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El software de gestión de cierre financiero ayuda enormemente a las finanzas

La gestión de cierre financiero (FCM), cuyo objetivo es producir estados financieros precisos, se ocupa de todas las actividades necesarias para cerrar con éxito los libros a fin de mes. Sin embargo, mi investigación indica que la mayoría de las empresas pueden hacer un mejor trabajo con una gestión financiera cercana. Estas empresas a menudo se quejan de la duración del cierre, el costo del cierre y la calidad de los datos producidos. Claramente, las finanzas son dueñas del cierre y requieren una gran cantidad de apoyo de TI, particularmente en forma de software de gestión de cierre financiero. A continuación, se muestran estudios de casos (extraídos de los sitios web de los proveedores) de empresas que han implementado el software FCM con éxito. Estos casos destacan temas comunes para el éxito de FCM. Como siempre, estos ejemplos son ilustrativos y no representan un respaldo del producto de software de ningún proveedor.

Google usa la cadencia de Trintech

Mensualmente, Google necesitaba conciliar 320 cuentas de balance de 15 a 20 entidades en las Américas y más de 300 cuentas adicionales en todo el mundo. Antes de implementar Cadency, Google rastreó la reconciliación (almacenada en carpetas grandes) en Excel.

Al implementar un sistema automatizado para reemplazar los sistemas manuales, Google pudo reducir los costos administrativos. Debido a que la contabilidad es principalmente un centro de costos, lo más barato siempre es mejor (sin sacrificar la precisión).

Google también obtuvo visibilidad y acceso en tiempo real al proceso de reconciliación, desde cualquier parte del mundo. Esto mejoró considerablemente el proceso de reconciliación general.

Zurich de América del Norte: usando Blackline

Zurich of North America tiene más de 100 entidades legales que generan registros para miles de cuentas del libro mayor. Las actividades del equipo de contabilidad general y de cierre de 26 personas se centran en una conciliación oportuna y un proceso de cierre. El equipo se dio cuenta de que con miles de conciliaciones que a menudo se gestionan de forma descoordinada, el equipo podría beneficiarse de un enfoque más estandarizado. Esto inevitablemente simplificaría el proceso de análisis de varianza.

Con Blackline, Zurich puede establecer reglas para certificar cuentas automáticamente, y ahora entre el 40% y el 50% de las cuentas están certificadas automáticamente. Esto hace que el cierre sea más rápido, económico y preciso.

Al utilizar plantillas estandarizadas, existe un enfoque sin papel para revisar y aprobar cuentas, lo que proporciona una precisión mucho mayor.

En general, para Zurich la eliminación de los procedimientos manuales proporcionó beneficios inmediatos.

Rabobank NA: usando Tagetik

La Asociación Nacional de Rabobank es la filial estadounidense del Grupo Rabobank de 978.000 millones de dólares. La subsidiaria norteamericana tiene $ 12 mil millones en activos, 126 sucursales y 700 unidades de negocios. Aparte de la complejidad del cierre en general, Rabobank tenía requisitos de información extraordinariamente complejos tanto para los reguladores estadounidenses como holandeses (en la empresa matriz).

Con el repositorio Tagetik, Rabobank logró su objetivo de hacer que todos los datos estuvieran disponibles de manera uniforme. Visibilidad uniforme traducida en un procesamiento más eficiente y efectivo. El ciclo de cierre se redujo en dos días al mes (mediante la automatización de validaciones, aprobaciones, actualizaciones de estado, etc.) y se redujo la necesidad de contratar personal adicional, lo que resultó en una reducción de costos.

Para que una implementación de software de FCM sea tan exitosa como muestran estos casos de estudio, las TI y las finanzas juegan un papel importante.

El rol de TI en la implementación del software FCM

El software FCM a menudo debe integrarse con la planificación de recursos empresariales y otro software financiero. Además, será necesario mantener el middleware.

Las aplicaciones de FCM tienen archivos críticos y TI debe garantizar la seguridad y el cifrado de archivos confidenciales.

El flujo de trabajo es una parte importante de FCM y TI debe integrar el producto del proveedor con las aplicaciones existentes. TI también debe ayudar a integrar el redactor de informes de FCM con las soluciones de BI internas.

El papel de las finanzas en la implementación del software FCM

El objetivo final de la gestión financiera cercana es producir estados financieros precisos para una corporación. Además de cumplir con los requisitos legales, estas declaraciones ayudan a la corporación con la planificación operativa y estratégica futura. El departamento de finanzas debe integrar el software FCM con el software de contabilidad de la corporación.

Para alcanzar su objetivo final, las finanzas deben crear saldos de cuenta precisos mediante el uso de asientos de diario y conciliaciones de cuentas. La función del software FCM es ayudar a automatizar estas tareas y hacerlas visibles en toda la corporación. Este trabajo está respaldado por software analítico y de flujo de trabajo.

En última instancia, sin sacrificar la precisión de los estados financieros, las finanzas tienen un requisito continuo para cerrar los libros de manera más rápida y económica, y el software de administración de cierre financiero puede ayudar a lograr ese objetivo.

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