La gestión de proyectos se considera comúnmente como una práctica adecuada principalmente para empresas más grandes. Pero en estos días, los propietarios y empleados de pequeñas y medianas empresas también deben pensar en la disciplina.
“Ahora todos somos gerentes de proyectos”, dijo Dave Scarola, vicepresidente de The Alternative Board, que ofrece capacitación para propietarios de pequeñas empresas.
Las pymes deben poder adaptar las mejores prácticas y plantillas de gestión de proyectos a su negocio, pero a menudo no es así, dijo Scarola en el seminario web «Gestión de proyectos para pequeñas empresas». Esto se debe a que a menudo encuentran intimidantes las prácticas de gestión de proyectos.
Esta percepción comienza con lo que los empleados de las PYMES piensan que es la definición de un proyecto.
“Los proyectos se perciben como complejos, pero incluso los esfuerzos relativamente simples pueden ser proyectos”, dijo Scarola.
Entonces, ¿qué es exactamente un proyecto?
Según el Project Management Institute, es un esfuerzo temporal que tiene un comienzo y un final definitivos y un resultado específico. Este resultado no tiene que ser necesariamente concreto, como un producto de software; puede ser un nuevo proceso, información o una idea. (Algunos ejemplos incluyen la creación de un manual de procesos para el departamento de ventas y el desarrollo de un programa de retención de clientes).
Lo que nos lleva a la definición de gestión de proyectos: la organización y supervisión de un proyecto con el objetivo final de cumplir con éxito el proyecto en términos de alcance, cronograma, calidad y presupuesto.
“La gestión de proyectos tiene que ver con la ejecución, no con la planificación y la estrategia (que son solo elementos). La gestión de proyectos se trata de hacer las cosas ”, dijo Scarola.
Las dos metodologías de proceso comunes para la gestión de proyectos son Waterfall y Agile; Scarola cree que este último es el camino a seguir para la mayoría de los proyectos de pymes. «Pero ten cuidado con eso, [because it] puede convertirse en una batalla libre ”, advirtió. «Necesita una buena experiencia sobre cómo entregar correctamente [Agile]. «
Scarola ofreció las siguientes mejores prácticas de gestión de proyectos:
- Tener un alcance bien definido que no esté sujeto a interpretación. El alcance del proyecto no solo incluye conceptos básicos como quién es el gerente del proyecto, una descripción de alto nivel del proyecto y la fecha de vencimiento, sino también la justificación del proyecto, quién es el cliente, los objetivos del proyecto y un esquema de su propósito para crear. alineación con las partes interesadas. También incluye entregables, y no solo los aspectos técnicos: “¿El proyecto necesita un proceso para ser creado con él? ¿Se necesita formación? » dijo Scarola.
- Tener criterios de éxito objetivos. “No debería haber duda de si el proyecto fue exitoso o no; debe cumplir con todos los criterios en la definición de criterios de éxito ”, dijo Scarola. La emoción se puede tener en cuenta a la hora de seguir adelante con el proyecto; la pasión puede ser de gran ayuda para lograr un proyecto. Pero advirtió contra mirar el esfuerzo con lentes de color rosa. «Demasiados proyectos pueden convertirse en la mascota de alguien», dijo.
- Elija el equipo adecuado y asígnele las funciones y responsabilidades adecuadas. Scarola enfatizó que es importante no confundir roles con personas. “No es raro que una sola persona desempeñe el papel de analista, capacitador o QA”, dijo. Recomendó utilizar el modelo PAVE: pasión (¿la persona que le asignó le apasiona el puesto?); aptitud (¿pueden hacerlo con éxito?); visión (¿su visión coincide con la de la organización?); y empatía (¿pueden manejar las responsabilidades del rol mientras mantienen una personalidad empática?).
- Cree un plan de proyecto que describa el «cómo». Un plan de proyecto no es solo un cronograma, aunque eso es parte de él. También incluye otras cosas como suposiciones, riesgos, problemas conocidos, presupuestos y planes de implementación. Un plan de proyecto también debe ser un documento de «respiración», dijo Scarola. “Un plan de proyecto se basa en la mejor información que tenemos ahora; es posible que tengamos que hacer ajustes en el camino ”, dijo. Sin embargo, un plan flexible no sustituye a una planificación minuciosa desde el principio. Scarola también sugirió establecer una reunión semanal con el equipo del proyecto. “Fomente la disensión. Quieres que la gente se desafíe entre sí; obtienes los mejores resultados de esa manera ”, dijo.
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