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Plantillas de gestión de proyectos: la clave para mejorar su flujo de trabajo

Plantillas de gestión de proyectos: la clave para mejorar su flujo de trabajo

El año pasado, Rachel McPherson compartió 9 formas de organizar proyectos creativos exitosos. Es un artículo muy útil que destaca las principales cosas que debe hacer si desea brindar un mayor control y organización a su flujo de trabajo de diseño web.

Consejo n. ° 2: Aproveche una herramienta de gestión de proyectos, es en el que quiero centrarme hoy. Específicamente, quiero ver algunas de las mejores herramientas para diseñadores web, cómo elegir la más adecuada para usted, así como darle una lección rápida sobre cómo usar plantillas de administración de proyectos para mejorar su flujo de trabajo.

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para usted

Al considerar una plataforma de gestión de proyectos para su negocio de diseño web, aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención:

Herramientas de diseño web y genéricas

Estas son cuatro herramientas de gestión de proyectos con las que te recomendaría que comiences:

De los cuatro, InVision es el único hecho estrictamente para el proceso de diseño web. Como tal, hay un mayor énfasis en la gestión del trabajo de diseño.

Aquí, puede ver cómo colaborar en diseños, prototipos, wireframes, etc. cargados:

Y este es un ejemplo de cómo InVision le permite crear flujos de trabajo específicos de diseño para usted mismo:

Flujo de trabajo de InVision

Existen limitaciones en lo que puede hacer con una herramienta de administración de tareas de diseño, por lo que puede encontrar una de las otras opciones como una mejor opción si su objetivo es brindar un mayor control a los proyectos, la comunicación con el cliente y la colaboración en equipo.

Gratis frente a pago

La mayoría del software de administración de tareas que encontrará viene con un plan gratuito, generalmente para una persona o con una limitación estricta en el número de proyectos, o con una prueba gratuita.

Aquí hay un ejemplo de Trabajo en equipo:

Precios del trabajo en equipo

Por lo general, puede tener una buena idea de si una plataforma será adecuada para usted o no en 15 minutos. Esto es bueno, ya que le permite probar una herramienta antes de agregar otro gasto comercial.

Vista de flujo de trabajo

Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una variedad de estilos y vistas de flujo de trabajo.

A continuación, se muestra un ejemplo de Asana de una vista de calendario:

Calendario de Asana

Este es mi estilo preferido, ya que trabajo en asignaciones puntuales y a corto plazo en lugar de trabajos más largos que requieren una mayor organización de tareas, subtareas y cronogramas. Asana también tiene vistas de lista y tableros kanban.

Aquí hay un ejemplo de Trello de un tablero kanban:

Gestión de tareas de Trello

Básicamente, creas carpetas de alto nivel dedicadas a cada cliente (también puedes dividirlas a nivel de proyecto). Dentro de cada tablero, cree columnas para cada fase de su proyecto. Las cartas que se encuentran debajo de ellas se dedican a cada una de sus tareas. Si prefiere este tipo de sistema de clasificación y visualización de tarjetas, Trello es una excelente opción.

Otra plataforma que recomiendo encarecidamente mirar es Wrike y se debe a su flexibilidad en las vistas del flujo de trabajo:

Mesas:

Mesas Wrike

Tableros:

Tableros de Wrike

Liza:

Listas de Wrike

Están presentes todas las mismas tareas; simplemente se muestran de manera diferente.

En resumen, sugeriría:

  • Asana para diseñadores que trabajan en trabajos más pequeños o más cortos.
  • Trello para diseñadores que necesitan un mayor control sobre las fases más largas del proyecto.
  • Wrike para diseñadores que tienen un equipo y una lista de clientes en crecimiento y quieren ofrecerles más flexibilidad.

Características

Asegúrese de pensar detenidamente en las características que más le importan y que le ayudarán a adquirir el grado de control que desea sobre los proyectos. A continuación, se muestran algunas características destacadas de estas plataformas de gestión de proyectos:

Asana

  • Vistas de calendario, lista y kanban
  • Área de chat interna
  • Creación de tareas y subtareas
  • Clonación de tareas y proyectos
  • Organización por color
  • Gestión de tareas de arrastrar y soltar
  • Integrar el software de seguimiento del tiempo

Trello

  • Vista Kanban
  • Chatea directamente dentro de las tarjetas
  • Utilice tarjetas para crear tareas o agregar listas de verificación a tarjetas individuales
  • Organización de arrastrar y soltar
  • Clonación de tarjetas y listas

Wrike

  • Vistas de tabla, lista y tablero kanban
  • Bandeja de entrada interna para comunicaciones directas con equipo y clientes
  • Lista de tareas personales o acceso a proyectos completos
  • Establecer cronogramas completos para cada tarea
  • Personalizar el estado de las tareas
  • Exportar listas y utilizarlas como plantillas reimportables

Antes de actualizar a cualquier herramienta premium, tómese un tiempo para familiarizarse con el producto básico (gratuito). Una vez que haya encontrado uno que le quede bien, puede actualizarlo cuando sea el momento adecuado.

Templatización para flujos de trabajo mejorados

Hay tantas cosas maravillosas que surgen del uso de herramientas de gestión de proyectos para un flujo de trabajo de diseño web:

  • Centralización de comunicaciones, archivos, actualizaciones de estado, etc.
  • Mayor control sobre los proyectos y todas las tareas asociadas.
  • Mejor cumplimiento de los horarios
  • Mejor comunicación con clientes y equipos.
  • Colaboración más eficiente
  • Mayor responsabilidad de todas las partes involucradas
  • Resultados más consistentes y de mayor calidad
  • Automatización del flujo de trabajo

Creo que cada uno de los puntos anteriores, excepto quizás el último, son obvios cuando se observa cómo funcionan estas herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, si alguna vez ha soñado con trabajar menos y ganar más dinero, debería aprovechar la automatización.

Específicamente, estoy hablando de plantillas de gestión de proyectos.

Para demostrar este punto, usaré Trello para crear tableros de proyectos, flujos de trabajo y listas de verificación preconfigurados. Siga las instrucciones para ver lo fácil que es hacer esto con las herramientas de gestión de proyectos:

1. Crea un tablero nuevo

En la esquina superior derecha, seleccione «Crear tablero».

1-Crear tablero

Nómbrelo, agregue su equipo y cree.

2. Crear fases del proyecto

Esto es con lo que empezarás:

2. Trello Blank Slate

Para crear sus fases (conocidas como «Listas» en Trello), comience a escribir.

3-Fases de Trello

Haga los cubos tan grandes o pequeños como desee. La estructura organizativa y el flujo de trabajo dependen de usted.

3. Agregue tareas a las fases

En la siguiente parte, puede decidir qué tan amplia o específica desea que sea cada tarea (o tarjeta). Para mi propia organización, asigno una tarea a una tarjeta:

Tareas de 4-Trello

Sin embargo, es posible que prefiera crear una tarea amplia y luego dividir los pasos dentro de la tarjeta utilizando la función de lista de verificación:

Lista de verificación de 5-Trello

Nuevamente, depende de usted decidir cómo desea administrar sus proyectos aquí.

4. Copie la plantilla

Con la carpeta del proyecto, las fases y las tareas desglosadas, esta plantilla ahora está lista para que la use.

Para copiar un proyecto (tablero), haga clic en «… Mostrar menú» en la parte superior derecha. Expanda la opción «… Más». Luego, seleccione «Copiar tablero».

Tablero de 6 copias

Para copiar solo una de las fases de su proyecto (listas), haga clic en «…» en la esquina superior derecha de la lista. Seleccione «Copiar lista».

Lista de 7 copias

Y para copiar una tarea individual (tarjeta), haga clic en el botón «Copiar» en Acciones.

Tarjeta de 8 copias

Si puedes creerlo, es tan fácil como eso. Simplemente divida su flujo de trabajo de la mejor manera que pueda administrarlo. Entonces, ¡cópialo!

Terminando

Si ha estado utilizando herramientas de gestión de proyectos ineficientes o ha dependido de demasiadas hojas de cálculo para mantener todo en orden hasta ahora, es hora de un cambio. Hay mucho que puede hacer con la herramienta de gestión de proyectos adecuada, ¡sin mencionar los beneficios de ahorro de tiempo y aumento de ganancias que se obtienen al crear plantillas en su proceso con ellos!

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