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Decidirse por SAP S / 4HANA Cloud: edición de inquilino único frente a edición de inquilino múltiple

La elección entre la edición de inquilino único y la edición de inquilino múltiple de S / 4HANA es una decisión importante para los CIO y otros líderes empresariales.

Tanto la edición esencial de SAP S / 4HANA Cloud (ES), anteriormente denominada edición multiinquilino S / 4HANA Cloud, como la edición extendida (EX) de S / 4HANA Cloud, anteriormente denominada edición de inquilino único S / 4HANA Cloud, tienen sus fortalezas y limitaciones. Comprender las diferencias entre los dos puede ayudar a los líderes a asegurarse de seleccionar la edición del software ERP que mejor se adapte a sus necesidades comerciales.

Los líderes de Carrier Global Corporation enfrentaron este problema primero para el grupo estadounidense de la compañía, luego para su subsidiaria europea, Carrier Commercial Refrigeration Europe.

Uno de los objetivos de la compañía para Carrier Global era reducir su fuerza laboral indirecta basándose en la modernización de la arquitectura de TI, dijo Joseph Palomba, arquitecto empresarial de la compañía de calefacción, ventilación y aire acondicionado, con sede en Palm Beach Gardens, Florida.

«Desde la perspectiva de los objetivos comerciales, estábamos ejecutando un mainframe de 50 años [AS/400] eso nos costó [about] un millón de dólares al año y la arquitectura de TI alrededor del mainframe era dispar «, dijo.» Teníamos muchas, muchas aplicaciones diferentes que estaban al final de su vida útil. Entonces, había un objetivo de modernizar las aplicaciones de TI «.

El equipo de compras de Carrier quería un ERP en la nube por sus muchas ventajas sobre las instalaciones. SAP fue una elección lógica porque Carrier es una empresa SAP profundamente arraigada, especialmente en el espacio comercial de HVAC e incluso en el espacio de refrigeración. Eligieron S / 4HANA Cloud y luego tuvieron que decidir en qué versión.

Al igual que Palomba, los líderes que eligen entre la edición de inquilino único y la edición de inquilino múltiple de S / 4HANA Cloud deben considerar varias cuestiones. Aquí hay algunos.

Costo

Tanto el arrendatario único como el multiinquilino de SAP Cloud son productos SaaS que requieren implementaciones totalmente nuevas. Y tanto las versiones de múltiples inquilinos como las de un solo inquilino de S / 4HANA Cloud pueden proporcionar ahorros de costos en comparación con la versión local de S / 4HANA.

Las opciones en la nube de múltiples inquilinos y de un solo inquilino son menos costosas que una implementación local, dijo Rebecca Wettemann, directora de Valoir, una firma de investigación con sede en Boston. Tanto en S / 4HANA Cloud de un solo inquilino como de múltiples inquilinos, las empresas no tienen que comprar una infraestructura costosa. Sin embargo, multiinquilino es significativamente menos costoso.

La gestión de múltiples inquilinos es más fácil para SAP porque las empresas comparten un código estandarizado, dijo Wettemann.

Se incluyen más herramientas en S / 4HANA Cloud ES, que también es algo a considerar.

El uso de múltiples inquilinos puede ahorrarle dinero a las organizaciones porque SAP «incluye» una serie de herramientas, como la herramienta de capacitación Enable Now, así como una herramienta de prueba automatizada que permite a las empresas crear y ejecutar scripts de prueba automatizados, dijo Michael Jolton, vicepresidente de preventas de ERP centrales en Nimbl LLC, una empresa de consultoría con sede en Denver.

«Con un solo inquilino, debe licenciar esas herramientas por separado», dijo Jolton.

Tiempo de implementación

La versión multiinquilino de S / 4HANA Cloud también es la ganadora en la categoría de tiempo de implementación.

«Primero, SAP ya ha preconfigurado el código, lo ha optimizado para el hardware, ha hecho la seguridad … y ya está pre-probado», dijo Wettemann.

La formación también es en su mayoría estándar, dijo.

«Entonces, desde la perspectiva del tiempo de implementación, es mucho más rápido», dijo Wettemann.

SAP S / 4HANA Cloud ES, simplemente no requiere la misma estrategia de implementación compleja en comparación con S / 4HANA Cloud EX, siempre que las empresas lo utilicen de la manera prevista.

La implementación del multiinquilino S / 4HANA preconfigurado puede ser muy rápida: de cuatro a seis meses, dijo Jolton.

«Con S / 4HANA multi-tenant, su implementación debería ser básicamente configuración de datos maestros y migración de datos y, por supuesto, integraciones y extensiones», dijo. «Donde la gente se pone al día y donde los proyectos de múltiples inquilinos fallan es cuando las empresas quieren que S / 4HANA multi-inquilino haga algo para lo que no está configurado».

En cambio, los CIO y otros líderes empresariales pueden buscar la edición de inquilino único de S / 4HANA y aceptar el tiempo adicional de implementación.

El modelo de un solo inquilino permite a las empresas hacer más personalizaciones y, en consecuencia, la implementación lleva más tiempo que el de múltiples inquilinos, dijo Wettemann.

«Entonces, es posible que desee implementar cosas que no están en el código estándar y que son específicas de mi negocio, lo que significa que necesito pasar por todo el ciclo de prueba de desarrollo antes de poder pasar a producción», dijo. «Además, si estoy haciendo más personalización, tendré más cosas en las que necesito capacitar a los usuarios más allá de la capacitación básica de SAP S / 4HANA, por lo que tendré que desarrollar una capacitación personalizada para eso. «

Esos esfuerzos llevan tiempo.

La implementación de la versión de un solo inquilino podría llevar de ocho a 12 meses, dijo Jolton.

Elección del proveedor de la nube

La selección de un proveedor de nube también es un factor cuando se trata de la decisión de S / 4HANA de un solo inquilino frente a múltiples inquilinos.

En una implementación de nube de múltiples inquilinos de S / 4HANA, SAP comparte la infraestructura, las aplicaciones y las plataformas entre múltiples clientes para que compartan todos los recursos, dijo Christian Schuette, propietario y director gerente de SapXPerience GmbH, una empresa de consultoría en Zug, Suiza.

«La ventaja es que SAP gestiona la escalabilidad, la seguridad y las actualizaciones en la nube multiinquilino», dijo.

El inquilino único también ofrece más opciones en esto.

Las empresas que eligen la opción de inquilino único pueden comprar licencias para ejecutar S / 4HANA en los tres grandes proveedores de nube, Amazon Web Services, Microsoft Azure y Google Cloud, dijo Jolton.

Y eso significa más control.

Con una implementación en la nube de un solo inquilino S / 4HANA, una empresa obtiene acceso dedicado a la infraestructura, las aplicaciones y la plataforma de la nube, dijo Schuette.

Actualizaciones

Las actualizaciones de múltiples inquilinos son trimestrales y obligatorias, lo que ofrece tanto ventajas como desventajas.

Lo bueno: las empresas obtienen constantemente la «última y mejor funcionalidad», dijo Jolton.

Lo malo: las empresas que han implementado S / 4HANA Cloud ES deben aceptar cada actualización de la nube y no tienen voz sobre el tiempo, dijo Jolton.

«Los desafíos que hemos visto es que a veces las cosas que estaban allí, ya no están, y es posible que las hayas estado usando», dijo. «Y tiene esta necesidad continua cada trimestre para asegurarse de que ha ejecutado sus pruebas de regresión, particularmente en cualquier tipo de integración, y que todo está funcionando».

Con las actualizaciones, al igual que con otras áreas, el inquilino único ofrece más opciones y más responsabilidad.

SAP S / 4HANA Cloud EX ofrece a los clientes dos actualizaciones opcionales por año, pero los clientes están obligados por contrato a realizar una actualización cada dos años, dijo Marco Valencia, vicepresidente de SAP S / 4HANA Product Success & Customer Co-Innovation en SAP, en un correo electrónico.

Eso permite flexibilidad.

Una implementación en la nube de un solo inquilino permite a una empresa seleccionar un momento conveniente para implementar la actualización, según Jolton.

Necesidades comerciales y de integración

Ninguna conversación sobre ERP está completa sin abordar el caso comercial. Un sistema ERP, ya sea en las instalaciones o en la nube, debe cumplir los objetivos comerciales. Los líderes empresariales deben utilizarlos como principios rectores sobre si la opción correcta es un inquilino único o un inquilino múltiple. Comprender qué tecnologías se utilizan actualmente dentro de la empresa es un factor clave en esto.

Para Carrier Global, un factor clave para decidir entre las ediciones en la nube de múltiples inquilinos y de un solo inquilino de S / 4HANA fue el hecho de que dos tercios del negocio de la compañía se ejecutaban en Force.com, dijo Palomba.

«Nuestros procesos de ventas, nuestra planificación de servicios, nuestros procesos de ejecución y despacho se realizaron en Force.com», dijo.

Esto significaba que Carrier Global no necesitaba los caballos de fuerza de S / 4HANA EX.

«Cuando se compara la inversión de un solo inquilino frente a la de varios inquilinos desde esa perspectiva, queríamos una solución lo más ligera posible en el back office porque nuestras inversiones en operaciones y ventas se realizaron en otro lugar», dijo.

Carrier necesitaba un sistema de back-office simplista para recibir transacciones de servicios provenientes de otra plataforma en SAP para esencialmente costar y facturar a sus clientes, dijo Palomba.

«En los límites, necesitábamos cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro mayor, solo capacidades financieras básicas», dijo.

Palomba y su equipo decidieron implementar S / 4HANA Cloud ES en su negocio de EE. UU. (Es decir, Carrier Global) sobre la base de sus objetivos y tecnologías existentes.

Necesidades de personalización

S / 4HANA multiinquilino no tiene las capacidades de personalización de un solo inquilino, pero hay algunas opciones.

«Buscaba cosas como contratos de servicio, órdenes de servicio y reconocimiento de ingresos y la plataforma no los tenía», dijo Palomba. «Entonces, Carrier [Global] y SAP firmó un acuerdo de co-innovación y SAP realmente creó algunas funciones que faltaban para mí «.

En enero de 2020, Carrier Global se puso en marcha en SAP S / 4HANA Cloud ES, dijo Palomba.

Cuando se trata de decidir entre una implementación de un solo inquilino y una de múltiples inquilinos, Palomba dijo que también es importante comprender que «[Business] la complejidad suele generar una mayor complejidad de la funcionalidad «.

Es por eso que Palomba y su equipo optaron recientemente por implementar S / 4HANA Cloud ES para su negocio europeo, Carrier Commercial Refrigeration.

«Esta es una implementación de S / 4HANA muy acelerada en 12 países que también está conectada a Force.com y ServiceMax», dijo. «La velocidad a la que voy a ejecutar este proyecto [and its complexity] simplemente no se prestaba a múltiples inquilinos. Este programa era demasiado agresivo, tenía demasiados requisitos complicados que no estaban necesariamente integrados en el producto de múltiples inquilinos «.

La versión de un solo inquilino de S / 4HANA tenía más capacidad de personalización para manejar las necesidades complejas, dijo Palomba.

Sin embargo, ese tipo de elección no es gratuita.

«[S/4HANA Cloud EX] viene con una etiqueta de precio de software adicional porque en realidad estoy construyendo mi propia infraestructura de la que no tengo que preocuparme en el multiinquilino «, dijo.» Con el multiinquilino, firmé el contrato, SAP se mantuvo en un entorno en una semana y estaba listo para comenzar «.

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