Como parte de su trabajo, es necesario firmar documentos digitalmente. Sin embargo, todavía no has podido entender cómo funcionan los kits de los que tanto se habla para firma digital y está preocupado porque tiene miedo de no poder cumplir con algunos plazos importantes. No hay problema: estoy aquí para ayudarte. Sean cuales sean tus necesidades, en la guía que te voy a proporcionar encontrarás toda la información útil sobre como firmar un documento digital atribuyéndole a este último valor jurídico.
Te garantizo que, al contrario de lo que piensas, no hay nada complicado en firmar digitalmente tus documentos. Y entonces estarás de acuerdo conmigo en que firmar documentos utilizando los sistemas de encriptación que subyacen a la firma digital es realmente cómodo y seguro. Mientras estoy allí, si estás interesado en hacerlo, te explicaré en la última parte del tutorial cómo imprimir tu firma manuscrita en documentos digitales, aunque es bueno saber esto de inmediato, este último no tiene ningún derecho legal. ley. . valor..
Entonces, ¿qué estás haciendo todavía allí? Ánimo: Ponte cómodo, tómate todo el tiempo que necesites para concentrarte en leer los siguientes párrafos, y lo más importante, aplica los “consejos” que te daré. Estoy seguro de que, siguiendo mis consejos con atención y escrupulosidad, finalmente podrá firmar perfectamente sus documentos digitales. ¡Disfruta leyendo!
Tipos de firmas digitales
Antes de entrar en los méritos del tema, eche un vistazo más de cerca como firmar un documento digitalQuiero darle una breve descripción de los diversos tipos de firma digital que puedes usar, algunos de los cuales (como te dije en la introducción) tienen pleno valor legal.
- Firma electrónica «simple». – este tipo de firma, que se puede aplicar simplemente «dibujando» su firma en la pantalla o escaneándola de un documento en papel, no tiene valor legal. ¿Por qué razón? Porque la forma en que se aplica no requiere el uso de herramientas capaces de garantizar la autenticidad e integridad de los documentos autógrafos. Sólo un juez puede intervenir y apreciar tal firma como auténtica o no (generalmente con el asesoramiento de un calígrafo experto).
- Firma electrónica avanzada – es un tipo de firma electrónica que es generada por herramientas informáticas que demuestran la integridad del documento, sobre las cuales el usuario que firma tiene control único y directo. Por ello, la firma electrónica avanzada tiene cierto valor legalaunque esto no esté reconocido en la estipulación de los contratos inmobiliarios.
- Firma electrónica cualificada – es uno de los tipos de firma digital más avanzados, ya que se puede aplicar mediante kits especiales emitidos por organismos de certificación acreditados. Por lo tanto tiene cierto valor legal y verifica la originalidad e integridad de los documentos firmados.
- Firma electrónica digital – este tipo de firma es la que tiene pleno valor legalmientras que implica el uso de sistemas criptográficos asimétricos, en los que se utiliza un par de claves (una pública y otra privada) para verificar la originalidad e integridad de los documentos firmados.
Si quieres saber más sobre las diferencias entre los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles actualmente, puedes consultar el análisis en profundidad en el que explico qué es una firma digital. Ahora, veamos cómo unirlo.
Cómo obtener una firma digital
Si quieres obtener una firma digital con algún valor legal, es necesario iniciar un trámite que se estructura en tres etapas: la primera es la compra de un kit de firma digital; el segundo en verificar su identidad y el tercero en activar la propia firma.
Para comprar un kit de firma digital Todo lo que tiene que hacer es ponerse en contacto con una de las empresas certificadas.Agencia para Italia Digital (ex. Aruba, correo italiano, etc). Los conjuntos de firmas digitales suelen tener un precio de alrededor 50-60 euros y se componen de una variedad de dispositivos (dependiendo del kit que decidas comprar). Estos son algunos de los principales dispositivos que los componen.
- llave USB – como comprenderá fácilmente, existen memorias USB que integran una tarjeta inteligente con el certificado de firma digital, el software necesario para firmar documentos y, en ocasiones, incluso el certificado para Tarjeta de servicio nacional o CNS (un certificado que te permite verificar tu identidad en las comunicaciones con la Administración Pública): esta es una de las soluciones más cómodas para firmar documentos digitalmente, ya que no requiere la instalación de ningún software o controlador y contiene todo lo necesario para firmar .
- ficha USB – también hay memorias USB que albergan una tarjeta inteligente, el certificado de firma digital y, a veces, incluso el SNC. Sin embargo, a diferencia de la solución anterior, requieren la instalación de controladores y la instalación de aplicaciones necesarias para firmar documentos. Por otro lado, son más baratos que las memorias USB que mencioné anteriormente.
- Lector de tarjetas inteligentes – estos son dispositivos que leen tarjetas inteligentes. Estos se combinan con tarjetas inteligentes que contienen certificados de firma digital y posiblemente SNC. También prevén la instalación de drivers y programas para la firma digital de documentos y tienen la ventaja de ser incluso más económicos que los tokens USB. Sin embargo, hay que reconocer que son un poco más difíciles de transportar de un lugar a otro, ya que son mucho más difíciles que las otras soluciones disponibles.
- Kit de firma digital remota – son los kits más caros, pero también son los únicos que te permiten firmar documentos digitalmente sin recurrir al uso de dispositivos físicos. Todo sucede en cierto modo gracias al uso de una tarjeta inteligente «virtual», una contraseña de un solo uso que se genera cada cierto tiempo mediante claves como las que proporcionan los bancos o las que se envían por SMS y un programa de firma y verificación.
Una vez que haya comprado uno de los kits de firma digital enumerados anteriormente, deberá Verifica tu identidad: operación que se puede realizar de varias formas. Es posible, por ejemplo, lograr estoIdentificación visualmente con un funcionario, así la presentación de un documento de identidad válido y la documentación recibida de la empresa certificadora; puedes solicitarIdentificación visualmente al centro de envío trayendo los elementos necesarios de los que acabamos de hablar o puedes realizarIdentificación visualmente El hogarproporcionar al mensajero o cartero el documento de identidad requerido para el reconocimiento.
Una vez realizada esta operación, debe asegurarse de activar el kit de firma digital. Este último paso no es nada complicado: solo debes seguir las instrucciones que te da el organismo certificado que te proporcionó el kit. Por lo general, debe iniciar sesión en el sitio web de este último, proporcionar la información del código de serie de su tarjeta inteligente y su código fiscal (además del código de activación personal que se le enviará por SMS) y eso es todo.
Después de un cierto período de tiempo, generalmente 3 años, deberá renovar sus certificados de firma digital, sujeto al pago al organismo de certificación donde compró el kit.
Cómo firmar un documento digital legalmente válido
Si quieres firmar un documento digital legalmente válido utilizando el kit que compró y activó previamente, debe iniciar el software de firma que se incluye en el mismo (si no está incluido, es posible que deba descargar los controladores necesarios para que funcione y luego descargar el software desde el sitio web del organismo de certificación que le proporcionó el kit). Entonces tienes que presionar más el botón de la firma y seleccione el documento, ya sea un archivo PDF, un documento de Word o lo que sea. – en el que desea poner la firma digital.
En la ventana que se abre, tienes que escribir PINO de la tarjeta inteligente que contiene el certificado de firma digital y seleccione Tipo de archivo que se pretende obtener al final de la operación. Como puede ver, puede elegir entre diferentes tipos de archivos: Sobre de cifrado P7M (CAdES)obtener un archivo P7M que contenga el documento original y los archivos de firma digital; PDFpara generar un archivo PDF de firma digital incluido (sea visible o no) o XML (XAdES) para obtener un archivo P7M también en este caso.
Una vez que haya elegido el tipo de archivo que desea obtener, debe comenzar a aplicar la firma digital presionando el botón correspondiente o, en su defecto, aplicar un marca de tiempo o uno contraseña para cifrar el archivo. En el primer caso, puede obtener un certificado para verificar la fecha y hora en que se colocó la firma en el documento, lo que le permite verificar esos datos incluso si el certificado de firma en sí caduca, mientras que el segundo le permite proteger el documento, permitiéndole le permite abrirlo solo a los destinatarios seleccionados que tienen una clave pública.
Como el funcionamiento de cada kit puede variar ligeramente de un organismo de certificación a otro, le sugiero que consulte el sitio web oficial de la empresa donde lo compró (p. Aruba, Post-cierto, certificado de informaciónetc.) para poder utilizarlo sin problemas.
Si desea profundizar en el tema y obtener más información sobre cómo firmar digitalmente, le sugiero que consulte la guía a la que acabo de vincularme. Estoy seguro de que lo encontrará muy útil.
Cómo firmar un documento digital sin validez legal
Como mencioné en la introducción de la publicación, también es posible firmar un documento digital sin validez legalluego usando firma electrónica sencilla. Para hacer esto, no necesita usar ningún sistema de encriptación específico, sino que simplemente puede firmarlo escribiendo a mano (especialmente si el documento en cuestión está abierto en un dispositivo de pantalla táctil) o escaneando la firma de un documento en papel.
Existen varios programas y aplicaciones que te permiten hacer esto, como lector Adobe Acrobat, Rader nitro, avance (el lector de imágenes predeterminado de macOS y el archivo PDF), por nombrar algunos. Para más información sobre este tipo de solución, le invito a leer el estudio en profundidad dedicado a los programas de firma digital: allí encontrará explicado con más detalle cómo aplicar su propia firma electrónica simple.
