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El software de gestión de adquisiciones reduce costes y mejora la transparencia


El aprovisionamiento es una función crítica en cualquier empresa, en gran parte porque puede consumir una parte significativa del presupuesto anual. También es un gran desafío.

La gestión eficaz de los proveedores externos y el gasto de los departamentos mientras se mantienen los costes bajo control y se mantienen las comunicaciones abiertas con los empleados puede resultar complicado. Cada vez más, los directores financieros y los ejecutivos de negocios utilizan software de contratación electrónica basado en la nube para agilizar y automatizar las transacciones B2B y crear más apertura. Por ejemplo, Coca-Cola Bottling, Agilent Technologies y Hallmark se suscriben al software de gestión de adquisiciones Taulia, cuyo objetivo es ayudar a los proveedores a asegurar pagos más rápidos. Y el software Coupa se destaca por sus capacidades preconfiguradas en la gestión de adquisiciones y gastos.

La facturación electrónica es a menudo una parte fundamental de la contratación electrónica. Si bien los proveedores de compras electrónicas como Taulia y Coupa están experimentando un crecimiento explosivo, hay mucho espacio para un uso ampliado de la facturación electrónica junto con las funciones más sofisticadas del software de gestión de compras. A pesar de los costos más bajos, una mejor administración de efectivo, menos errores, mitigación de riesgos y transparencia con la facturación electrónica, solo el 25% de las facturas en los EE. UU. Son electrónicas, según un informe de junio de 2016 del Banco de la Reserva Federal de Minneapolis.

Mientras que las organizaciones pequeñas luchan por construir casos comerciales, las grandes empresas tienen suficiente volumen para beneficiarse de la automatización de facturas y mayores recursos tecnológicos para respaldar la implementación. Mientras tanto, el gobierno federal busca aumentar la eficiencia y la rentabilidad de sus procesos de compra a pago al exigir la facturación electrónica para las empresas que hacen negocios con agencias federales, según el informe. Eso podría provocar más cambios en el sector privado, ya que la implementación de la facturación electrónica para adaptarse a los proveedores gubernamentales puede allanar el camino para la facturación electrónica con los proveedores comerciales.

Este manual examina las muchas facetas del software de gestión de adquisiciones a medida que se vuelve más sofisticado a través de funciones avanzadas de análisis y financiación. Las empresas necesitan una estrategia de compra. Sin la facturación electrónica y el software de compras electrónicas, los ejecutivos pueden estar perdiendo oportunidades de ahorro de costos.

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