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Contando frijoles: explicación del software de contabilidad empresarial

Contar los granos correctamente es esencial para administrar una empresa exitosa de manera eficiente, y cualquier error podría llevar a las empresas a un gran problema. Esto hace que la contabilidad sea una función vital y el software de contabilidad empresarial se ha convertido en una de las piezas más importantes de la infraestructura de TI en cualquier organización.

Fieles a su nombre, los departamentos de contabilidad utilizan software de contabilidad para administrar cuentas y realizar una variedad de operaciones financieras dentro de una organización, incluidas cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), libro mayor (GL), nómina y otras funciones.

Dentro de las empresas, los contadores utilizan el software de contabilidad y los datos generados para auditorías internas y externas, informes requeridos y análisis financieros, a menudo para cumplir con requisitos legales, regulatorios o internos.

Software de contabilidad de clase empresarial

Como parte de una estrategia comercial, el software de contabilidad brinda un nivel de automatización que impulsa la eficiencia y la productividad.

Sin estas aplicaciones, el personal de contabilidad tendría que realizar tareas manualmente. Al automatizar estas tareas, el software puede reducir los costos de contabilidad y proporcionar informes mucho más precisos y oportunos.

Con el software de contabilidad, no se trata de una talla única para todos, y las aplicaciones vienen en una serie de variaciones. Lo mejor para una organización en particular depende del tamaño de la empresa y de otros factores.

Con el software de contabilidad, no se trata de una talla única para todos, y las aplicaciones vienen en una serie de variaciones. Lo mejor para una organización en particular depende del tamaño de la empresa y de otros factores.

Por ejemplo, las grandes empresas que necesitan muchas funciones, escalabilidad e integración con otros procesos comerciales pueden querer implementar módulos de software de contabilidad empresarial en sistemas ERP. A través de los sistemas ERP, las empresas pueden vincular la funcionalidad y los datos contables a CRM, inteligencia empresarial y sistemas de gestión de capital humano, así como al inventario.

Para las pequeñas y medianas empresas con presupuestos más limitados, existen opciones menos costosas, como los sistemas básicos para pequeñas y medianas empresas disponibles a través de paquetes listos para usar o, más a menudo, listos para descargar. Estos productos son compatibles con muchas de las funciones contables básicas que las empresas más pequeñas necesitan para administrar sus negocios. Si bien algunas pymes pueden arreglárselas con una hoja de cálculo de Microsoft Excel, las opciones populares de software de contabilidad para pymes incluyen Intuit QuickBooks y Sage 50cloud Premium Accounting.

Para llenar la gran brecha entre ambos se encuentran las opciones de software de contabilidad independiente, que algunos proveedores denominan suites de administración financiera, software de contabilidad de clase empresarial o software de contabilidad para empresas pequeñas y medianas.

Las empresas de esta clase han superado el tamaño del software simple de contabilidad para pymes, a menudo debido a una base de clientes global en crecimiento, múltiples ubicaciones e inventarios distribuidos. Tanto Sage como Intuit también ofrecen software de contabilidad de clase empresarial con sus opciones Sage 300cloud y QuickBooks Desktop Enterprise, respectivamente.

Al igual que con otros tipos de aplicaciones comerciales, el software de contabilidad empresarial está disponible en plataformas locales, así como en la nube.

¿Qué impulsa la adopción de software de contabilidad?

La demanda de software de contabilidad para clientes empresariales está aumentando en todo el mundo, según investigaciones de la industria. Un informe de 2017 de Technavio Research predijo que el mercado global de software de contabilidad empresarial crecerá a una tasa de crecimiento anual compuesta del 6% entre 2017 y 2021, alcanzando los $ 4,1 mil millones para 2021.

Uno de los principales impulsores del crecimiento del mercado es la creciente demanda de modernización de las operaciones financieras. Las empresas necesitan recopilar y analizar volúmenes crecientes de datos de fuentes como solicitudes de préstamos en línea, transacciones bancarias, ventas en línea y en tiendas, sitios de redes sociales y comercio de acciones y productos básicos.

Las tres principales tendencias emergentes que impactan en el mercado global son la aparición de aplicaciones móviles de contabilidad empresarial, la introducción del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la creciente integración del software de contabilidad empresarial con big data.

El acceso al software de contabilidad empresarial desde dispositivos móviles brinda a las organizaciones una mayor flexibilidad al permitir que el personal maneje las tareas de contabilidad independientemente de la hora o la ubicación. Como señaló el informe de Technavio, las aplicaciones de contabilidad móvil agilizan procesos como el envío de facturas, la aceptación de pagos, el registro de gastos, el seguimiento de recibos y la planificación de presupuestos.

La mayoría de las aplicaciones de contabilidad móvil ofrecen funciones básicas, como facturación y seguimiento de gastos, mientras que las funciones avanzadas incluyen recordatorios de facturas, billeteras móviles y transferencias bancarias.

A través de OCR, el software puede convertir imágenes en texto legible y editable, y actualmente, muchas empresas están implementando la tecnología en sus procesos contables, dijo Technavio. La tecnología ha eliminado la necesidad de formularios escritos a mano, cheques o recibos impresos, cargando todos los recibos escritos a mano en una plataforma de contabilidad en línea y extrayendo texto y datos relevantes al mismo tiempo.

Y la adopción de la infraestructura de big data está aumentando entre las empresas, lo que les ayuda a obtener información oportuna para retener a los clientes y fortalecer su posición en el mercado mediante la recopilación y el almacenamiento de información, como las preferencias de compra de los clientes.

Los sistemas de big data también juegan un papel clave en el desarrollo comercial de las organizaciones a través del despliegue de software de contabilidad empresarial basado en la nube para mejorar la eficiencia empresarial. Esto ha simplificado el proceso de gestión de cuentas y las transacciones de importación automatizadas, el seguimiento de recibos digitales, la automatización de nóminas y el seguimiento de impuestos.

AR y AP

El software de contabilidad empresarial puede incluir una serie de módulos y funciones principales para respaldar los procesos financieros básicos que son necesarios para administrar una empresa.

Uno es AR, que es el dinero que se le debe a una empresa por parte de entidades externas, como los clientes. Esto incluye pagos por bienes o servicios y generalmente se realiza en forma de facturas generadas por la empresa y enviadas a los clientes. La RA se incluye en los balances como un activo.

El software mejora el proceso de AR al rastrear automáticamente el dinero adeudado a una empresa. Cuando una empresa factura a un cliente o recibe un pago, la aplicación registra la transacción. El software permite a las empresas automatizar los flujos de trabajo de RA, como la creación de presupuestos, órdenes de venta y facturas; registrar los pagos de los clientes; y depositar pagos en un banco. Mantener registros precisos de las transacciones de AR es clave para crear informes financieros con fines fiscales.

Otro módulo es AP, que es el dinero que las empresas deben a entidades externas, como proveedores y prestadores de servicios. El software muestra esto como un pasivo en el balance de una empresa.

El software de contabilidad para clientes empresariales automatiza los procesos involucrados en AP, incluida la aprobación de las facturas recibidas de los proveedores, el registro de los datos en las facturas y la realización de pagos. Al igual que con AR, el software automatiza los flujos de trabajo de AP, como crear órdenes de compra, recibir inventario de un proveedor, ingresar facturas contra el inventario y pagar las facturas.

Libro mayor

El GL es otra función de contabilidad estándar que se simplifica a través del software. El GL incluye todas las cuentas de transacciones relacionadas con los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una empresa. Sirve como la columna vertebral del sistema contable.

El GL sirve como un depósito central para los datos contables de todos los módulos, como AP, AR, gestión de efectivo, activos fijos y compras. En algunos paquetes de contabilidad, los informes o paneles destacan el desempeño financiero a través de una combinación de métricas, por lo que los gerentes pueden obtener rápidamente la información que necesitan para tomar las decisiones correctas.

Nómina de sueldos

La nómina es otra función contable clave que el software de contabilidad puede mejorar. La nómina es la lista de empleados de una organización, así como datos sobre el salario, las bonificaciones y la retención de impuestos de cada empleado. El término también puede referirse a la cantidad total de dinero pagado a los empleados. El seguimiento preciso de la nómina es vital porque normalmente tiene un impacto enorme en los ingresos netos de la organización, que también debe cumplir con una serie de regulaciones relacionadas con la nómina.

El software de contabilidad para clientes empresariales les ayuda a administrar la nómina y pagar a los empleados de manera precisa y oportuna, mientras retiene la cantidad correcta de impuestos. El módulo de nómina también ayuda a calcular los cheques de pago y los impuestos sobre la nómina de forma precisa y automática, y configura parámetros como las tasas de pago y el procesamiento de depósito directo. A menudo se combina con módulos para realizar un seguimiento del tiempo libre de los empleados y proporcionar beneficios de salud y jubilación.

Estos son solo algunos ejemplos clave de cómo el software de contabilidad empresarial puede ayudar a las empresas a mejorar los procesos financieros. Otras áreas cubiertas por estos programas de software incluyen órdenes de compra, teneduría de libros y elaboración de presupuestos y previsiones.

Dada la importancia de todas estas funciones para una empresa y garantizar la precisión de los datos relacionados, es fácil ver por qué la selección del software de contabilidad adecuado debe ser una alta prioridad.

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