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Las cinco mejores formas de administrar el soporte de SuccessFactors después del lanzamiento

Los nuevos clientes que viven con uno o más módulos en la suite de gestión de capital humano de SAP SuccessFactors a menudo …

enfrentan desafíos para respaldar un sistema que es nuevo para ellos. Dado que las habilidades de SuccessFactors son escasas en el mercado, en particular para las empresas que buscan contratar a un administrador del sistema a tiempo completo, puede ser difícil reunir una organización experta de soporte de SuccessFactors para el sistema.

Sin embargo, el mayor desafío al que se enfrentan los usuarios en este momento es cómo administrar los lanzamientos trimestrales. Con cada lanzamiento viene una serie de nuevas características y funcionalidades que potencialmente pueden mejorar su configuración actual. Sin embargo, puede ser difícil comprender qué hay de nuevo en cada versión, cómo puede afectar su sistema y qué esfuerzo se requiere para implementar una función.

Del mismo modo, si decide activar una o más funciones, el tiempo para recopilar requisitos, configurar, realizar iteraciones de revisiones y pruebas y pasar a la producción puede tomar todo el período de tres meses entre las versiones de SuccessFactors.

Entonces, ¿cuáles son las mejores formas de administrar el soporte de SuccessFactors después de que el sistema entre en funcionamiento? Aquí hay cinco pasos que puede seguir.

  1. Designar al menos un administrador del sistema y un administrador del sistema de información de recursos humanos / usuario avanzado. Tener personas dedicadas a ser los «propietarios» del sistema ayudará a impulsar la evolución continua del sistema en función de los requisitos comerciales cambiantes y lo que se aprenda al utilizar el nuevo sistema. Estos propietarios también ayudarán a revisar y asesorar a la empresa sobre los lanzamientos trimestrales.

    Se requiere al menos un administrador del sistema, incluso si es a tiempo parcial, para administrar actividades tales como restablecer contraseñas, iniciar o respaldar ciclos anuales de recursos humanos (por ejemplo, administración del desempeño o administración de compensación), realizar mantenimiento periódico básico y de datos maestros (por ejemplo, modificar un departamento, actualizar el maestro bancario, actualizar los calendarios de nómina), monitorear los flujos de trabajo, etc.

  2. Asegúrese de tener una estructura de gobierno para cambios en el sistema. Si bien el sistema SuccessFactors está diseñado para facilitar a los usuarios comerciales la realización de cambios en la configuración del sistema o la creación de integraciones en el Centro de integración, aún debe existir una estructura de gobierno sólida para el soporte de SuccessFactors. Esta estructura de gobierno debe definir todo el proceso de control de cambios, incluido lo siguiente:

    • Cómo se identifican los cambios dentro de la empresa;
    • Quién envía cambios y a quién;
    • Cómo se revisan y aprueban los cambios para determinar su impacto en los procesos existentes y para el análisis de riesgos; a través de una junta de revisión de cambios, etc.
    • Cuál es el proceso de seguimiento para recopilar todos los requisitos y cómo deben capturarse estos requisitos;
    • Qué usuarios realizarán la configuración y las pruebas unitarias;
    • Qué usuarios realizarán las pruebas de aceptación del usuario;
    • Qué usuarios realizarán la prueba de integración y la prueba de regresión (cuando corresponda);
    • Cuáles son los criterios de aprobación en cada caso;
    • Cómo y cuándo se trasladan los cambios a la producción;
    • Quién actualizará los materiales de capacitación; y
    • Quién creará las comunicaciones y cómo se comunicarán los cambios a los empleados.

    Con tal estructura de gobierno en su lugar, los cambios se aprueban y se realizan solo después de la evaluación adecuada de su impacto y riesgos, y los cambios solo los realizan usuarios debidamente capacitados.

    Se puede utilizar una estructura de gobernanza similar para gestionar las publicaciones trimestrales.

  3. Asigne a alguien para que gestione los lanzamientos trimestrales. La gestión de las versiones trimestrales es uno de los principales desafíos de soporte de SuccessFactors a los que se enfrentan los usuarios una vez que el sistema está activo. Dado que las versiones se publican cada tres meses, los usuarios deben estar al tanto de las versiones, especialmente cuando han implementado varios módulos.

    Tener una persona dedicada que pueda actuar como enlace entre SuccessFactors divulgando información y el negocio significa que la información relevante puede ser identificada y transmitida a los empleados apropiados en un formato adecuado para el consumo. Acostumbrarse a la forma en que SAP difunde la información hace que la recopilación, clasificación y distribución de la información de publicación relevante sea un proceso sencillo.

    Pero revisar la información no es el único aspecto de las publicaciones trimestrales. También existe la evaluación y configuración de funciones que necesitan una revisión más profunda, o que desea implementar en su sistema. Muy a menudo, no puede evaluar una nueva función sin al menos configurarla en su instancia de vista previa. Dicha evaluación generalmente definirá cómo funcionará la característica en su sistema, cuál es el impacto de la característica y cuánto tiempo llevará implementarla. Luego puede crear un plan para administrar el proceso.

  4. Haga un buen uso de su Ejecutivo de Compromiso con el Cliente (CEE). SAP asigna un CEE a todos los clientes para brindarles asistencia después de la puesta en funcionamiento. Por lo general, el socio de SAP informa a los CEE sobre la implementación para comprender cómo está configurado el sistema y qué funciones está utilizando el cliente. Parte del papel de la CEE es asesorar a los clientes sobre las nuevas características y funcionalidades que se lanzan cada trimestre y orientarlos sobre los próximos cambios en los productos o servicios de SAP.

  5. Considere comprar una oferta de soporte dedicada a SuccessFactors de un socio de SuccessFactors. Muchos socios de SuccessFactors, incluida mi empresa, iXerv, ofrecen ofertas de soporte dedicadas que brindan diferentes niveles de soporte del sistema, según las necesidades del cliente, y administración de versiones trimestrales.

Dar soporte a un nuevo sistema no es fácil, pero con el gobierno adecuado y un equipo dedicado, el soporte de SuccessFactors puede convertirse en una actividad más manejable para su organización.

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