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Optimice los procesos de adquisición de SAP con herramientas de gestión de materiales

Es importante comprender los distintos elementos de aprovisionamiento disponibles en el módulo Gestión de materiales (MM) de SAP. Esta comprensión ayuda a garantizar que las organizaciones hagan uso del elemento de adquisición de SAP adecuado en el momento adecuado. También contribuirá en gran medida a ayudar a las organizaciones a planificar las estrategias de adquisiciones, así como el futuro del negocio en sí.

Es posible que las empresas tengan muchos tipos de relaciones de compras. Pueden incluir acuerdos de valor o cantidad a largo plazo con proveedores, acuerdos de subcontratación con fabricantes, transferencias de existencias entre plantas dentro de la propia empresa y relaciones con proveedores de servicios. La capacidad de elegir el elemento de aprovisionamiento adecuado dentro de la Gestión de materiales de SAP, así como la flexibilidad para cambiar de un elemento de aprovisionamiento a otro cuando sea necesario, promete generar una optimización en los procesos comerciales.

Contrato de cantidad

Una empresa crea un contrato de cantidad con un proveedor en SAP cuando desea que se entreguen cantidades específicas de materiales específicos durante un período de validez definido. Como segundo paso, crea una orden de liberación de contrato (CRO) que hace referencia al contrato de cantidad cada vez que coloca una orden de compra en firme con el proveedor que suministra los bienes. Con cada nuevo CRO, el sistema entra automáticamente en el contrato de cantidad y reduce la cantidad de material a suministrar. Cada vez que la empresa crea un CRO con referencia a un contrato de cantidad, el sistema verifica si todavía se encuentra dentro del período de validez definido antes de permitir que el usuario continúe. Aunque no es obligatorio, el usuario también puede ingresar el valor total del contrato de cantidad, y actúa como un control adicional y asegura que el valor total de la cantidad no exceda lo acordado previamente por las dos partes.

Contrato de valor

De manera similar al contrato de cantidad, una empresa también puede crear un contrato de valor con el proveedor en SAP. Se elabora un contrato de valor cuando la empresa compradora desea celebrar un acuerdo de valor con el proveedor para suministrar mercancías durante un período de validez definido. Como segundo paso, luego crea un CRO que hace referencia al contrato de valor cada vez que la empresa coloca una orden de compra firme con el proveedor que suministra los bienes. Cada nuevo CRO reduce el valor apropiado del contrato de valor. El sistema también verifica para asegurarse de que la orden se esté ejecutando durante el período de validez definido antes de permitir que el usuario continúe.

Acuerdo de programación

Una empresa suscribe un contrato de programación con un proveedor cuando desea que los materiales se entreguen en fechas específicas o en algún otro período de tiempo definido. Un acuerdo de programación asegura que ambas partes tengan absolutamente claro el programa y las cantidades específicas de materiales que se entregarán.

Orden de transporte de stock

La creación de una orden de transporte de stock (STO) en SAP permite a una empresa colocar un elemento de aprovisionamiento entre plantas en SAP. La planta receptora crea la STO. La planta proveedora emite las mercancías con referencia a la STO. La mercancía se refleja en los informes de Stock en tránsito hasta que llega a la planta receptora.

Orden de subcontratación

Una empresa crea un pedido de subcontratación cuando quiere que un proveedor procese parte de su material interno como parte de un esfuerzo por agregar valor. Crea la orden de subcontratación contra el proveedor para el material de montaje. Luego emite los componentes requeridos por el proveedor para convertir los componentes en un ensamblaje.

Durante este tiempo, el sistema muestra el stock de los componentes en las instalaciones del proveedor. El proveedor entrega el montaje de acuerdo con la orden de subcontratación y factura a la empresa los servicios prestados. Es útil tener una lista de materiales (BoM) para el ensamblaje ya en el sistema porque el BoM permite que el sistema determine automáticamente los componentes necesarios para procesar el ensamblaje. Si la lista de materiales no está disponible, el usuario puede ingresar los detalles de los componentes manualmente.

Orden marco

Las relaciones de adquisición que implican la prestación de servicios de un proveedor se pueden gestionar mediante la creación de una orden marco en SAP. El seguimiento completo de los servicios se mantiene mediante la creación de una hoja de entrada de servicios en SAP, que debe aprobarse antes de realizar el pago al proveedor.

Más elementos de adquisición

Una gran cantidad de otros elementos de aprovisionamiento también están disponibles en el módulo SAP MM. Por ejemplo, los usuarios pueden crear una orden de compra que sea específica solo para un activo; una orden de compra con referencia al centro de coste; una orden de compra para adquisiciones basadas en proyectos; o una orden de compra con referencias a una orden de producción o una orden de venta. Todos están controlados por la categoría de artículo relevante disponible en SAP MM.

Elementos de planificación y aprovisionamiento de los requisitos de materiales

Varios procesos comerciales se pueden automatizar u optimizar completamente cuando una empresa integra los elementos de aprovisionamiento antes mencionados en funciones de planificación de materiales, como la planificación de requisitos de materiales (MRP). Con la configuración correcta realizada y los requisitos previos atendidos, el MRP puede crear automáticamente un CRO para un contrato de cantidad o valor y realizar estos otros informes automáticamente: programación de entrega contra un acuerdo de programación; crear propuestas para pedidos de transporte de existencias para una transferencia de material entre plantas; y más.

Las empresas interesadas deben contratar a un consultor de SAP MM para lograr mejoras en los procesos comerciales relacionados con los módulos centrales de SAP SCM.

Sobre el Autor:
Jawad Akhtar es vicepresidente asistente y director de proyectos de SAP para AbacusConsulting, donde se centra en cuestiones de SCM. AbacusConsulting tiene su sede en Pakistán.

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