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Cómo encontrar un horario de reunión que funcione para todos (más herramientas)

«No, lo siento, no puedo llegar en este momento.»

¿Cuántas veces has escuchado esa frase o algo así?

Ocurre con más frecuencia de la que imaginas. Caso en cuestión: mis amigos y yo intentamos hacer planes para encontrarnos para cenar. El líder del grupo sugirió un lugar, una vez y durante una hora. Los otros cuatro revisamos nuestros calendarios individuales e informamos en nuestro chat grupal.

Una persona estaba ocupada ese día, así que volvió a la mesa de dibujo y se sugirieron nuevos horarios.

Esto dio lugar a un hilo de mensajes largo y confuso que duró varias horas, ya que se sugirieron y rechazaron horarios de reunión. Al final, fijamos una fecha y una hora, pero el proceso de encontrar el mejor momento para reunirnos fue ineficaz y frustrante.

Estoy seguro de que ha tenido experiencias similares, ya sea fuera del trabajo o al programar reuniones con gerentes, colegas o potenciales. Encontrar horarios para las reuniones puede ser especialmente difícil, especialmente si las personas con las que reserva el tiempo tienen reuniones consecutivas que bloquean la mayor parte del día. O bien, sus programas podrían reservarse completamente con mucha anticipación.

Aquí, las herramientas para reuniones pueden ayudar a simplificar el proceso de encontrar los mejores momentos para su reunión.

Consejos para encontrar un horario de reunión que funcione para todos

Puede ser un desafío programar citas en horarios que funcionen para todos. A continuación, se incluyen algunos consejos que debe tener en cuenta al programar citas y enviar invitaciones a reuniones:

1. Proporcione los detalles de la reunión.

¿Alguna vez ha estado en una reunión y los primeros dos minutos los dedicó a averiguar quién organizó la reunión, cuál era el propósito de la reunión y si había una agenda a seguir? Una simple declaración objetiva en la invitación a la reunión puede aclarar toda esta confusión. Aquí hay un ejemplo que utilizo para darles a todos una perspectiva sobre lo que vamos a discutir y cuál será el objetivo final de la reunión.

Objetivo: Durante esta reunión, discutiremos las tareas del calendario de contenido para el primer trimestre y decidiremos si escribir primero sobre temas de ventas o marketing.

Esta declaración del comienzo de la invitación a la reunión muestra claramente por qué tenemos la reunión y qué se debe decidir antes del final de la reunión.

2. Prepare una agenda.

Si tiene más personas en su reunión, será útil tener una agenda preparada. Todos sabemos que las tangentes ocurren y, a veces, por una buena razón. Sin embargo, es respetuoso que el día de todos se mantenga en el tema para que la reunión termine a tiempo. Una agenda nos ayuda a hacer eso. Si las discusiones salen mal, podemos llamar la atención de todos sobre los puntos de la agenda.

3. Comunicar valor.

Además de tener un objetivo y una agenda para la reunión, deberá responder la pregunta: ¿Qué ganarán los participantes de la reunión? Quizás el propósito de la reunión sea revelar un nuevo proceso, decidir una estrategia o incluso algo divertido, como una reunión y un saludo para los nuevos miembros del equipo. Independientemente, todos deben saber qué es para ellos y cómo se verán afectados por la información presentada en la reunión.

4. Determine el tipo de reunión.

¿La reunión será una conferencia telefónica, un video chat o en persona? Determinar esta información antes de que las invitaciones lleguen a la bandeja de entrada les ahorrará a todos mucho tiempo y ayudará a que la reunión se desarrolle sin problemas. Asegúrese de incluir un enlace a la video o la audioconferencia con anticipación para que todos puedan inscribirse a tiempo. Si tiene una reunión en persona, asegúrese de que la sala de conferencias esté reservada y se comunique al grupo con anticipación.

5. Considere todas las zonas horarias.

Para un equipo nacional o global, deberá considerar las diferentes zonas horarias en las que trabajan todos los participantes de la reunión. Puedes ver esto fácilmente usando Google Calendar. Slack también te permite ver la hora actual en la que se encuentra otro miembro del equipo.

6. Programe la reunión con anticipación.

Evite reservar citas con personas solo uno o dos días antes de la reunión. Para tener el tiempo más productivo con el grupo, todos necesitan la oportunidad de prepararse adecuadamente. Ya sea que sus invitados necesiten informar, ya sea que estén escuchando o haciendo preguntas, querrá compartir una agenda lo antes posible para que todos entiendan lo que se espera de ellos durante su tiempo juntos.

7. Bloquee la hora «sin cita» de su calendario.

Si eres el que está invitado a muchas reuniones, te resultará útil bloquear el tiempo libre del calendario en el que no se pueden programar las reuniones. Quizás este es el momento en el que eres más productivo o tienes actividades personales planificadas. Cualquiera sea el motivo, tendrá la tranquilidad de saber que sus actividades y tareas planificadas previamente no se verán interrumpidas por una reunión.

8. No programe una cita cuando funcione un correo electrónico.

¿Cuántas veces has escuchado que una reunión podría haber sido un correo electrónico? Si bien esto puede parecer un consejo lingüístico, la idea tiene cierto mérito. Si puede, envíe una actualización por correo electrónico en lugar de reunir a todo un grupo durante una hora. Si necesita demostrar ideas visualmente, considere grabar un video y enviarlo junto con su resumen por correo electrónico. Herramientas como Telar Hágalo rápida y fácilmente para que usted y sus colegas puedan volver a su cumpleaños.

Afortunadamente, existen herramientas de programación de reuniones para simplificar el proceso de encontrar la hora perfecta para la reunión.

1. Herramienta de reuniones de HubSpot

Precio: Gratis

La herramienta HubSpot Meetings te permite iniciar sesión en Google Calendar o en el calendario de Office 365, que sincroniza automáticamente tu disponibilidad. Luego, creará un enlace de reunión, se lo enviará a los invitados a la reunión y ellos podrán elegir la hora de reunión que mejor se adapte a sus necesidades. Además, los equipos de ventas pueden agregar disponibilidad de grupo o utilizar la función de operación por turnos para reservar reuniones potenciales. La herramienta de citas se integra directamente con CRM gratuito para administrar sus datos de contacto y ver quién ha reservado una reunión con usted.

2. Garabatear

Precio: $ 4.08 / mes para 1 usuario (privado), $ 5.75 / mes para 1 usuario (Small Business), $ 2.98 / mes / usuario para 5 usuarios (Business)

Doodle es una herramienta de votación especialmente diseñada para encontrar horarios de reuniones. El anfitrión de la reunión sugiere posibles horarios de reunión y envía la encuesta a los participantes de la reunión. A partir de ahí, ingresarán su disponibilidad y el anfitrión de la reunión selecciona la mejor fecha y hora para la reunión en función de las respuestas.

3. NeedToMeet

Precio: Gratis (Estándar), 12 USD / año / usuario (Avanzado), 19 USD / año / usuario (Premium)

Encuentre una hora de reunión ingresando los detalles de la reunión, sugiriendo fechas y horas de reunión según su disponibilidad e invitando a los asistentes a la reunión. Los invitados tienen la oportunidad de elegir entre las fechas y horas sugeridas para la reunión y elegir la que más les convenga.

4. Mono encuesta

Precio: 28 USD / usuario / mes (Team Advantage), 89 USD / usuario / mes (Team Premier), póngase en contacto para obtener más detalles (Enterprise)

Con SurveyMonkey, puede elegir una fecha y hora para la reunión, crear una encuesta y enviarla por correo electrónico a los participantes de la reunión. La encuesta también se puede incrustar en un sitio web o página de Facebook para llegar a más personas. Si no responde a la encuesta dentro de un período de tiempo determinado, SurveyMonkey le enviará un correo electrónico de recordatorio.

5. Calendly

Precio: gratis (básico), 8 USD / usuario / mes (Premium), 12 USD / usuario / mes (Pro)

Calendly es una herramienta de programación de reuniones que se conecta a su calendario e incluso le permite establecer su disponibilidad y enviar un enlace de reunión a sus contactos. Los invitados a la reunión pueden reservar una cita a la hora que les resulte más conveniente, y esa hora se programa automáticamente en su calendario.

Encuentra una cita en el Calendario de Google

¿Quieres conocer a una o más personas? Puede encontrar una hora que funcione para todos los que usan Google Calendar.

1. Navegue a Google Calendar.

Empiece por conectarse con el suyo calendario de Google cuenta.

Google Calendar le muestra cómo crear un nuevo evento o editar un evento existente

2. Cree un nuevo evento o edite un evento existente.

Para crear un nuevo evento, haga clic en «Crear» y aparecerá una ventana emergente. Luego haga clic en el botón «Más opciones» para agregar los detalles de su reunión.

Cree una nueva cita en Google Calendar usando "crear" botón

Para editar un evento existente, haga clic en el evento que desea actualizar y seleccione el ícono de lápiz para editarlo.

Editar una cita existente en Google Calendar

3. Agregue invitados a la invitación.

Para agregar invitados, busque su dirección de correo electrónico en el cuadro de búsqueda «Agregar invitados».

Agregue invitados al evento a Google Calendar usando la función de búsqueda en el lado derecho de la interfaz

4. Haga clic en la pestaña «Buscar una hora».

Haga clic en la pestaña «Buscar un horario» para determinar las horas que mejor funcionan para usted y sus invitaciones a reuniones. Puede cambiar entre una vista de cuadrícula de «Día» y «Semana» para ver las fechas y horas de los participantes de la reunión.

Encuentre una función de hora en Google Calendar en la opción de evento editable

5. Seleccione una hora.

Haga clic en el área en la vista de cuadrícula del calendario para seleccionar una hora. Haga clic en el botón «Guardar» y se actualizarán la fecha y la hora.

Seleccione y guarde la hora de una reunión en Google Calendar usando el botón azul en la parte superior derecha de la interfaz

Programe reuniones sin problemas

Programar reuniones en el momento adecuado puede resultar complicado. Pero estos consejos y herramientas harán que sea más fácil encontrar un horario de reunión que funcione para todos. Recuerde prestar atención al tiempo de todos, proporcionar un objetivo y una agenda de la reunión y, en caso de duda, no programe una cita que podría ser un correo electrónico. Su calendario y sus electores se lo agradecerán.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en abril de 2020 y se ha actualizado para estar completa.

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