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¿Qué es el archivo de correo electrónico? Definición de SearchStorage

¿Qué es el archivo de correo electrónico?

El archivo de correo electrónico es un enfoque sistemático para guardar y proteger los datos contenidos en los correos electrónicos para permitir una recuperación rápida. Estas herramientas juegan un papel vital en organizaciones en las que la permanencia de los datos es una prioridad.

Las comunicaciones por correo electrónico se colocan en un repositorio seguro que reside fuera de los entornos de producción. Los mensajes entrantes y salientes se indexan, junto con los documentos adjuntos. El contenido del correo electrónico retenido se conserva en su estado original en formato de solo lectura.

Una herramienta de archivo de correo electrónico ayuda con el cumplimiento, la gestión del conocimiento, el soporte de litigios y la gestión del almacenamiento. Además de almacenar correo electrónico, la mayoría de los productos de archivo de contenido han evolucionado para abarcar la sincronización de archivos empresariales y compartir datos, mensajería instantánea y actividades de redes sociales corporativas.

Archivado de correo electrónico frente a copia de seguridad de correo electrónico

Existe una distinción notable entre el archivado y la copia de seguridad del correo electrónico. Un archivo de correo electrónico sirve como referencia histórica que existe fuera del ciclo de respaldo. Debido a que el correo electrónico archivado se retiene por períodos indefinidos, estos sistemas requieren medios de almacenamiento muy duraderos y un bajo costo total de propiedad. El alto rendimiento sigue siendo importante para el acceso de lectura aleatorio. La autenticidad de los datos es una preocupación primordial.

Una copia de seguridad de correo electrónico crea una imagen de copia de seguridad de todo el sistema de correo electrónico para facilitar la recuperación a su estado almacenado previamente. Esto crea dolores de cabeza en la gestión del almacenamiento y los costes para las empresas que gestionan internamente sus propias copias de seguridad de correo electrónico. La copia de seguridad de correo electrónico requiere medios de almacenamiento de alta capacidad para manejar un gran flujo de escrituras, al mismo tiempo que minimiza el costo total por gigabyte.

Gráfico de copia de seguridad frente a archivo

La evolución del archivo de correo electrónico

En los primeros días del correo electrónico, las empresas a menudo confiaban en los usuarios para mantener archivos de correo electrónico individuales. El departamento de TI hacía una copia de seguridad del correo electrónico de un usuario, pero la búsqueda de mensajes no estaba automatizada. Si era necesario rastrear un correo electrónico específico, a menudo tomaba semanas encontrarlo. La aparición de software con servicios especializados de archivo de correo electrónico ayuda a las organizaciones a conservar los datos de miles de buzones de correo.

La plataforma de archivo crea un índice de búsqueda que permite filtrar el correo electrónico masivo en minutos. Los clientes suelen obtener un archivo de correo electrónico como parte de un producto de software integrado para la copia de seguridad y la recuperación ante desastres, el control del correo electrónico o la gestión del ciclo de vida de la información, aunque algunos proveedores ofrecen el archivo de correo electrónico como un producto independiente.

Archivado de correo electrónico: casos de uso de cumplimiento

Una aplicación de archivo de contenido tiene dos funciones principales. Indexa el contenido del correo electrónico y lo asigna a un archivo físico u otro destino de almacenamiento. En segundo lugar, aplica un motor de políticas que rige las reglas sobre la eliminación de datos y la duración de los períodos de retención. Automatiza el almacenamiento en niveles de datos en medios de almacenamiento menos costosos.

El archivo de correo electrónico basado en políticas permite a los administradores de TI administrar más fácilmente archivos de correo electrónico grandes.

Los servicios de archivo de correo electrónico adquieren mayor importancia a medida que las empresas se esfuerzan por cumplir con las normativas. La preservación del correo electrónico relacionado con la empresa es un mandato para las empresas de industrias altamente reguladas, como los servicios financieros, el gobierno y la atención médica.

Las regulaciones federales recientes aprobadas por el Congreso de los EE. UU., Como la Ley Dodd-Frank, las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP), HIPAA y la Ley Gramm-Leach-Bliley, imponen requisitos estrictos sobre cuánto tiempo se retiene un correo electrónico y el Medidas de seguridad que lo rodean. Ciertas secciones de FRCP, por ejemplo, requieren que el correo electrónico archivado se conserve en medios de escritura única y lectura múltiple para garantizar que los datos no se puedan modificar ni eliminar.

Un archivo de correo electrónico es una necesidad en organizaciones con cientos o quizás miles de buzones de correo, lo que permite un rastro virtual en papel para encontrar mensajes de correo electrónico bajo citación para e-discovery u otros procedimientos de litigio.

Estas regulaciones no requieren necesariamente que se archive cada correo electrónico. El spam y la correspondencia de correo electrónico personal de un empleado generalmente están exentos. No obstante, cualquier documento que se considere pertinente a la actividad comercial de la empresa podría estar sujeto a solicitudes de litigio según las leyes federales o estatales.

Archivado de correo electrónico para ayudar a la gestión del almacenamiento

El archivo de la correspondencia histórica por correo electrónico tiene implicaciones en la capacidad de almacenamiento. La reducción del número de mensajes electrónicos almacenados en el servidor de correo permite a las organizaciones recuperar capacidad en el servidor de producción. Otro beneficio son los tiempos de respaldo acelerados.

Los requisitos de capacidad de almacenamiento físico para el archivo de correo electrónico son menores que los del almacenamiento centralizado. Si el mismo archivo adjunto se repite en varios mensajes de correo electrónico, el software de archivo guarda solo una instancia. Cada mensaje archivado se adjunta con un talón que apunta al correo electrónico original completamente almacenado. La información está protegida de forma segura, pero sigue siendo accesible para auditar su cadena de custodia.

La evolución de Microsoft Exchange Server apunta a esta tendencia. Microsoft introdujo el archivado local en Exchange Server 2013, esencialmente creando un archivo dentro de un buzón dedicado a almacenar datos históricos de mensajería. La mejora elimina la administración de carpetas de archivos PST discretas. La función proporciona a los usuarios una vista coherente desde el programa de correo electrónico Microsoft Outlook, la aplicación web Outlook o el paquete integrado Microsoft 365.

Archivado de correo electrónico en la nube

Los proveedores de nube pública han fomentado un enfoque basado en servicios para brindar seguridad, software y almacenamiento. El modelo de almacenamiento como servicio permite a una empresa consumir tantos recursos como sea necesario, según la demanda. De manera similar, el archivo de correo electrónico basado en la nube puede ser una opción para las empresas medianas que desean evitar el costo de los servidores de correo electrónico dedicados y la infraestructura relacionada.

El uso de la nube para la retención de correo electrónico no requiere ningún software o hardware especial. Los archivos alojados en la nube suelen tener capacidades de búsqueda sólidas y una escalabilidad masiva. Los usuarios pueden especificar políticas de archivo que se alineen con sus necesidades corporativas.

Pero hay razones para tener precaución al considerar un archivo de correo electrónico en la nube. En primer lugar, está la cuestión del costo en relación con el nivel de gestión interna que deben manejar los usuarios. Tenga en cuenta que un proveedor de servicios administrados esencialmente alquila espacio en el disco duro en un centro de datos de múltiples inquilinos. La responsabilidad de administrar el archivo en sí recae principalmente en el usuario.

Es posible que se cobren tarifas adicionales por servicios especializados, como la clasificación por descubrimiento electrónico o la consulta sobre qué regulaciones pueden aplicarse al contenido.

Al igual que con cualquier proveedor, es importante aclarar el acuerdo de nivel de servicio. Debe especificar la rapidez con la que se deben restaurar los datos desde la nube, la compensación si el proveedor no cumple con sus obligaciones y las contingencias de datos en caso de que el proveedor deje de funcionar. El cifrado, la residencia de datos y el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago también merecen atención.

Herramientas de archivo de correo electrónico

Existen numerosos productos de archivo de correo electrónico disponibles, que van desde servicios integrados en paquetes de software de respaldo hasta herramientas de administración de almacenamiento proporcionadas por los proveedores de arreglos de almacenamiento. La siguiente lista no es exhaustiva, pero destaca algunos proveedores y productos notables orientados al archivado y migración de correo electrónico.

  • Acronis Backup Cloud para Office 365
  • Archivo360
  • Archivador de mensajes Barracuda
  • Archivado de correo electrónico de Commvault
  • Archivado SourceOne de Dell EMC
  • Google Vault
  • HubStor
  • Almacenamiento de archivos de Microsoft Azure
  • Archivado de correo electrónico de Rackspace
  • Software de Veeam
  • Veritas Enterprise Vault

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