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¿Cómo puedo abordar los problemas de ERP causados ​​por una implementación apresurada?

Algunos de los peores problemas de ERP son el resultado de implementaciones apresuradas. De hecho, muchos CIO se ven presionados a implementar …

Sistemas ERP antes de que los sistemas estén listos. Como resultado, se quedan con un sistema defectuoso y roto lleno de datos basura y usuarios comerciales no capacitados, por nombrar solo algunas repercusiones, y un mandato para «hacerlo funcionar».

Tener una puesta en marcha antes de que un sistema esté listo es claramente desaconsejable, entonces, ¿por qué sucede? Hay algunas posibles razones. Por ejemplo, el hardware retrasado puede causar retrasos en las pruebas y la capacitación, pero las partes interesadas seguirán presionando al equipo para recuperar el tiempo. Además, es posible que los usuarios comerciales no estén disponibles para probar y validar escenarios comerciales cruciales, que pueden incluir envíos de datos maestros incorrectos. Esto puede causar retrasos que no se pueden corregir, pero TI aún requerirá que se ciñan a la fecha límite de puesta en funcionamiento. O una empresa puede comprar otra y desear que la organización adquirida tenga sistemas y aplicaciones SAP rápidamente en funcionamiento. no importa qué.

Los problemas de ERP no son fáciles de resolver, pero hay esperanza. Un sistema ERP defectuoso que se apresuró a entrar en funcionamiento por cualquier motivo deberá repararse, y lo necesitará de inmediato. Para hacer eso, aquí hay cinco áreas en las que concentrarse.

Datos maestros: La columna vertebral de los sistemas SAP, ya sea SAP ERP Central Component, Advanced Planning and Optimization, Ariba o Customer Relationship Management, son los datos maestros. Y es fundamental que esos datos sean correctos. Sin embargo, una implementación caótica y apresurada puede significar que los usuarios no tuvieron suficiente tiempo para limpiar, corregir o validar los datos maestros. Por lo tanto, se apresuraron a enviar cualquier información que tuvieran disponible para cargar en el nuevo sistema ERP debido a los plazos ajustados que se avecinaban. El resultado: A nuevo Sistema ERP con los datos antiguos e incorrectos que ahora ha vuelto para atormentar a los usuarios. Esto necesitará una corrección inmediata y no hay atajos para ello. Es fundamental corregir tantos problemas de datos maestros como sea posible, lo más rápido posible.

Otro paso importante para crear datos maestros correctos es que el controlador de datos maestro prohíba que los datos ingresen al sistema en cuestión hasta que los usuarios comerciales hayan completado por completo las plantillas basadas en Microsoft Excel que capturen todos los detalles relacionados con los datos en un solo lugar.

Capacitación: Una cultura de formación y aprendizaje es un componente clave del éxito de ERP. Cada instancia de un problema recurrente brinda la oportunidad de capacitar a los usuarios comerciales sobre cómo minimizar los errores de entrada de datos. También es una oportunidad para enseñarles cómo solucionar ellos mismos los problemas de rutina.

Gestión del cambio: La gestión del cambio es clave durante la implementación, por lo que si ha sido escasa, es fundamental compensarlo. CIO que continúan con las iniciativas de gestión del cambio incluso después Las implementaciones de ERP aumentan sus probabilidades de éxito en la reparación de un sistema ERP defectuoso. Centrarse en la gestión del cambio también debería ser una parte integral de los esfuerzos de estabilización de sistemas y procesos. Esto asegurará que los canales de comunicación y coordinación entre todas las partes interesadas permanezcan abiertos, reduciendo así la incertidumbre en torno a sus roles y responsabilidades.

Desarrollo de competencias internas: Considerar la subcontratación para ahorrar costos una vez que los sistemas SAP hayan madurado puede tener sentido. Sin embargo, el caos inicial probablemente requerirá un equipo mixto interno de expertos en tecnología y tecnología SAP. Los usuarios comerciales comprenden los procesos comerciales y pueden proporcionar información valiosa a los equipos funcionales y técnicos de SAP. Pueden ofrecer soluciones efectivas a problemas comerciales. Además, esa sección transversal de experiencia puede ayudar a limitar el alcance del desarrollo personalizado a solo problemas críticos para el negocio y, a su vez, ahorrar dinero y tiempo.

Gerente de soluciones: El uso de SAP Solution Manager para la resolución de tickets de soporte de un extremo a otro garantiza una trazabilidad completa de cada problema de soporte y la resolución proporcionada. Los consultores de soporte, o incluso los usuarios comerciales, pueden utilizar este repositorio de problemas resueltos en caso de que se repita un problema. Además, si el equipo interno no puede resolver un problema internamente, puede escalar el problema directamente a SAP.

Al prestar atención a las cinco áreas anteriores, los CIO y sus equipos pueden hacer mucho para transformar los problemas de ERP y crear un sistema que sirva mejor a la empresa y a sus usuarios.

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