Aproximadamente el 90% de la gestión de un programa de gobierno de datos implica la comunicación interna y el tratamiento de los problemas de las personas, dice Danette McGilvray, presidenta y directora de Granite Falls Consulting Inc. en Newark, California. En esta entrevista con SearchDataManagement.com, McGilvray ofrece consejos sobre qué qué hacer, y qué no hacer, al establecer y liderar una iniciativa de gobernanza. Una de sus principales claves para el éxito de los gerentes de gobernanza de datos: asegurarse de conocer las razones por las que su organización está buscando crear un proceso de gobierno de datos, para que pueda asegurarse de que el programa aborde esos problemas.
¿Puede explicar brevemente qué es la gobernanza de datos y cuáles son los beneficios potenciales para las organizaciones?
Danette McGilvray: Considero que la gobernanza de datos es lo que describe y aplica tres cosas importantes: reglas de participación, derechos de decisión y responsabilidades en lo que respecta a los datos y la información. Y lo hacemos organizando e implementando el nivel adecuado de políticas y procedimientos, estructuras, roles y responsabilidades para administrar de manera efectiva nuestros activos de información. Y el nivel correcto hay una frase importante allí. Porque fundamentalmente, la gobernanza de datos nos brinda espacios de interacción y comunicación para que podamos tomar decisiones efectivas. [about data], identificar y resolver problemas y escalar esos problemas cuando sea necesario.
¿Qué importancia tiene que las unidades de negocio y los departamentos se involucren en los programas de gobierno de datos?
McGilvray: La respuesta corta es que es muy importante. La advertencia que voy a hacer al respecto es que las personas deben participar de manera adecuada. Lo que está tratando de lograr determinará exactamente quién y a qué nivel participará en esto, pero definitivamente debe incluir el negocio. No es realmente un gobierno de datos a menos que tenga representación de [the standpoint of] cómo se crean, utilizan y actualizan los datos, que está en el lado comercial. Pero la gente de tecnología también debe tener voz y voto en cuanto a cómo se almacenan y comparten los datos y las diferentes cosas que hacemos para mantener y eliminar los datos.
¿Debería el lado empresarial tomar la iniciativa en la gobernanza de datos, o eso depende de las características específicas de la organización?
McGilvray: Yo diría que en un mundo ideal, el lado empresarial tomaría la iniciativa porque eso significa que realmente comprenden cómo tienen responsabilidades en torno a los datos. Sin embargo, soy muy práctico. Si hay personas del lado de la tecnología que son conscientes de la necesidad [for data governance] y estamos dispuestos a dar un paso al frente y liderar ese esfuerzo, entonces deberíamos ir con eso. Pero también debemos incorporar el aspecto comercial, lo más rápido posible.
¿Necesita un consejo de gobernanza de datos formal para tener éxito?
McGilvray: No sé si diría que tiene que tener un consejo de gobernanza de datos per se. Lo que sí necesita, sin embargo, es un grupo reconocido cuya responsabilidad incluye tomar las decisiones, establecer las prioridades y resolver los problemas relacionados con los datos y la información de la organización. Si termina siendo un consejo de gobierno de datos formal, está bien. Si tiene un órgano de toma de decisiones que ya está establecido y que toma decisiones similares, puede aprovechar eso y, como sea que se llame a ese grupo, está bien.
¿Cuál es el tamaño adecuado para un consejo de gobierno de datos o un grupo menos formal que participa en una iniciativa de gobierno? ¿Puede volverse difícil de manejar si se vuelve demasiado grande?
McGilvray: Si. Y ahí es donde la gente tiene miedo de la gobernanza de los datos, porque piensan: «Oh, no, solo agregará otra capa de burocracia y ralentizará lo que estamos tratando de hacer». Cuando en realidad, si lo hemos hecho bien, nos ayudará a acelerar nuestra toma de decisiones y las decisiones que tomemos serán más sólidas y menos propensas a tener efectos nocivos en la empresa.
La cantidad de personas que se necesitan realmente depende de cómo veas la representación dentro de tu empresa. Podría tener un consejo de gobierno de datos que podría tener 10 personas. Pero también he visto empresas en las que quieren representantes de todas las diferentes líneas de negocio, y eso se puede convertir en 35, 45, 50 personas. Creo que la mejor manera de manejar eso es tener un buen proceso para establecer una agenda. Hacer un buen trabajo en la gestión de la agenda nos ayuda a poder gestionar esa gran cantidad de personas.
¿Considera que la mayoría de las empresas designan administradores de datos formales como parte de sus esfuerzos de gobernanza de datos, o la administración de datos sigue siendo un concepto emergente?
McGilvray: Realmente me gusta enfatizar la idea de la administración de datos, lo que significa que cuando los datos llegan a su escritorio o están en la pantalla frente a usted, se da cuenta de que no solo estoy cuidando los datos por el bien de la transacción o el informe o lo que sea que esté haciendo ahora mismo en mi área, pero también soy responsable de asegurarme de atenderlo en nombre del resto de la empresa. Esa es una actitud de mayordomía. Y todos deben tener esa actitud, de verdad.
Sin embargo, tener un título real llamado mayordomo se ha convertido en algo muy común. Lo que veo diferente a veces es en qué nivel se encuentra un mayordomo. Un administrador de datos empresariales puede tener la responsabilidad y la autoridad para tomar decisiones sobre los datos, pero es posible que no sean las personas que realizan el trabajo práctico con los datos. En algunas otras empresas, las personas que realizan el trabajo práctico se consideran administradores de datos. Y a veces, la gente usará otras palabras además de mayordomo. Para que funcione, es muy importante utilizar títulos que sean aceptados dentro de su cultura y entorno particulares.
¿Qué es lo primero que debe hacer una persona encargada de configurar y administrar un programa de gobernanza de datos?
McGilvray: Lo primero es averiguar por qué se les ha encomendado hacer eso. Una de las principales razones del fracaso es si la gente piensa: «He oído hablar de la gobernanza de datos. No sé qué es, pero tenemos que tenerlo». Y he oído hablar de algunos lugares que han establecido consejos de gobernanza de datos y luego están sentados preguntándose qué se supone que deben hacer. Si alguien me pide que haga el gobierno de los datos, quiero averiguar cuáles son los problemas que nos hacen necesitar el gobierno de los datos. Eso es lo que va a impulsar dónde centre sus esfuerzos por primera vez, por lo que está produciendo algo real.
¿Cuáles son algunas otras claves para el éxito o las mejores prácticas para administrar un programa de gobierno de datos?
McGilvray: Una de las cosas más importantes es poder articular qué es la gobernanza de datos para su organización. Las personas a menudo se sorprenden de la cantidad de comunicación involucrada en hacer que la gobernanza de datos funcione. Es una parte integral de esto, pero la gente entra en proyectos como este diciendo: «Sí, sí, lo sé. Sí, he oído que necesito comunicarme». Y ven la comunicación como algo que no es un trabajo real. Pero lo que no entienden es que el resto no funcionará a menos que tengamos el tipo de comunicación adecuado.
También existe la posibilidad de que los administradores de datos estén de acuerdo con las responsabilidades que tendrían y que sus gerentes acepten que dediquen tiempo [on a governance program]. La gobernanza de datos tiene que ver con las personas, por lo que la pieza de comunicación es tan importante. Y no te rindas. Un programa de gobernanza no se construirá en un día o un mes. Se necesita tiempo y esfuerzo, así que sigue avanzando y sé persistente.
Por otro lado, ¿puede hablar sobre algunos de los errores comunes que las organizaciones y los equipos de gobernanza de datos cometen en los programas de gobernanza?
McGilvray: No comunicarse y no tomarse el tiempo necesario para conseguir la aceptación. Las personas deben tener claro qué es lo que quieres que hagan. «¿Estoy ahí para tomar una decisión sobre los datos? ¿Estoy tomando alguna medida? ¿Cuánto tiempo crees que tomará esto?» Y el hecho es que la gente ya está tomando decisiones todos los días sobre los datos. A menudo los hacen sin tener plena conciencia de todos los impactos y todas las aportaciones que deberían tener; lo que estamos tratando de hacer es hacer que todo el proceso sea más efectivo. Pero un error sería pensar que nadie está haciendo esto.
Otro paso en falso es no estar al tanto o prepararse para manejar el cambio: hacer la gestión del cambio organizacional. La gobernanza de los datos iniciará el cambio, lo que a menudo hace que las personas sientan miedo. Ya sabes lo que dicen: «Estoy de acuerdo con el cambio, ¡pero no hagas nada diferente!» La respuesta fácil a eso es que sea real para ellos: ¿Cómo vamos a mejorar su vida?
¿Qué hay de medir los resultados o el impacto de los programas de gobernanza de datos? ¿Es importante demostrar su valor?
McGilvray: Desde arriba, las personas deben encontrar una forma de poder realizar un seguimiento de los problemas que están abordando: ¿Cuántos problemas hemos resuelto este mes? En que estamos trabajando? Pero además de eso, lo que realmente queremos poder ver es el contenido de esos temas: ¿Qué hicimos y cuál fue el resultado de eso? Si su programa de gobernanza de datos se centra en algún tipo de trabajo de calidad de datos, por ejemplo, y establece métricas de calidad de datos más detalladas, esa es una forma de demostrar que la gobernanza está ayudando a aumentar la calidad de los datos en toda la empresa.
Todo el mundo habla de «big data» en estos días. ¿Qué tipo de impacto tendrán las crecientes cantidades de datos no estructurados, en particular, en los programas e iniciativas de gobernanza?
McGilvray: Creo que en realidad aumenta la necesidad de gobernanza porque los datos son datos, ya sea que no estén estructurados o se encuentren en bases de datos estructuradas. Aún necesitamos entender quién tiene la autoridad para administrar esos datos a lo largo de su ciclo de vida. Y más datos significa que tenemos más decisiones que tomar en torno a esos datos.
