La gestión de proyectos es algo que los seres humanos han hecho desde que hubo una razón para delegar una tarea en otra persona. Sin embargo, incluso en esta de las actividades más humanas, estamos viendo que la IA se afianza. Las empresas están utilizando IA para la gestión de proyectos no solo para mejorar la forma en que crean, gestionan y operan proyectos, sino también para tratar sus proyectos como estratégicos.
Hacer que la gestión de proyectos sea más eficiente
Las organizaciones han adoptado ampliamente una variedad de herramientas de mensajería y comunicación en equipo para facilitar, coordinar y centralizar la comunicación grupal. Herramientas como Slack y Flock ya están bien integradas con suites de gestión de proyectos populares, incluidas Jira, Asana y Trello. Muchas de estas ofertas ahora tienen chatbots que pueden facilitar gran parte de las tareas de comunicación del proyecto que antes requerían supervisión humana. Por ejemplo, estos chatbots de IA pueden manejar tareas simples y repetitivas, como programar reuniones o enviar recordatorios de actividad para los miembros del equipo.
Hace unos pocos años, Cisco Spark se asoció con Redbooth para transformar la forma en que los equipos interactúan y ejecutan sus proyectos, lo que permite una mejor planificación y colaboración en tiempo real, a través de la integración de bots. Estos bots también pueden controlar las actividades de los trabajadores individuales y notificar a la gerencia cuando estas actividades comienzan a desviarse del plan esperado. Los sistemas de inteligencia artificial también pueden emitir alertas automáticamente cuando detectan posibles problemas de presupuesto o programación.
Además, la IA para la gestión de proyectos está ayudando a reducir los costos generales del proyecto. Según un estudio de Accenture, los gerentes dedicaron el 54% de su tiempo a tareas administrativas relacionadas con la gestión de proyectos. Sin embargo, las organizaciones ahora esperan que la IA reduzca ese tiempo a la mitad, liberando a los empleados para que trabajen en actividades de mayor valor. Los bots inteligentes ayudan a automatizar las tareas de gestión de proyectos, como la documentación del proyecto y las actividades de control de calidad. También pueden interactuar con los trabajadores para proporcionar acceso instantáneo al estado de varios proyectos, dependencias e información crítica relacionada con el proyecto. Los chatbots de IA ahorran una gran cantidad de tiempo al responder consultas y solicitar actualizaciones.
Estos asistentes inteligentes también ayudan a reducir la carga de trabajo asociada con el seguimiento de diversas actividades de gestión de proyectos. El uso de estos sistemas automatizados reduce el error humano y mantiene los aspectos de sesgo bajo control al mantener registros de gestión de proyectos de manera sistemática y confiable.
Mejor análisis de proyectos
Uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos es tener suficientes datos para saber qué tan bien se están desempeñando los proyectos en comparación con los entregables, objetivos y metas deseados. Mediante el uso de análisis predictivos y otros aspectos del aprendizaje automático, los sistemas de inteligencia artificial pueden utilizar los datos que las organizaciones recopilan sobre sus proyectos para determinar la tasa de finalización de los equipos y predecir la probabilidad de que entreguen los productos a tiempo.
La visualización de datos mejorada por IA ayuda a identificar los cuellos de botella y las áreas donde se pueden aplicar mejoras de procesos u otros cambios para mejorar el rendimiento general. En particular, los sistemas de IA son buenos para la coincidencia de patrones. Con el aprendizaje automático, los sistemas de inteligencia artificial pueden optimizar la toma de decisiones eliminando el ruido y el desorden de datos. Pueden identificar tendencias que aumentan lentamente en los datos que pueden ser críticos para el negocio, pero que son difíciles de observar para los humanos en el ruido de todos los datos de gestión de proyectos.
La IA para la gestión de proyectos también está ayudando a que los datos del proyecto sean más útiles. El aumento de los datos de gestión de proyectos con otros perfiles y puntos de datos críticos ayuda a mejorar la idoneidad, la calidad y la comprensión de los datos. Además, estos sistemas de IA ponen poderosas capacidades de análisis predictivo en manos de gerentes de proyectos que no son científicos de datos. Esto ayuda a que la realización de análisis de valor y riesgo sea más fácil y rápida y proporciona análisis e informes más orientados a la comprensión que facilitan una toma de decisiones de gestión de proyectos más eficaz.
El futuro inteligente de la gestión de proyectos
El trabajo principal de los gerentes de proyecto es asegurarse de que la visión estratégica de la alta dirección se realice a través de las diversas actividades que realiza la empresa. Sin embargo, los gerentes de proyectos dedican la mayor parte de su tiempo a las curiosidades administrativas del manejo de proyectos, en lugar de guiar las actividades de maneras más estratégicas. Está claro que los sistemas inteligentes están teniendo un impacto significativo al eliminar gran parte de la actividad necesaria pero de bajo valor de la gestión de proyectos. Este tipo de asistencia inteligente puede enfocar a la organización en el proyecto en cuestión y no en las minucias de las actividades de gestión de proyectos.