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Consejos para automatizar el proceso de gestión del rendimiento

Muchas empresas continúan viendo el valor de un proceso tradicional de gestión del desempeño, a pesar de estar bien documentado …

desafíos. El avance de la tecnología ayuda a mitigar algunos de estos desafíos y, al mismo tiempo, permite que las organizaciones utilicen algunas de las prácticas de revisión informal más nuevas. Tener una estrategia para un proceso de gestión del desempeño eficaz es tan importante como tener estrategias comerciales para cumplir con los objetivos de la organización.

El mercado actual ofrece muchas opciones para implementar un proceso de gestión del rendimiento, desde formularios básicos hasta suites de gestión del talento totalmente automatizadas.

Independientemente de la tecnología, las siguientes consideraciones pueden ayudar a desarrollar un proceso de revisión y considerar el software para su organización.

Beneficios de la automatización

Automatizar el proceso de gestión del rendimiento suele ser más fácil cuando se utiliza una aplicación diseñada para gestionar un ciclo de revisión del rendimiento, como SAP SuccessFactors, Halogen TalentSpace y Ceridian Dayforce. Dichas aplicaciones generalmente vienen con una funcionalidad incorporada para controlar quién puede ver un formulario, qué datos pueden actualizarse y por quién, y facilitan el uso de los datos en otros módulos, como la planificación de compensación.

El mercado actual ofrece muchas opciones para implementar un proceso de gestión del rendimiento, desde formularios básicos hasta suites de gestión del talento totalmente automatizadas.

Las empresas que deciden no invertir en una aplicación especializada aún pueden encontrar formas de automatizar. Por ejemplo, Google Docs and Sheets facilitan que tanto los empleados como los gerentes actualicen los formularios de revisión al mismo tiempo. Microsoft Excel proporciona funciones para bloquear campos y limitar funciones para garantizar que los formularios se completen correctamente. Tanto los productos de Google como los de Microsoft incluyen herramientas de secuencias de comandos que podrían usarse para combinar todos los comentarios almacenados en archivos individuales.

Otro ejemplo: es posible que desee colocar a todos los empleados de un equipo en una cuadrícula de nueve casillas para ayudar con las reuniones de calibración, en las que los gerentes se reúnen para garantizar calificaciones consistentes y justas. Si bien puede hacer esto manualmente, es posible que no sea eficiente si tiene muchos de estos para hacer en toda la organización.

Automatizar todo el proceso, o partes del proceso, no siempre tiene que ser sofisticado, pero si desea estandarizar el proceso, reduzca el tiempo de administración y aproveche todo el trabajo que sus empleados y gerentes ponen en la revisión. proceso, es mejor tomar medidas para habilitar algún tipo de automatización.

Formularios y flujos de trabajo

Mantener los formularios de revisión lo más simples posible es importante para la adopción por parte del usuario. Este es un objetivo que debe establecerse desde el inicio del proyecto y revisarse periódicamente. A medida que comience a desarrollar el formulario, es posible que se sienta tentado a implementar todas las funciones interesantes disponibles. Sin embargo, el resultado final puede ser un formulario que ya no sea fácil de usar.

Cualquiera que utilice el formulario debe saber qué campos completar, qué ingresar en las diferentes fases del proceso de gestión del desempeño y qué se espera de ellos. Por ejemplo, si una sección no es necesaria en una revisión de mitad de año, como un campo de comentarios de fin de año, escóndela y solo hazla visible en la revisión de fin de año. Además, trate de limitar el uso de jerga de recursos humanos o conceptos demasiado complejos que no agregan suficiente valor para justificar la complejidad agregada.

Para grupos de varios empleados con diferentes necesidades de revisión del desempeño, es posible que desee crear varios formularios, como uno para el personal no gerencial y otro para los gerentes de personal. Esto puede funcionar bien para situaciones en las que es poco probable que los empleados deban cambiarse de un formulario a otro, un proceso principalmente manual que implica varios pasos.

También debe considerar el tiempo adicional requerido para configurar y probar más de un formulario. Si es posible, desarrolle la forma más compleja y procese primero. Luego, copie y elimine las secciones que no se aplican a los formularios posteriores para reducir el tiempo de prueba.

Evite usar demasiados pasos. Puede generar confusión acerca de quién es el turno de ingresar datos, así como también requerir que los usuarios inicien sesión en la aplicación solo para mover un formulario a la siguiente persona. Menos pasos también reducen el trabajo del administrador del sistema.

Es posible que pueda implementar un paso simultáneo, donde el empleado y el gerente pueden registrar sus comentarios sin tener que mover el formulario. Esto puede ser útil en aplicaciones que requieren el formulario de revisión para registrar comentarios provisionales.

Otro enfoque que ahorra trabajo es hacer que los formularios pasen automáticamente al siguiente paso después de una fecha determinada.

Características adicionales a considerar

Es importante averiguar el esquema de informes de datos antes de completar el diseño del formulario y el flujo de trabajo. Puede llevar mucho tiempo arreglar el formulario una vez que se ha iniciado. En muchas aplicaciones de gestión del rendimiento, el formulario y los datos se almacenan juntos. Si no hizo que un campo sea notificable y desea que lo sea, es posible que deba copiar manualmente todos los datos de los formularios existentes antes de eliminarlos, iniciar los formularios revisados ​​y luego volver a ingresar los datos.

Algunos programas le permiten configurar reglas de elegibilidad para controlar qué empleados reciben un formulario. Quizás solo los empleados a tiempo completo o aquellos contratados antes de una fecha determinada completen una revisión. Tener reglas elimina la necesidad de que el administrador determine quién debe recibir un formulario de revisión.

La seguridad es una consideración fundamental. Debe asegurarse de que solo se permita a las personas que deben ver y editar la reseña. Los permisos basados ​​en roles pueden simplificar la administración de acceso.

Las escalas de calificación son otra consideración importante. Si bien pueden ser útiles para evaluar y comparar rápidamente a los empleados, pueden desmotivar a los empleados. Si se incluyen calificaciones en su formulario, ¿se debe calificar cada sección o es suficiente una calificación final? Además, considere cambiar la etiqueta de la calificación por algo más inspirador que «Cumple con las expectativas», que a menudo es la calificación más común, por algo como «Buen trabajo». Debe asegurarse de que el sistema de calificación sea claro para que los empleados comprendan lo que significa su calificación.

Algunas aplicaciones incluyen resúmenes en la parte superior del formulario que muestran la calificación general, la cantidad de campos que requieren información y cómo se compara la calificación de un empleado con la de sus pares. Pueden ahorrar tiempo a las personas cuando abren el formulario por primera vez.

Considere habilitar funciones para capturar comentarios durante todo el año. La retroalimentación puede estar relacionada con un paso específico, como una revisión de mitad de año, la finalización de un proyecto o los controles de los empleados. Si bien la retroalimentación puede provenir principalmente del empleado y el gerente, otros empleados también pueden hacer comentarios.

El uso de los datos capturados en otros procesos ayudará a demostrar que el proceso de gestión del desempeño es importante. Por ejemplo, SuccessFactors facilita la inserción de calificaciones en el formulario de planificación de compensación para calcular, o proporcionar pautas relacionadas con, bonificaciones y aumentos salariales.

Mitigar los desafíos potenciales

Puede haber ocasiones en las que desee cambiar el aspecto de una función, pero la aplicación lo limita, como la ubicación de los campos de comentarios. Si la función es importante para su proceso de revisión, asegúrese de que esté bien documentada y explicada durante la capacitación. La otra opción es evaluar el impacto de eliminar la función.

Asegúrese de probar el formulario y el flujo de trabajo a fondo utilizando múltiples escenarios de casos de uso y obtenga comentarios de los demás. Algunos problemas pueden ser sutiles.

Antes de comenzar el proceso de revisión, brinde la capacitación adecuada a los empleados. Esto puede ser en forma de documentación, videos en línea o en persona. Para que el proceso se desarrolle sin problemas, los empleados deben saber qué se espera de ellos y cómo realizar las tareas necesarias.

El uso de una aplicación diseñada para revisiones formales de desempeño puede facilitar el desarrollo del formulario y el flujo de trabajo, pero aún debe prepararse. Deje tiempo para adaptarse si encuentra una limitación o descubre una mejor manera de implementar la funcionalidad que tenía en mente. Pero trate de evitar cambios importantes de última hora que no pueda probar a fondo.

Además, utilice el soporte técnico y los grupos de usuarios del proveedor y posiblemente contrate a su grupo de servicios profesionales. Este personal de soporte a menudo ve formularios de revisión y flujos de trabajo de diferentes empresas y puede sugerir formas preferidas de usar su software. También debe permitir un tiempo de espera para asegurarse de que puede obtener los comentarios o los recursos asignados a tiempo para su lanzamiento.

Hay una serie de aplicaciones de gestión del desempeño que han permitido a las empresas mejorar sus procesos y resolver algunos desafíos históricos con revisiones de desempeño. Para garantizar que el proceso de gestión del desempeño continúe beneficiando a los empleados y a la organización, automatice los procesos manuales, asegúrese de que el formulario y los flujos de trabajo sean intuitivos, explore la nueva funcionalidad proporcionada por su proveedor de software y, por último, pero no menos importante, intente mitigar los problemas antes de que lo hagan. aumentar.

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