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La IA para las operaciones comerciales comienza a ofrecer valor

Las tecnologías de inteligencia artificial están demostrando su capacidad para transformar industrias tan diversas como la hotelería, los seguros, las finanzas, el comercio minorista y muchas otras. Para muchas empresas, estos cambios se manifiestan como mejoras en las operaciones internas, especialmente en el llamado back office.

Las empresas tienen una amplia gama de procesos comerciales que se pueden mejorar y hacer más eficientes con el uso de IA para las operaciones comerciales.

La IA simplifica y acelera los procesos desde la compra hasta el pago y desde el pedido hasta el cobro.

A pesar de la evolución del comercio electrónico, la adquisición corporativa de suministros y la facturación a los clientes todavía se realizan principalmente en papel. Las empresas solicitan facturas en papel o PDF para pagar gastos y emitir facturas de clientes en formas similares a pesar de más de dos décadas de la tan prometida oficina sin papel.

Los documentos de respaldo, como recibos, contratos, declaraciones de trabajo y otra documentación, también están en papel. A pesar del uso de sistemas CRM y ERP, estos procesos basados ​​en papel suponen una pérdida de tiempo, son propensos a errores e introducen una importante ineficiencia de tiempo y mano de obra.

Debido a que parece que la oficina verdaderamente sin papel no llegará pronto, las empresas buscan sistemas basados ​​en inteligencia artificial para acelerar los procesos de pago y adquisiciones. AI está simplificando y acelerando el procesamiento de facturas.

Los sistemas de inteligencia artificial utilizan el procesamiento del lenguaje natural para reconocer partes importantes de los documentos enviados, como la factura o el número de orden de compra; el monto de la factura; quién paga la factura; y la fecha de la factura para ver si está a tiempo o vencida. El sistema de facturas de AI puede codificar la factura y enviarla a las partes correspondientes.

A medida que las tecnologías de aprendizaje automático e inteligencia artificial se integran en los procesos de adquisición y compra, las empresas pueden ver eficiencias de tiempo y ahorros de costos. A medida que estos sistemas se vuelven más inteligentes, pueden comenzar a aprender cómo se ven las compras normales, marcar las compras que parecen fuera de lo común y enviar directamente las compras a las partes correctas para su aprobación o agitar ese paso de aprobación por completo si la compra coincide con el comportamiento normal como se aprendió. por el sistema de inteligencia artificial de los procesos de aprobación y transacciones anteriores.

Reducir la mano de obra asociada con el cumplimiento, la auditoría y los cobros.

Las empresas aún tienen dificultades para pagar las facturas a tiempo y manejar de manera eficiente procesos grandes, complicados, de múltiples pasos, de múltiples pagos y de múltiples facturas. Las tecnologías cognitivas están facilitando que estas empresas reciban el pago de lo que se les debe mediante el seguimiento de dónde se encuentran los proyectos en el ciclo de pago y el seguimiento de los pagos puntuales y morosos.

La inteligencia artificial para las operaciones comerciales está ayudando a las empresas a identificar a los clientes que mejor pagan y recompensarlos con precios o condiciones más favorables. Por otro lado, los sistemas de inteligencia artificial también pueden realizar un seguimiento de los problemas con los clientes problemáticos e identificar el momento óptimo para comunicarse con esos clientes, lo que resulta en una conversación más constructiva con esa parte y aumenta las posibilidades de pago oportuno.

Además, AI está ayudando a reducir los problemas relacionados con los pagos mediante la auditoría de los recibos y los informes de gastos de los empleados. Al utilizar sistemas habilitados para inteligencia artificial que utilizan la visión por computadora y las capacidades de procesamiento del lenguaje natural, las organizaciones ahora tienen la capacidad de auditar todos los informes de gastos. El sistema puede verificar las fechas de viaje y los montos de gastos y asegurarse de que los recibos sean de proveedores aprobados. Tener la capacidad de revisar cada gasto puede sumar ahorros significativos para la organización al detectar violaciones de gastos intencionales o no intencionales de las reglas de la empresa.

De hecho, la IA ya está ayudando a las empresas a lidiar con la multitud de desafíos regulatorios y de cumplimiento. Los sistemas de inteligencia artificial pueden proporcionar documentación automática de ciertas actividades y registrar transacciones en papel y basadas en voz cuando sea necesario. Los sistemas de inteligencia artificial pueden escuchar conversaciones telefónicas para garantizar el cumplimiento en las industrias farmacéutica y financiera y pueden registrar transacciones en papel, almacenándolas para el cumplimiento en industrias fuertemente reguladas, como la atención médica o la banca.

Automatización de tareas mundanas e intensivas en humanos

Para otras industrias, las operaciones de back-office requieren que muchos trabajadores manejen actividades importantes pero mundanas. En los sectores de la construcción, la fabricación, el comercio minorista y el sector inmobiliario, las empresas utilizan la inteligencia artificial para gestionar la programación de la entrega de bienes y los empleados, especialmente para las empresas que tienen trabajadores por horas y por turnos.

Los sistemas de inteligencia artificial ya se están utilizando para administrar los horarios del personal. Al enseñarle al sistema cómo se ve una semana laboral típica, sabrá programar a ciertas personas para días o turnos particulares, no programar a las personas para horas extra no aprobadas y tomar en cuenta las vacaciones programadas y los días de enfermedad.

Se están utilizando otros sistemas de inteligencia artificial para optimizar los programas de entrega de mercancías, operaciones de almacén y soporte y administración de TI. Donde sea que se requiera que un humano apruebe un documento, maneje un flujo de trabajo o administre un proceso, los sistemas de IA pueden agregar eficiencia.

Todos estos casos de uso de la IA ayudan a resolver los puntos débiles de las empresas. Las operaciones de back-office presentan un enigma para las empresas: no ofrecen ninguna ventaja competitiva real, pero si no se completan correctamente, pueden imponer un riesgo, un costo y una responsabilidad significativos para las organizaciones. Como tal, la inteligencia artificial para las operaciones comerciales ofrece valor a estas empresas al abordar la ineficiencia administrativa que anteriormente requería grandes cantidades de actividad humana de alta importancia pero de bajo valor.

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