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El software de elaboración de presupuestos y previsión rescata a la empresa del ‘infierno de las hojas de cálculo’

Es una historia de terror que es demasiado familiar. Antes de implementar el software de presupuestación, planificación y previsión del proveedor de software de gestión financiera Software as a Service (SaaS) Adaptive Planning, «vivíamos en el infierno de las hojas de cálculo», dijo Wendy Baum, vicepresidenta ejecutiva de finanzas de NPD Group, una firma de investigación de mercado con sede en Port Washington, NY «Como mucha gente, usábamos Excel para hacer nuestro presupuesto, y aunque no somos una gran empresa, somos una empresa compleja», dijo.

NPD Group tiene 180 departamentos repartidos en 20 países, lo que significó 180 plantillas diferentes cuando llegó la temporada de presupuestos. «Entonces te sentabas y rezaste para que nadie quisiera agregar una nueva cuenta», recordó Baum.

Baum dijo que una de las principales razones por las que NPD Group firmó con Adaptive Planning en el verano de 2009 fue porque las herramientas de presupuestación y previsión estaban basadas en la nube. «Pensamos que el entorno de la nube podría ser la clave para nosotros», dijo.

Ahora, después de tres años de uso, Baum solo tiene algunas quejas menores sobre el software, ninguna de las cuales tiene que ver con el hecho de que es SaaS. De hecho, dijo que el software de previsión y presupuesto SaaS podría ser un buen punto de partida para los directores financieros que se sienten incómodos con la nube.

«Si está tratando de poner su dedo del pie en el agua, la elaboración de presupuestos y pronósticos es un buen lugar para ir», dijo.

La flexibilidad y la facilidad de uso facilitan una implementación rápida

Aunque muchas empresas se enfrentan a las deficiencias de Microsoft Excel, las hojas de cálculo todavía se utilizan comúnmente para la elaboración de presupuestos y previsiones, según Greg Schneider, vicepresidente de marketing de Adaptive Planning, con sede en Mountain View, California. «Excel es propenso a errores y no no se adapta a muchos usuarios «, dijo. «[But] las empresas medianas y una cantidad sorprendente de empresas todavía utilizan Excel «.

Debido a que NPD Group carecía de soporte de TI interno, Baum dijo que estaba buscando un sistema que fuera fácil de implementar. Después de evaluar productos de varios proveedores, algunos locales y otros basados ​​en la nube, decidió que SaaS tenía más sentido. «Algunos de ellos eran demasiado grandes, otros demasiado costosos y algunos necesitaban soporte de base de datos de TI real, que no teníamos», explicó. Se sintió atraída por la flexibilidad, la asequibilidad y la sensación similar a Excel de Adaptive Planning, que esperaba reduciría la curva de aprendizaje.

Baum presentó la idea de adoptar las herramientas de presupuestación y previsión de Adaptive Planning a los ejecutivos de la empresa, quienes rápidamente dieron su aprobación. «La presentación tomó más tiempo que la discusión, parecía una obviedad», dijo.

Baum tenía la intención de utilizar el nuevo software para iniciar la temporada presupuestaria de 2010, que dejó solo unas pocas semanas para la implementación. El corto período de tiempo resultó ser un problema: el equipo de implementación del proveedor ayudó a configurar el software para incluir todas las monedas necesarias, y se implementó para los 100 usuarios en tres semanas.

«Pudimos decirles dónde estábamos en nuestros procesos actuales y consiguieron que los conceptos se tradujeran muy rápidamente en lo que hacía su herramienta», dijo Baum. «Ellos desarrollaron los modelos y todo lo que tuvimos que hacer fue validar y hacer algunas pruebas».

Baum organizó una sesión de capacitación en línea opcional para los 100 usuarios, lo que, dijo, generó entusiasmo por el nuevo software. «Debido a que se parece mucho a Excel, fue bastante intuitivo», dijo. “Pero hizo que la gente dijera: ‘Sí, dámelo’. Y cada vez que realiza un lanzamiento, es mucho mejor tirar que empujar «.

Tres años más tarde, Baum se apresuró a expresar su entusiasmo por el software de elaboración de presupuestos y previsión. «Estoy muy feliz con [Adaptive Planning]», dijo.» Le permitió al equipo de finanzas retroceder e impulsar el negocio en lugar de impulsar el proceso «.

Hay algunos elementos menores en su lista de deseos, el primero relacionado con el flujo de trabajo. «Creo que desde adentro sería bueno compartir cosas entre nosotros y no tener que salir del sistema», dijo. A Baum también le gustaría que los usuarios pudieran tener diferentes niveles de acceso para diferentes departamentos. En este momento, el software solo permite que cada usuario tenga una función en todos los departamentos, como «acceso completo» o «solo informes».

Finalmente, Baum dijo que la franqueza del proveedor a veces puede ser un arma de doble filo. Dado que Adaptive Planning publica todos los manuales de usuario en su sitio web, ocasionalmente los usuarios se acercan a ella para explicarle por qué ciertas funciones aún no se han implementado.

«Nos presiona internamente para mantenernos al día con todas las cosas buenas que está haciendo Adaptive Planning», dijo. «Les conviene ser así de abiertos, [but] pedimos a nuestra gente que trabaje dentro de ciertos parámetros «.

Planificación adaptativa para el negocio empresarial

Si bien aproximadamente el 50% de los clientes de Adaptive Planning son empresas medianas, Schneider dijo que los clientes empresariales son su segmento de clientes de más rápido crecimiento. Explicó que las nuevas funciones están diseñadas para hacer del proveedor de CPM una opción cada vez más atractiva para empresas y negocios globales. Las características de la versión de otoño de 2012 incluyen mejoras en los informes que admiten los informes de principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las actualizaciones del flujo de trabajo dirigidas a las empresas que contienen varias divisiones. Schneider afirmó que, de hecho, más empresas provienen de sistemas heredados y ahora representan aproximadamente el 25% de los clientes de la empresa.

A pesar de que los directores financieros están entusiasmados con la idea de poner información financiera en la nube, Baum todavía tiene reservas. «No estoy viviendo en la nube con todo, solo con mis herramientas de presupuesto y previsión. Cuando termine con la planificación, estoy recuperando los resultados en mi ERP, por lo que si por alguna razón el proveedor no allí mañana, tengo la información que necesito «, dijo. «Hay algunas aplicaciones que no sería tan rápido en mover a la nube».

Pero los pasos iniciales que NPD Group ha dado hacia las finanzas basadas en la nube han sido transformadores. La empresa fue nombrada finalista en Westport, Connecticut, en los premios Beacon Awards 2012 inaugurales de la consultora Saugatuck Technology para TI e innovación empresarial. Y con las actualizaciones automáticas del software, Baum dijo que aún hay más innovación en el horizonte. «Seguimos mejorando todo el tiempo», dijo. «Siempre están un paso por delante, lo cual es genial».

El «infierno de las hojas de cálculo» es cosa del pasado.

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