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La IA en contabilidad impulsa el cumplimiento y la detección de fraudes

Los equipos de contabilidad y finanzas corporativas siempre se han apresurado a adoptar tecnologías que ayudan a ahorrar tiempo, reducir costos y aumentar las ganancias. Después de todo, nadie conoce los números mejor que el equipo de finanzas corporativas.

No es de extrañar, entonces, que los departamentos de contabilidad y las organizaciones de finanzas corporativas estén recurriendo a tecnologías cognitivas para ayudar a proporcionar más valor y mejorar los resultados de la organización. El uso de IA en contabilidad está ayudando a analizar y automatizar los procesos de manejo de documentos, monitorear posibles fraudes y administrar el cumplimiento normativo.

Autorizar y procesar documentos automáticamente

La contabilidad y las finanzas corporativas son notoriamente intensivas en documentos. Desde facturas hasta recibos de gastos, firmas de empleados y órdenes de compra, los documentos impresos o electrónicos son un pilar de la vida financiera.

Sin embargo, los sistemas y procesos centrados en documentos son tediosos, requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Los sistemas basados ​​en inteligencia artificial tienen como objetivo abordar estas necesidades mediante la aplicación de procesamiento de lenguaje natural, resumen de contenido, visión por computadora y otras tecnologías que permiten a las empresas procesar automáticamente una variedad de documentos.

El mercado ya está comenzando a ver a muchos proveedores que ofrecen productos con aprendizaje automático que pueden manejar facturas entrantes, procesar órdenes de compra, manejar informes de gastos y reembolsos, y enviar todo a los departamentos correctos, ahorrando a las organizaciones tiempo y dinero. De hecho, en los próximos años, podríamos ver que la IA se convierta en un compañero necesario para los departamentos de finanzas corporativas.

Además, estos sistemas de inteligencia artificial están ayudando a los equipos de finanzas corporativas a procesar grandes volúmenes de datos de forma continua para detectar rápidamente problemas y problemas potenciales con los documentos o los datos financieros. Estos sistemas también pueden proporcionar informes instantáneos sobre datos financieros críticos.

En lugar de esperar un informe mensual o trimestral para presentar los números, los equipos de finanzas ahora tienen la capacidad de realizar informes diarios con la ayuda de IA. Esto permite a las empresas ser proactivas, en lugar de reactivas, y tomar las medidas necesarias para corregir las finanzas e identificar áreas de preocupación más rápidamente.

Otra área que incumbe a muchos equipos de finanzas corporativas es la necesidad de ocuparse del procesamiento de cuentas por pagar y por cobrar. Actualmente, las empresas siguen dependiendo sorprendentemente de los procesos basados ​​en papel para realizar compras o recibir pagos.

Los sistemas de administración de facturas con tecnología de inteligencia artificial pueden manejar gran parte de los pasos de procesamiento de facturas, solucionando problemas con datos incorrectos o incompletos u otros problemas que pueden ralentizar el procesamiento de facturas. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden identificar datos relevantes en las facturas, como la fecha, los términos de pago o el monto adeudado, y aplicar los códigos internos apropiados según sea necesario para avanzar o marcar documentos para una mayor investigación.

A medida que las tecnologías de inteligencia artificial se integran en los procesos de adquisición y adquisición, las empresas también están experimentando eficiencias de tiempo y ahorros de costos. Al capacitar a los sistemas de aprendizaje automático con documentos y datos de compra, los sistemas de inteligencia artificial pueden aumentar la fuerza laboral interna para revisar automáticamente las órdenes de compra y sus documentos de respaldo, verificar las compras para asegurarse de que cumplan con los requisitos corporativos, marcar compras inusuales para su revisión, enviar compras automáticamente para su aprobación, o evitar más procesos de revisión o aprobación si la compra coincide con el comportamiento normal.

Ayudar con la auditoría y el cumplimiento

El uso de IA en contabilidad y finanzas también puede ayudar a las finanzas corporativas a cumplir con las regulaciones federales, estatales y locales, así como con las medidas internas de cumplimiento corporativo. Con tantas reglas y leyes vigentes, especialmente en industrias fuertemente reguladas como la salud y la energía, los sistemas habilitados para inteligencia artificial pueden leer y completar automáticamente los documentos de cumplimiento, archivar la documentación y monitorear el cumplimiento de las reglas y regulaciones generales. Para las empresas que enfrentan grandes sanciones por incumplimiento, estas tecnologías de IA están demostrando ser muy valiosas.

Además del cumplimiento externo, muchas empresas tienen sus propias políticas internas que, por diversas razones, no siempre se hacen cumplir estrictamente. Los algoritmos de IA están resultando útiles para ayudar a vigilar las finanzas corporativas, especialmente en lo que respecta a los gastos.

Según el «Informe a las naciones sobre fraude y abuso ocupacional» de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, en promedio, una empresa pierde el 5% de sus ingresos por fraude cada año, con una pérdida media de 140.000 dólares al año. Estas pérdidas pueden sumar rápidamente millones de dólares y pueden tener un impacto importante en los resultados de una organización.

Una empresa, AppZen, proveedor de software con sede en San José, California, está utilizando la inteligencia artificial como un componente de su software de auditoría y gastos para permitir que las organizaciones revisen y aprueben o rechacen automáticamente el 100% de los informes de gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Mediante el uso de sistemas habilitados para inteligencia artificial que utilizan la visión por computadora y las capacidades de procesamiento del lenguaje natural, las empresas ahora pueden auditar todos los informes de gastos presentados. Estos sistemas de inteligencia artificial permiten un procesamiento más preciso y oportuno, con pistas de auditoría disponibles según sea necesario. Debido a que no hay supervisión humana involucrada, las empresas pueden liberar a sus empleados de la tarea mundana de tener que revisar manualmente cientos o miles de informes de gastos, y también puede mejorar la precisión.

Detección y gestión de fraudes

A medida que la tecnología continúa avanzando, cada vez es más difícil identificar y detener el fraude. Muchas organizaciones tienen grandes cantidades de datos financieros que hacen que sea casi imposible para los humanos clasificarlos sin ayuda. Los sistemas de inteligencia artificial son excelentes para analizar y digerir grandes volúmenes de datos rápidamente y utilizar algoritmos de aprendizaje automático para detectar tendencias y detectar anomalías rápidamente.

Los algoritmos de aprendizaje automático aprenden patrones aceptables que les ayudan a reconocer actividades potencialmente fraudulentas. Estos registros o cuentas que están marcados pueden enviarse al nivel apropiado de administración para un mayor seguimiento y revisión.

Al examinar rápidamente datos complejos, estos sistemas pueden detectar comportamientos sospechosos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos en auditorías humanas poco frecuentes o en sistemas basados ​​en reglas menos inteligentes. La clave para controlar el fraude es identificar el fraude antes de que afecte demasiado a los resultados de la empresa.

Además, es importante que las empresas implementen procesos y controles que auditen, monitoreen y acepten o rechacen transacciones automáticamente. De esta manera, los algoritmos de IA proporcionan un valor y un retorno de la inversión significativos.

El uso de IA en contabilidad y finanzas solo seguirá mostrando sus beneficios generales a las corporaciones en los próximos años, ayudando con el cumplimiento, la precisión y la confianza.

En un estudio realizado por Revisión de la gestión Sloan del MIT y The Boston Consulting Group, casi el 85% de los ejecutivos dijeron que la IA permitirá a sus empresas obtener o mantener una ventaja competitiva. Por esta razón, los directores financieros y otros líderes corporativos a cargo de las finanzas deben buscar estas tecnologías para aumentar su fuerza laboral humana.

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