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¿Cómo puede el módulo SAP Project Systems permitir una mejor gestión de proyectos?

La mayoría de las empresas están haciendo malabares con varios proyectos en cualquier momento. Estos proyectos pueden variar en tamaño y complejidad, …

desde el montaje y la puesta en servicio de una unidad de fabricación completa hasta un cambio completo de mantenimiento que apaga toda la planta por motivos de mantenimiento.

A menudo, estos proyectos se gestionan y supervisan utilizando SAP Project System (PS), un módulo en R / 3 y un componente en SAP ERP Central Component (ECC).

Tiene sentido que los planificadores de proyectos conozcan y utilicen las muchas funciones de planificación del sistema, ya sea la planificación, los recursos o la planificación de materiales, para tomar acciones preventivas o correctivas oportunas cuando la planificación de un proyecto comienza a desviarse de los reales.

La planificación se lleva a cabo en dos niveles, a saber, la estructura de desglose del trabajo (WBS) y los niveles de red. Un elemento WBS permite a los gerentes de proyecto mapear toda la estructura del proyecto en SAP ECC; por ejemplo, los gerentes pueden enumerar todas las tareas e hitos de un proyecto, los materiales producidos internamente para un proyecto o los materiales adquiridos externamente e incluso la contratación de servicios. Una red mapea el flujo de un proyecto a medida que enlaza varios elementos WBS u otras redes a través de relaciones predecesor-sucesor; por ejemplo, interdependencias de principio a fin, inicio-inicio, fin-inicio, fin-fin e interdependencias basadas en el tiempo.

En cualquier caso, para una variedad de proyectos que su empresa está haciendo, estas cinco funciones de planificación en el módulo (o componente) de SAP Project Systems pueden permitir mejores controles logísticos y financieros.

Planificación

Dado que la programación efectiva es la base de cualquier proyecto, SAP Project Systems ofrece varias opciones para monitorear las fechas de un proyecto y reaccionar automáticamente a cualquier actualización de programación.

Las fechas de previsión forman la línea base sobre la que se lleva a cabo la planificación del proyecto. Cualquier actualización o cambio en las fechas de pronóstico se compara con fechas básicas, que reflejan fechas de planificación actualizadas o revisadas. Además, las fechas reales se actualizan automáticamente tan pronto como se realiza cualquier transacción relevante en el sistema. La fecha real puede ser la fecha en que se recibió físicamente un material en el almacén o cuando el proveedor de servicios completó el servicio requerido.

El mantenimiento de fechas en los elementos PEP y su vinculación con una red garantiza que cualquier cambio realizado en cualquier fecha, ya sea planificada o real, actualice automáticamente todas las fechas interdependientes.

Se encuentran disponibles varios niveles de control para las fechas, como de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. En el primer caso, cualquier cambio realizado en el nivel superior tiene un efecto en cascada sobre los elementos y actividades de la PEP de nivel inferior. Con un enfoque de abajo hacia arriba, los cambios realizados en las fechas en el nivel inferior, como en el nivel de un elemento PEP individual, se reflejan en la red asociada.

Planeación de recursos

Los proyectos a menudo implican el uso de recursos internos, como máquinas o mano de obra.

Si bien la programación en el módulo o componente de SAP Project Systems determina cuándo se debe producir el producto requerido, no tiene en cuenta si la capacidad requerida para producir un producto está disponible o no.

La implementación de la planificación de requisitos de capacidad en PS no solo brinda una visibilidad completa de las capacidades requeridas y disponibles de las máquinas, sino que también brinda a los planificadores la oportunidad de nivelar la capacidad de una máquina en caso de que haya una sobrecarga.

Planificación de materiales

La finalización de un proyecto a menudo requiere que las materias primas y los ensamblajes estén disponibles en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas para garantizar que el proyecto se mantenga por buen camino. El uso de la función de planificación de requisitos de material de SAP para el aprovisionamiento externo y la producción interna es de gran ayuda.

Además, el uso de la función de verificación de disponibilidad asegura que el planificador reciba una alerta tan pronto como haya una escasez de material o ensamblaje que pueda afectar negativamente el progreso de un proyecto.

Costos de planificación

Si la planificación de recursos y la planificación de materiales forman parte de una red, el sistema puede calcular automáticamente los costos planificados de adquisición y consumo de recursos y materiales; esto se conoce como costeo de redes.

También es posible realizar la planificación de costos manual a nivel PEP, en caso de que el propósito sea tener una vista preliminar de la planificación de costos. Dependiendo de la necesidad comercial, es posible planificar el costo por clase de costo o por período. Si el planificador financiero desea monitorear el costo a nivel de elemento de costo (como un centro de costo), este es el método preferido. Si el planificador financiero o de proyectos monitorea los costos de manera periódica, como mensualmente, entonces la planificación de costos del período es una mejor opción comercial.

Planificación de ingresos

En un escenario comercial de fabricación a pedido, especialmente aquellos que implican grandes proyectos de construcción, fabricación o montaje, la empresa solo produce o ensambla un producto basado en el pedido de cliente de un cliente.

Los datos de la orden de venta fluyen al componente PS y ofrecen una opción para marcar elementos PEP específicos como relevantes para los ingresos tratándolos como elementos de facturación. Al hacerlo, se garantiza que, tan pronto como los WBS relevantes se marquen como completos, el plan de facturación creará automáticamente facturas parciales.

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