Una iniciativa de gestión de datos maestros (MDM) suele ser una gran empresa para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Por eso, definir adecuadamente un programa de MDM para cumplir con los objetivos comerciales alcanzables es crucial tanto para garantizar el éxito de la implementación a corto plazo como para permitir procesos de MDM efectivos a largo plazo, según consultores y gerentes de TI.
Pero eso no es lo que sucede en muchas organizaciones, lo que agrava la dificultad de crear y mantener conjuntos estandarizados de datos maestros para cosas como registros de clientes e información de productos. Por ejemplo, la empresa de consultoría e investigación de mercado Gartner Inc. en Stamford, Connecticut, ve que la mayoría de las organizaciones con esfuerzos activos de MDM luchan por demostrar cualquier valor comercial u obtener apoyo para los cambios en los procesos comerciales que a menudo se necesitan para que las iniciativas tengan éxito.
La razón principal: las empresas buscan MDM como un asunto impulsado por la tecnología. «Hay demasiados esfuerzos en los que el equipo de TI está impulsando la idea de MDM, y no hay suficiente influencia del lado comercial porque no hay una articulación clara de cuál será el resultado comercial», dijo el analista de Gartner, Ted Friedman. . «En algún momento del camino, el proyecto fracasa».
Aaron Zornes, director de investigación de The MDM Institute, una consultora en Burlingame, California, señaló lo mismo. «Esta no es una actualización de TI como actualizar los teléfonos con Windows 8; hacerlo como una iniciativa de TI es el beso de la muerte», dijo. «Esta es una iniciativa empresarial alineada con la dirección estratégica de la empresa».
David Mewes, director de información global de Invacare Corp. en Elyria, Ohio, aprendió esa lección de la manera más difícil poco después del inicio de un proyecto de MDM que estaba destinado a impulsar la estandarización de datos en una infraestructura diversa de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): – el resultado de una serie de adquisiciones por parte del fabricante de productos médicos para usuarios de atención médica domiciliaria e instalaciones de cuidados a largo plazo.
Demasiada charla sobre tecnología MDM
El equipo del proyecto inicialmente trató de obtener el apoyo de los ejecutivos de negocios promocionando las virtudes del software MDM elegido, pero ese plan fracasó. «Al principio, para obtener financiación, nos centramos demasiado en las capacidades técnicas de MDM, y rápidamente obtuvo la etiqueta ‘software vudú’ porque la gente no creía que pudiera hacer todas estas cosas mágicas», dijo Mewes. «Tuvimos que recalibrar rápidamente y volver al negocio y defender el valor real».
Por ejemplo, dijo que obtener una vista consolidada de los datos del producto en los 34 sistemas ERP separados de la compañía les dio a los ejecutivos de Invacare una mejor comprensión de los patrones de ventas, problemas de calidad del producto y otros parámetros comerciales para que pudieran tomar decisiones más informadas sobre estrategia y operaciones. Antes de la implementación de MDM, la creación de tales vistas no era posible sin una laboriosa cantidad de trabajo manual por parte del personal de TI.
Otros beneficios comerciales de MDM citados por Friedman incluyen mejores capacidades de servicio al cliente y mayores oportunidades de ventas cruzadas y ventas adicionales como resultado de hacer que los datos más completos y consistentes sobre los clientes estén disponibles para los representantes de ventas y servicio. Los programas de MDM también pueden ayudar con cosas como el cumplimiento normativo y los esfuerzos para agilizar los procesos comerciales, dijo Friedman. Los objetivos comerciales particulares variarán de una organización a otra, agregó, pero la necesidad de brindarles una «línea de visión clara» es universal.
El éxito de MDM es más que un enfoque empresarial, por supuesto. Los profesionales y consultores de MDM también enumeraron las siguientes recomendaciones de gestión de proyectos:
Realice MDM en conjunto con la gobernanza de datos. Zornes y otros analistas dijeron que la gobernanza de datos y las iniciativas de MDM deberían estar unidas en la cadera. Un programa de gobernanza integral que recluta representantes comerciales y designa administradores de datos para supervisar la información puede forjar definiciones de datos comunes y reglas comerciales que luego son aplicadas por los procesos y sistemas de MDM. «No es necesario tener gobernanza de datos para realizar MDM, pero se convierte en un ejercicio técnico sin eso», dijo Anne Buff, líder intelectual en un equipo de asesoría de mejores prácticas para clientes en el proveedor de software de análisis y gestión de datos SAS Institute Inc. » No abordará los problemas comerciales si no trae [governance] a la mesa al mismo tiempo «.
No sobrepase el alcance de una iniciativa de MDM. No es necesario dominar todos los datos. Kelle O’Neal, fundadora y socia gerente de la consultora First San Francisco Partners, dijo que las organizaciones deben identificar los sistemas y datos, generalmente relacionados con clientes o productos, que son más críticos para satisfacer las necesidades comerciales generales y centrarse en ellos. «Si usted es una organización con cientos de fuentes de datos y cree que todas se integrarán en el centro de MDM en una sola fase, eso no es realista», dijo O’Neal. «Hay que trabajar con los empresarios para priorizar las fuentes de datos que sean más significativas y que necesiten proporcionar los datos más fiables».
Adopte un enfoque incremental. Las empresas a menudo fallan en MDM cuando intentan hacer demasiado a la vez. Mewes dijo que el programa MDM de Invacare comenzó de a poco, con una serie de proyectos únicos para ayudar a proporcionar capacidades consolidadas de informes comerciales. Al mostrar el valor potencial de los procesos de MDM con esos pasos iniciales, el equipo del proyecto pudo aprovechar sus éxitos y seguir adelante. Ahora, dijo, está elaborando un plan de implementación y una arquitectura tecnológica para respaldar la instalación de un centro MDM completo.
Para que un programa de MDM tenga un comienzo auspicioso pero aún manejable, apunte a conjuntos de datos individuales que son importantes para las operaciones comerciales y que claramente «pueden beneficiarse de que se mantengan de una manera más estructurada y rigurosa», dijo Darren Peirce, director de tecnología de Kalido , un proveedor de software MDM en Burlington, Mass. «Les decimos a los clientes: ‘Piensen en grande, pero empiecen con algo pequeño con un problema específico y evolucionen a partir de ahí'».
Sobre el Autor:
Beth Stackpole es una escritora independiente que ha estado cubriendo la intersección de la tecnología y los negocios durante más de 25 años.
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