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Consejo de Excel: agrupación de secciones de la hoja de trabajo

En 2012, fui juez del campeonato mundial de modelado financiero ModelOff en la ciudad de Nueva York. Dieciséis finalistas …

de todo el mundo compitieron por premios en efectivo. Como tuve acceso a 16 de los Excellers más rápidos del mundo, pasé un tiempo pidiéndoles sus mejores consejos.

Un finalista hizo uso frecuente de una función de Microsoft Excel llamada Agrupamiento. Todas sus hojas de trabajo utilizaban una estructura de esquema en la que se podían expandir o contraer rápidamente varias secciones de la hoja de trabajo.

Considere el estado de resultados típico de la Figura 1.

Figura 1: Estado de resultados de Excel
Figura 1

Puede simplificar la visualización de la hoja de trabajo creando un esquema.

Si alguna vez ha intentado utilizar el icono Grupo en la pestaña Datos de la cinta, es posible que haya tenido dificultades para hacer que la función funcione. Esto se debe a que el equipo de Excel en Microsoft espera que el encabezado de cada sección esté al final, lo que no suele suceder en el mundo real.

Afortunadamente, existe una configuración para revertir el funcionamiento de la agrupación:

  1. Vaya a la pestaña Datos en la cinta.
  2. Busque el grupo Esquema, que tiene iconos para Agrupar, Desagrupar y Subtotal.
  3. En la esquina inferior derecha del grupo Esquema hay un iniciador de diálogo, como se muestra en la Figura 2. Haga clic en este pequeño símbolo para abrir el cuadro de diálogo Configuración.

Figura 2: lanzador de diálogo
Figura 2

La primera casilla de verificación en Configuración es Filas de resumen debajo del detalle. Esta es la configuración predeterminada en un libro nuevo. Desactive la configuración y haga clic en Aceptar.

Figura 3: fila de resumen debajo del detalle
figura 3

Ahora que ha cambiado la configuración de agrupación predeterminada, siga estos pasos siguientes para crear una sección plegable del informe. En la siguiente figura, las filas 8 a 18 contienen el detalle del encabezado en la fila 7. Deje la fila de resumen sola, pero seleccione las filas 8 a 18.

Figura 4: gastos operativos
Figura 4

Con las filas 8 a 18 seleccionadas, haga clic en el icono Grupo en la pestaña Datos.

Figura 5: Grupo de Excel
Figura 5

Excel agrega un signo menos a la izquierda de la fila 7.

Figura 6: gastos operativos
Figura 6

Repita agrupando las filas 4 y 5, y la fila 21. Ahora tendrá un signo menos al lado de cada sección.

Figura 7: ingreso neto
Figura 7

Para contraer todas las secciones, haga clic en el botón # 1 en la parte superior de la hoja de trabajo.

Figura 8: botón número 1
Figura 8

Es posible crear niveles adicionales de agrupación. En la Figura 9, las filas 13:14 están agrupadas para crear un nuevo subnivel. Tenga en cuenta que ahora hay botones de nivel en la parte superior para 1, 2 y 3.

Figura 9: Agrupación de Excel
Figura 9

Al hacer clic en el nivel # 2, se ocultará el tercer nivel.

Figura 10: contraer filas del informe
Figura 10

Ahora puede usar los botones +, – y de nivel para expandir o contraer rápidamente secciones del informe.

Bill Jelen, también conocido como MrExcel, ha sido consultor de Microsoft Excel durante más de veinticinco años. Lea más de sus consejos y trucos expertos de Excel en su sitio web, MrExcel.com.

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