW eficaz incluyen:

  • Utilice oraciones breves y concisas.
  • Incluya un glosario en la sección de antecedentes. Explique cómo se utilizarán las siglas y los términos en la SOW.
  • Deletree los acrónimos la primera vez que los utilice.
  • Evite la jerga de la industria.
  • Use palabras de manera consistente. Por ejemplo, use el mismo verbo para describir la misma acción en todo el documento.
  • Utilice combinaciones de sustantivo-verbo vinculantes, como «el contratista lo hará» o «el gerente de adquisiciones lo hará».
  • Evite frases que puedan estar abiertas a interpretación, como etc.
  • Proporcione suficientes detalles para dejar claras las expectativas, pero no tantos detalles que creen posibles cuellos de botella.
  • Programe tiempos para revisiones formales y pruebas para mantener el proyecto en marcha.
  • Incluya elementos visuales, como cuadros o gráficos, que puedan ayudar a aclarar más el proyecto.

Tipos de declaración de documentos de trabajo.

Un documento de declaración de trabajo generalmente se clasifica por su caso comercial. Hay tres tipos comunes de documentos SOW.

  1. Diseño / detalle. Este modelo de SOW se centra en los detalles detrás de los requisitos y procesos del proyecto. Los requisitos detallados van desde los niveles de calidad hasta la cantidad de recursos y materiales. El cliente define específicamente cómo se debe realizar el proyecto para que el proveedor lo siga explícitamente.
  2. Nivel de esfuerzo / tiempo y materiales / tasa unitaria. Esta es la versión más común de la SOW que generalmente se usa como plantilla para la mayoría de los proyectos. Desglosa tareas específicas por materiales y servicios necesarios, así como el cronograma para completarlas.
  3. Este tipo de SOW se basa en el desempeño y enfatiza los resultados finales del proyecto sobre los detalles del proceso. Los detalles del proceso se especifican en este tipo, pero están enmarcados por los resultados finales, no por pautas estrictas de detalles.

SOW y contratación pública

En los Estados Unidos, el proceso de contratación pública fue una vez muy prescriptivo y las declaraciones de trabajo eran extremadamente detalladas. En la década de 1990, se aprobaron la Ley de Desempeño y Resultados del Gobierno y la Ley Clinger-Cohen para alentar a las agencias gubernamentales a cambiar a contratos basados ​​en el desempeño, que enfatizaban los resultados comerciales y los resultados en lugar de proporcionar detalles sobre cómo se debe realizar el trabajo.

En consecuencia, las declaraciones de trabajo en la contratación pública se han vuelto más orientadas a los logros y menos impulsadas por especificaciones detalladas. Un ejemplo específico de este patrón es una declaración de trabajo de desempeño, una variante de SOW que la Administración de Servicios Generales describe como que enfatiza los resultados de servicio deseados y los estándares de desempeño. Otra variante es el nivel de esfuerzo SOW, que cambia el énfasis de cómo se debe hacer el trabajo, a qué recursos se requieren para realizar el trabajo. Estas variantes se definen en la sección «Tipos de declaración de documentos de trabajo» anterior.

Declaración de trabajo en contratos de autónomos

En un contrato de autónomo, se puede utilizar una declaración de trabajo para documentar el trabajo que el contratista ha acordado completar durante un período de tiempo específico. Una declaración de trabajo puede servir como seguimiento por escrito de un acuerdo verbal y, en este contexto, también puede denominarse carta de asignación. Por lo general, este tipo de SOW es legalmente vinculante porque está respaldado por otro documento contractual más completo, como un contrato de redacción, un contrato de consultoría o un contrato de servicios de diseño.

Declaración de trabajo versus alcance del trabajo

Una declaración de trabajo a menudo se puede confundir con el alcance del trabajo, ya que ambos usan el mismo acrónimo de SOW. Sin embargo, el alcance del trabajo es solo una sección que debe incluirse en un documento de declaración de trabajo. Todo el documento se centra en los detalles integrales del proyecto, mientras que el alcance solo aborda cómo se cumplirán los objetivos y quiénes se verán afectados. Definir la declaración del alcance por adelantado evita que el proyecto crezca de formas inesperadas e innecesarias.

Deja un comentario

También te puede interesar...

Lanzamiento de Midnight Optus para el nuevo iPhone

Optus ha anunciado que abrirá tres tiendas insignia a la medianoche del jueves para lanzar las ventas del primer día del iPhone 3G S. Lara Bingle(Crédito: Vodafone Australia) Según la compañía de televisión, las tiendas

Definición de seguro de vida colectivo

¿Qué es un seguro de vida colectivo? El seguro de vida grupal es proporcionado por un empleador u otra entidad grande, como una asociación u organización laboral, a sus empleados o miembros. Es bastante barato,

Estado de cuenta Definición y ejemplos

¿Qué es una declaración? Un estado de cuenta es un resumen regular de la actividad de la cuenta con una fecha de inicio y una fecha de finalización. Los más conocidos son los estados de

El jefe de Nokia MeeGo dimite Krypton Solid

El jefe del sistema operativo móvil (SO) MeeGo Linux de Nokia, Ari Jaaksi, ha dimitido. En un comunicado el martes, Nokia dijo que Jaaksi había «decidido buscar oportunidades fuera de Nokia». «Le agradecemos su contribución

Definición delgada de mercado

¿Qué comercia delgado? Los valores negociables reducidos son aquellos que no pueden venderse o intercambiarse fácilmente por efectivo sin un cambio significativo en el precio. Los valores negociados reducidos se intercambian en pequeños volúmenes y,

Cómo ser inaccesible con iPhone

Cuando una persona no quiere que la molesten en su celular, ¿qué hace? Por supuesto, apaga el teléfono y el problema se resuelve. Pero si tienes un smartphone de última generación, como el iPhone, que