Haz llamadas usando el teclado numérico en Microsoft Teams

Introducción

Microsoft Teams, como plataforma de colaboración y comunicación, permite a los usuarios realizar llamadas de voz utilizando un teclado numérico. Esta funcionalidad es particularmente útil para interactuar con sistemas automatizados como IVR (Respuesta de Voz Interactiva) o para introducir códigos y opciones durante una llamada. A continuación, se detalla una guía técnica sobre cómo configurar y utilizar esta función, junto con las mejores prácticas, configuraciones avanzadas y consideraciones de seguridad.

Configuración y implementación

Paso 1: Configuración inicial

1. Crear o configurar tu cuenta de Teams: Asegúrate de tener una cuenta de Microsoft 365 con acceso a Microsoft Teams.
2. Configuraciones de teléfono: Ve a la administración de Teams (Teams Admin Center) y activa la funcionalidad de teléfono VoIP. Esto incluye configurar los números de teléfono y los planes de llamadas.
3. Permisos de usuario: Asigna permisos a los usuarios desde la misma consola para asegurar que tengan acceso a realizar y recibir llamadas.

Paso 2: Utilizar el teclado numérico

1. Acceder a la funcionalidad de llamada:

   • Desde la aplicación de Teams, selecciona "Llamar" en la barra lateral izquierda.
   • Ingresa el número de teléfono al que deseas llamar.

2. Uso del teclado numérico:

   • Durante la llamada, haz clic en el icono de teclado (un botón que presenta una pantalla de teclado numérico).
   • Usa el teclado para introducir cualquier número o código que requiera el sistema automatizado al que estás llamando.

Ejemplo práctico

Imagina que necesitas llamar a un servicio de atención al cliente que requiere que ingreses un número de proveedor. Una vez que estés en la llamada, abre el teclado numérico y presiona los números correspondientes.

Configuraciones recomendadas

1. Calidad de servicio: Configura QoS (Calidad de Servicio) en la red para asegurar que el tráfico de Teams tenga prioridad.
2. Control de administrador: Utiliza los roles de administrador para gestionar los permisos en Teams y limitar el acceso a ciertas funciones solo a usuarios específicos.

Mejores prácticas

• Capacitación del usuario: Proporciona capacitación a los usuarios sobre cómo usar el teclado numérico y cómo gestionar sus llamadas.
• Pruebas previas: Realiza pruebas internas del sistema antes de implementarlo en toda la organización.
• Documentación de procedimientos: Asegúrate de documentar todos los procesos para facilitar la gestión y la solución de problemas.

Seguridad

Consideraciones de seguridad

1. Autenticación multifactor: Implementa autenticación multifactor para acceder a Microsoft Teams.
2. Seguridad de red: Asegúrate de que tu red esté protegida y de usar VPN si es necesario, especialmente si trabajas remotamente.
3. Gestión de contraseñas: Utiliza políticas de contraseñas sólidas y asegúrate de que todos los empleados las sigan.

Errores comunes y soluciones

1. Problemas de conexión: Asegúrate de que el usuario tenga una buena conexión a internet. Una conexión lenta puede resultar en fallas en la calidad de la llamada.
2. Teclado numérico no visible: Verifica si estás en una llamada activa. Si no puedes ver el teclado, es posible que necesites reiniciar la aplicación de Teams o actualizarla.

Impacto en la infraestructura

La integración de llamadas utilizando el teclado numérico puede optimizar la comunicación en la empresa, pero también se deben considerar aspectos como la carga en la infraestructura de red.

• Escalabilidad: Asegúrate de que tu infraestructura de red pueda acomodar un aumento en el uso de llamadas y que esté bien dimensionada para soportar la carga durante horas pico.
• Gestión de recursos: Mantén un equilibrio entre el uso de recursos y la calidad del servicio mediante monitores de red y herramientas de análisis.

1. ¿El teclado numérico es accesible en todas las versiones de Teams?

   • Sí, la funcionalidad de teclado numérico está disponible en Teams para Windows, Mac y la versión web.

2. ¿Qué hago si el teclado numérico no aparece durante la llamada?

   • Asegúrate de que estás en una llamada activa, y si el problema persiste, intenta reiniciar la aplicación.

3. ¿Cómo puedo asignar números de teléfono a los usuarios en Teams?

   • Puedes hacerlo en el Teams Admin Center, asignando números a las cuentas de usuario bajo la sección "Usuarios".

4. ¿Qué pasa si hay problemas de calidad durante las llamadas?

   • Revisa la configuración de QoS en tu red y verifica la conexión de banda ancha del usuario.

5. ¿Cómo se pueden prevenir los problemas de seguridad relacionados con las llamadas?

   • Implementa políticas de cifrado y asegúrate de que se utilice autenticación multifactor para el acceso a Teams.

6. ¿Existen límites en las llamadas utilizando el teclado numérico?

   • No hay un límite por sí mismo, pero el ancho de banda y la calidad del servicio pueden afectar el rendimiento.

7. ¿Puedo utilizar el teclado numérico para llamadas internacionales?

   • Sí, siempre que los planes de llamadas estén configurados correctamente para soportar llamadas internacionales.

8. ¿Qué estrategias puedo usar para optimizar el rendimiento de llamadas en entornos grandes?

   • Utiliza dispositivos de monitoreo de red, revisa los recursos de ancho de banda y escalona tu infraestructura según sea necesario.

9. ¿Cómo se asegura la privacidad de los datos en las llamadas?

   • Microsoft Teams utiliza cifrado en tránsito y reposo, asegurando que toda la información esté protegida.

10. ¿Qué configuraciones debo verificar si los usuarios reportan problemas al marcar con el teclado numérico?

    • Verifica la configuración de Teams, permisos de usuario y asegúrate de que los actualizaciones de software estén al día.

Integrar la funcionalidad de "Haz llamadas usando el teclado numérico" en Microsoft Teams puede mejorar significativamente la experiencia de comunicación y atención al cliente en una organización. A través de la configuración adecuada, la implementación de mejores prácticas y consideraciones de seguridad, los administradores pueden asegurar un entorno efectivo y eficiente. Es crucial mantener la infraestructura actualizada y realizar monitoreos regulares para evitar problemas de rendimiento. Con la capacitación adecuada, los usuarios pueden aprovechar al máximo esta herramienta, eliminando obstáculos y maximizando la productividad en el uso de Microsoft Teams.