Cómo Optimizar tu Experiencia en Viva Learning: Guía para un Seguimiento de Progreso Efectivo y Soporte Útil

Guía Técnica: Cómo Optimizar tu Experiencia en Viva Learning

Introducción

Microsoft Viva Learning es una plataforma de aprendizaje integrada dentro del ecosistema de Microsoft 365 que permite a las organizaciones gestionar, compartir y seguir el progreso en el aprendizaje de sus empleados. A continuación, se ofrece una guía detallada que abarca desde la configuración hasta la optimización del seguimiento del progreso en Viva Learning.

Pasos para Configurar y Administrar Viva Learning

1. Configuración Inicial

  • Acceso a Viva Learning: Asegúrate de que tu organización esté suscrita a Microsoft 365 con las licencias adecuadas, como Microsoft 365 E3 o E5.
  • Integración con Microsoft Teams: Vaya a Microsoft Teams y añada Viva Learning como una aplicación. Esta es la forma más eficaz de acceder a contenido de aprendizaje.
  • Definición de Contenido: Selecciona y agrega contenido de aprendizaje de su biblioteca integrada, incluidos cursos de LinkedIn Learning, Microsoft Learn y otras plataformas.

2. Implementación de Recursos

  • Creación de Áreas de Aprendizaje: Utiliza la funcionalidad de "Carpetas" dentro de Viva Learning para organizar cursos por roles, temas o niveles de habilidad.
  • Asignación de Cursos: Establece cursos obligatorios para ciertos departamentos. Utiliza etiquetas y descripciones claras para asegurar que los empleados comprendan las expectativas.

3. Seguimiento del Progreso

  • Dashboard de Progreso: Utiliza el panel de administración para visualizar el progreso de los empleados. Puedes filtrar información según departamentos, roles o cursos específicos.
  • Informes de Progreso: Establece sesiones de revisión mensuales utilizando los datos generados por los informes de progreso para discutir áreas de mejora.

Mejores Prácticas

  • Gamificación: Incorpora elementos de gamificación para motivar a los empleados, como insignias o puntos.
  • Formación Continua: Promueve un entorno de aprendizaje continuo mediante la integración de nuevos cursos y recursos relevantes a lo largo del tiempo.
  • Revisión de Contenidos: Realiza revisiones periódicas de los cursos disponibles para asegurar que sigan siendo relevantes y de calidad.

Configuraciones Avanzadas

  • Integraciones Personalizadas: Considera la creación de integraciones personalizadas utilizando Power Automate para desencadenar acciones basadas en el progreso del aprendizaje.
  • API de Viva Learning: Utiliza la API para crear funciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de tu organización.

Seguridad en Viva Learning

  • Control de Acceso: Configura permisos para que solo ciertos usuarios puedan modificar o administrar ciertos contenidos.
  • Seguridad de Datos: Asegura que los datos personales y de progreso se manejen cumpliendo reglamentos como el GDPR.
  • Cifrado: Asegúrate de que todos los datos en tránsito y en reposo estén cifrados.

Errores Comunes y Soluciones

  • Problemas de Carga de Contenido: Si el contenido no se carga correctamente, verifica la conexión de red y asegúrate de que los permisos de los cursos estén correctamente configurados.
  • Seguimiento de Progreso Incorrecto: Si hay discrepancias en el seguimiento, asegúrese de que todos los cursos estén marcados como completados según las configuraciones establecidas.

Impacto en Recursos y Escalabilidad

La implementación adecuada de Viva Learning no solo optimiza el aprendizaje, sino que también mejora la administración de recursos. A medida que escala tu organización, puedes gestionar contenido y seguimiento de manera eficaz, reduciendo el tiempo que los gerentes dedican a la supervisión del progreso.

FAQ

  1. ¿Qué licencias necesito para usar Viva Learning?

    • Para acceder a Viva Learning, necesitas al menos la licencia Microsoft 365 E3.

  2. ¿Cómo puedo integrar contenido de otras plataformas?

    • Utiliza la opción de "Conectar contenido" dentro de la configuración de Viva Learning para añadir cursos de plataformas como Coursera o EdX.

  3. ¿Cómo puedo hacer un seguimiento efectivo del progreso de los empleados?

    • Usa el panel de administración para configurar notificaciones de progreso y establecer informes mensuales.

  4. ¿Qué hacer si los empleados no completan sus cursos?

    • Aumenta la motivación mediante la gamificación y establece recordatorios automáticos.

  5. ¿Cómo puedo asegurarme de que la plataforma es segura?

    • Implementa controles de acceso estrictos y asegúrate de que todos los datos estén cifrados.

  6. ¿Qué errores son comunes durante la implementación?

    • Los problemas de permisos son frecuentes. Verifica que los usuarios tengan acceso al contenido correcto.

  7. ¿Cómo se pueden personalizar los informes?

    • Usa las opciones de filtrado en el dashboard para personalizar los informes según las necesidades de tu equipo.

  8. ¿Puedo establecer un contenido obligatorio?

    • Sí, puedes marcar ciertos cursos como obligatorios al asignarlos a grupos específicos.

  9. ¿Cuáles son las mejores prácticas para la integración con Teams?

    • Anima a tus empleados a utilizar la función de chat en Teams para discutir y compartir recursos de Viva Learning.

  10. ¿Qué debo hacer si la integración no funciona?

    • Comprueba todas las configuraciones de API y asegúrate de que la compatibilidad de versiones está presente.

Conclusión

Optimizar la experiencia en Viva Learning requiere una configuración cuidadosa, un seguimiento del progreso efectivo y un enfoque proactivo en la seguridad y la gestión de recursos. Siguiendo las mejores prácticas mencionadas, se puede lograr una implementación exitosa que no solo beneficie a los empleados, sino que también apoye los objetivos estratégicos de la organización. Además, la resolución eficaz de problemas comunes y la atención constante a la seguridad son fundamentales para garantizar una plataforma de aprendizaje sostenible y efectiva.

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