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La automatización de la incorporación de empleados aumenta la retención y la contratación

La incorporación de empleados es un proceso crítico de orientación de nuevos empleados que cierra la brecha entre la contratación del empleado y ayudarlo a convertirse rápidamente en un miembro productivo del equipo. Si bien, en el pasado, la incorporación de nuevos empleados era en gran medida manual y se realizaba en el momento en que un empleado llegaba para su primer día de trabajo, la incorporación se ha vuelto mucho más fácil de administrar y ejecutar, gracias al software de automatización de incorporación de empleados.

Estudios recientes han sido concluyentes de que muchos empleados deciden si quedarse o irse en función de su experiencia de incorporación. Dado que muchos países enfrentan bajos niveles de empleo, algunos en niveles récord o casi récord, y muestran signos de escasez de talento disponible, la experiencia que recibe un empleado durante los procesos de reclutamiento e incorporación es fundamental para retener a los empleados que pueden encontrar fácilmente trabajos en otros lugares. Es por eso que la automatización de la incorporación de empleados se ha vuelto más popular en los últimos años.

Beneficios de eficiencia de la automatización de la incorporación de empleados

Pero no se trata solo de la experiencia del empleado. La automatización de la incorporación de empleados proporciona eficiencias significativas a las organizaciones al optimizar y automatizar los siguientes procesos:

  • mover la información de un empleado del sistema de seguimiento de candidatos al sistema de incorporación o HRIS;
  • dar a los empleados acceso a información sobre su nuevo rol, equipo y plan de desarrollo antes del primer día;
  • emitir instrucciones sobre la entrada a la oficina, incluidos los procedimientos de seguridad, la entrada de tiempo, la reserva de vacaciones, el acceso a los sistemas internos, etc .;
  • activar el aprovisionamiento de equipos, el acceso a credenciales y el acceso al sistema;
  • generar una dirección de correo electrónico, nombre de usuario de red, etc.
  • recopilar los datos laborales necesarios (dirección, información biográfica, documentación de identificación, permiso de trabajo o visa, declaraciones de impuestos, etc.) mediante firmas electrónicas;
  • alimentar información a los sistemas posteriores, como nómina, horarios y asistencia, beneficios, pensiones, gestión de proyectos, gestión de gastos y similares;
  • proporcionar una interfaz para que los nuevos empleados obtengan respuestas a sus preguntas mientras se orientan hacia su nuevo rol, o incluso antes de unirse; y
  • rastrear el estado de todas las actividades pendientes y proporcionar notificaciones, actualizaciones y recordatorios al empleado, gerente y departamento de recursos humanos.

El software de automatización de incorporación de empleados también debe ser compatible con el crossboarding (incorporación para los empleados que se están transfiriendo a nuevos roles dentro de la organización) y el offboarding (el proceso cuando los empleados dejan la organización). Los beneficios de respaldar ambos procesos no deben perderse al centrarse en el valor de la incorporación.

Crossboarding permite una transición fluida de un empleado de un rol a otro. Esto podría ser tan simple como cambiar la ubicación del escritorio y ser presentado al nuevo equipo, o podría implicar modificar el acceso al sistema y actualizar los sistemas posteriores con las especificaciones del nuevo rol.

La salida puede ser más crítica que la incorporación o el crossboarding. Por ejemplo, no desaprovisionar el acceso al sistema y configurar una nómina final conlleva el riesgo de violaciones de seguridad de los datos y de tener que recuperar los pagos en exceso de salario. Además, existen costos por no desactivar las licencias de los sistemas y ramificaciones para mantener las operaciones comerciales si el trabajo de un empleado no se redistribuye.

Hay numerosos paquetes de software disponibles para ayudar a administrar la incorporación de empleados. Vale la pena investigar cómo las características de cada oferta se ajustan a su proceso de incorporación particular. Si bien algunos sistemas pueden ofrecer firmas electrónicas, es posible que solo se integren con un proveedor de firmas electrónicas. Otros sistemas pueden ofrecer integración con múltiples sistemas de gestión de aprendizaje, pero no integran la información fiscal con un sistema de nómina. Es posible que otros sistemas de automatización de incorporación de empleados solo se integren bien con software del mismo proveedor.

Analice sus requisitos de incorporación

Al implementar un sistema de automatización de incorporación de empleados, es importante comprender sus requisitos actuales, junto con las nuevas capacidades que el sistema podría proporcionar. Haga estas preguntas:

  • ¿Cómo desea que el empleado lo perciba durante el proceso de incorporación?
  • ¿Quiere un portal para empleados y, de ser así, cuándo debe proporcionar acceso a los nuevos empleados?
  • ¿Quién necesita qué información y cuándo?
  • ¿Qué flujos de trabajo y notificaciones se necesitan?
  • En cuanto a las integraciones: ¿Qué datos deben fluir hacia dónde, cuándo deben fluir y cuál es el resultado deseado? ¿Qué cantidad de los datos ingresados ​​por los empleados se pueden replicar en otros sistemas?
  • ¿En cuántos países, regiones y jurisdicciones opera y cuántos procesos diferentes necesita?
  • ¿El sistema es compatible con todas sus necesidades de cumplimiento local, como visas o permisos de trabajo, documentos fiscales, idiomas, etc.?
  • ¿El sistema admite firmas de documentos electrónicos, incluidas las del proveedor de su elección, si tiene una?

A diferencia de muchos otros sistemas de recursos humanos para empleados, los sistemas de automatización de incorporación de empleados no necesitan tanta gestión de cambios. Dado que solo los empleados nuevos, los que cambian de roles o los que se van a menudo ven estos sistemas, son esencialmente solo los gerentes y RR.HH. los que necesitan saber cómo elegir un sistema. Si se implementa correctamente, su impacto en la gestión de cambios suele ser menor que con otros tipos de sistemas porque el valor se puede ver rápida y fácilmente.

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