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El fabricante de equipos agrícolas produce heno con Budget Maestro

Dave Davis cree que se volvió mucho más productivo para un fabricante de Minnesota después de que abandonó Microsoft Excel y comenzó a usar el software local de Centage para presupuestar, planificar y pronosticar automáticamente.

«Definitivamente es más eficiente», dijo Davis, controlador de Loftness Specialized Farm Equipment, un fabricante con sede en Hector, Minnesota. «No tengo que preocuparme por romper enlaces a otras hojas de cálculo cuando intento agregar una línea de productos o hacer un cambio dentro de una hoja de cálculo de Excel «.

Aunque dijo que necesita mejoras menores para diseñar y formatear informes impresos, Davis dijo que el software Budget Maestro es mucho más fácil de usar que Excel y permite una mejor previsión de presupuestos y flujos de efectivo al proporcionar mejores detalles. Davis dijo que el software de presupuestación se integra bien con el libro mayor en el software ERP de la compañía de SYSPRO, que tiene su sede en Costa Mesa, California.

Davis reemplazó Excel con la versión de escritorio para un solo usuario de Budget Maestro en 2012, dos años después de que lo contrataran como controlador en Loftness. Dijo que estaba familiarizado con el software financiero, ya que lo había utilizado en dos períodos anteriores como controlador en otras empresas.

Tomó alrededor de un mes de capacitación y luego otros 10 días para que el software estuviera completamente configurado y listo para generar presupuestos, dijo.

Primero, una solución alternativa de inventario

Al principio, la implementación se ralentizó para trabajar en torno a una premisa básica en el software, que es que una empresa vende lo que crea en el mismo mes. Loftness, sin embargo, crea inventario meses antes de la temporada de ventas. Davis trabajó con Centage y finalmente encontró una manera de que el software reflejara la acumulación de inventario y asegurara la precisión en el balance.

También utiliza un complemento llamado Link Maestro para automatizar el intercambio de información financiera entre el sistema ERP y Budget Maestro. El complemento le permite importar los gastos e ingresos reales cada mes para compararlos con las proyecciones y ajustar el presupuesto en el futuro.

Centage, con sede en Natick, Mass., Comercializa el software a pequeñas y medianas empresas como Loftness, que tiene 92 empleados y vende equipos a unos 750 distribuidores, principalmente en EE. UU. Y Canadá.

Davis dijo que «el único aspecto negativo menor» es con las capacidades de formato y diseño. Como resultado, rara vez imprime desde Budget Maestro, y en su lugar envía informes a Excel para el formato e impresión adecuados. El proceso toma alrededor de 30 minutos para un conjunto completo de informes financieros y es principalmente la única tarea que realiza en Excel.

Cuando intenta formatear los balances y los estados de resultados mensuales para imprimirlos en Budget Maestro, el software no subraya los subtotales y totales de ciertos números, dijo. «Si imprime el informe, faltan esos guiones bajos».

También citó una falla de diseño en el software. «En Budget Maestro, cuando genera el informe, es como un árbol inverso que se desglosa para llegar al nivel de líneas que desea en su informe», dijo. «Si imprimiera eso, en la parte superior, vería los ingresos netos y luego los ingresos de las operaciones como encabezados y luego llegaría a sus áreas de ingresos y gastos. En un estado financiero adecuado, los encabezados de la línea superior no deberían ser ingresos netos e ingresos de operaciones. Se supone que están en la parte inferior «.

Davis dijo que Budget Maestro es, sin embargo, bueno para redactar informes. Un informe mensual que crea muestra las ventas unitarias por líneas de productos, no solo cifras en dólares, lo que permite a los gerentes ver el nivel de producción que se necesitará. Se ocupa de 60 a 80 productos en cinco líneas de productos.

La aplicación le permite generar informes de resultados mensuales o trimestrales para los dueños de la empresa o un funcionario bancario. También produce informes para los gerentes de departamento para ayudarlos a comprender lo que está sucediendo en sus departamentos y el panorama general de la producción.

La aplicación es flexible y puede hacer mucho más que solo presupuestar y prever, según Davis. Por ejemplo, produce un informe mensual que ayuda a los gerentes a determinar el costo de fabricación por hora, luego anotar las fluctuaciones e intentar realizar mejoras.

Maestro de presupuesto no destructor de presupuesto

Davis dijo que recibe un excelente servicio de Centage, especialmente durante el entrenamiento a través de una serie de sesiones web. Dijo que le gusta el formato de entrenamiento.

No consideraría el software en la nube para la planificación y la previsión, en parte porque es un usuario único y cree que el software de escritorio local almacenado en su disco duro es más seguro y conveniente.

Davis compró el software a través de un revendedor de SYSPRO por $ 7,700 en 2012 y paga una tarifa anual de soporte y mantenimiento de $ 1,400 al año. Las ocho horas iniciales de capacitación costaban $ 1,600 y la capacitación costó otros $ 3,500 cuando Davis se actualizó a una nueva versión el año pasado. Parte de la tarifa de formación cubría la conversión de datos a la nueva versión.

No hubo ningún costo adicional por la actualización del software, ya que se incluyó en la tarifa de mantenimiento anual.

«Todo salió muy bien. No encontré ninguna peculiaridad ni nada que no se convirtiera o no saliera correctamente. Hicieron un buen trabajo».

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