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Las nuevas reglas de gestión de datos electrónicos para evitar la disrupción digital

El panorama empresarial cada vez más digitalizado plantea numerosas preguntas sobre la gobernanza de la información que deben responderse tanto para seguir cumpliendo las normativas como para mantener el éxito empresarial: ¿Qué es un récord? ¿Qué es un documento? ¿Cuál es el objeto de las acciones tomadas para gobernar, regular o asegurar el cumplimiento de una regla designada? ¿Cómo se conservarán las historias de esas acciones?

Estas preguntas son suficientes para impulsar a muchos administradores de registros a solicitar la jubilación anticipada. Pero las respuestas a esas preguntas se están creando e implementando en decenas de nuevas empresas y consorcios disruptivos comprometidos con transformar la forma en que preservamos la información que describe los historiales de gestión de datos electrónicos.

Aquí está la clave para comprender las transformaciones que se están produciendo: la sociedad valora la preservación de la historia. Las iteraciones actuales y futuras de la nueva tecnología nos permiten hacer más para preservar nuestras historias y permitir que se distribuyan y accedan a audiencias mucho más grandes de lo que era posible tan recientemente como a fines del siglo XX.

El valor de los datos preservados estará directamente relacionado con qué tan bien esté diseñada la gobernanza antes de se crea la información en sí. Si solo manejamos información después la información ha sido creada, los costos asociados finalmente abrumarán el valor funcional y económico de los datos.

En este webcast, aprenda cómo el crecimiento orgánico de los datos ha creado colecciones híbridas de recursos informáticos y estrategias de TI para ayudar a adaptarse a las tendencias.

Esta es la lección esencial de los últimos 15 años de descubrimiento electrónico: a medida que las empresas y los gobiernos adoptaron las eficiencias de las prácticas comerciales electrónicas, pasaron por alto la necesidad crítica de diseñar la gobernanza en los sistemas de información e implementar políticas de gestión de datos electrónicos en curso. El e-discovery, por ejemplo, se ha convertido en una industria de servicios global de miles de millones de dólares. Estos costos fueron evitables si los administradores de registros diseñaron e implementaron con éxito reglas de gobierno de descubrimiento electrónico en los flujos de procesos originales y los casos de uso. Hacerlo habría facilitado la ubicación de datos detectables en sistemas, dispositivos y aplicaciones relacionados.

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La continua evolución de la tecnología EDI

A medida que IoT, blockchaining y otras innovaciones cobran impulso, continúan una importante evolución que comenzó con las primeras generaciones de intercambio electrónico de datos (EDI): la «desmaterialización» o «deconstrucción» de un registro. Comprender que la evolución es vital para navegar por los efectos que estas innovaciones tienen en las prácticas actuales y futuras de GRC.

El valor de los datos preservados estará directamente relacionado con qué tan bien se diseña la gobernanza antes de que se cree la información en sí.

Cuando comenzó la tecnología EDI, fue principalmente para facilitar la fabricación justo a tiempo. Las empresas se dieron cuenta rápidamente de que muchos documentos comerciales que se estaban convirtiendo a digitales incluían campos de datos redundantes. Por ejemplo, no era necesario duplicar la dirección de envío del comprador en cada orden de compra generada por las computadoras para cada una de las numerosas entregas diarias de una empresa. Los mensajes evolucionaron para incluir solo los campos de datos únicos y más esenciales necesarios. El resto de los datos requeridos se volvería a ensamblar electrónicamente en el equivalente de un registro en papel.

Esto creó complicaciones cuando hubo una disputa o una necesidad administrativa para evaluar el historial de una transacción relacionada. Los administradores de registros, administradores de bases de datos, abogados y auditores lucharon por cerrar la brecha entre sus expectativas de encontrar un solo registro y las duras realidades de las bases de datos relacionales distribuidas, los diccionarios de datos y las reglas basadas en software.

Toda la información requerida aún se conservó, pero no en los formatos típicos. Se requirieron nuevas reglas, incluidos cambios de proceso iniciales que abordaran el valor funcional y legal de los registros electrónicos, para liberar todo el potencial de la tecnología EDI relacionada.

Esta deconstrucción de una estructura de registro tradicional, por supuesto, fue inherente al éxito de los avances tecnológicos. La movilidad y la IoT están simplemente extendiendo la evolución hacia la creación de composiciones de datos cada vez más pequeñas, pero con un nuevo giro. Con la tecnología actual, cualquier información almacenada debe ser capaz de dos resultados contrapuestos: a) deconstruir datos en unidades cada vez más pequeñas para que el usuario final pueda navegar visiblemente en dispositivos móviles yb) reunir datos recopilados de volúmenes extraordinarios de dispositivos para habilitar la analítica.

En otras palabras, las tecnologías actuales anticipan estos cambios y garantizan que los objetos de datos puedan ensamblarse, recopilarse en lagos de datos, armonizarse y analizarse en múltiples bases de datos relacionales. Ya no se consideran registros individuales separados, sino como un conjunto singular más grande que se puede analizar.

Los mecanismos tradicionales de gestión de la información después de la creación de los datos vuelven a resultar inadecuados. Los motores analíticos requieren datos comparables. Se crean reglas que definen qué datos se pueden absorber, y los datos que no cumplen se embargan hasta que pasan por el lento proceso de evaluación de la integridad o, en última instancia, se descartan. En otras palabras, el valor de los datos como registro histórico desaparece.

El cambio de diseño de la gestión de datos electrónicos

A medida que la tecnología continúe buscando una mayor eficiencia en los procesos, continuará esta deconstrucción de los activos de información. La cadena de bloques se está moviendo rápidamente, y los principales bancos y empresas se esfuerzan al máximo para madurar esta tecnología. Se está produciendo la misma deconstrucción, con los datos de un registro específico divididos en «bloques». Luego, esta tecnología da un paso más allá, permitiendo que esos bloques se cifren y distribuyan a través de una gran red de máquinas conectadas para crear un ecosistema dinámico de repositorios. La integridad está asegurada matemática y computacionalmente, con la perspectiva de que los libros de contabilidad de transacciones completos y los contratos inteligentes se puedan preservar dentro de los sistemas blockchain.

Para que la gobernanza de la información moderna tenga éxito, debe conectarse a estas tecnologías desde el principio. Cada bloque se convierte en un objeto para el que se deben crear y asignar las reglas de gobernanza de la información al inicio. De esa manera, independientemente de la ubicación en la que se almacenen, los datos se pueden volver a ensamblar y conservar su valor como un registro autorizado.

Las empresas y los gobiernos perdieron la oportunidad con EDI. Han tardado en cambiar la dirección de sus naves en respuesta a BYOD y solo están comenzando a moverse con mayor impulso en torno a las innovaciones de IoT. Ahora es el momento de hacer aún más e integrar completamente la gobernanza de la información en el diseño de blockchaining, IoT y tecnologías futuras.

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