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Ace Hardware elige SAP Financials sobre Oracle para el procesamiento de pedidos

La complicada hoja de ruta de ERP de Oracle convenció a un importante minorista de deshacerse de JD Edwards por SAP y no se ve mal …

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Ace Hardware Corp., que ahora ejecuta SAP ERP para sus finanzas y procesamiento de pedidos, eligió SAP Financials en lugar de Oracle debido a preocupaciones sobre la dirección técnica de Oracle, según el director de relaciones comerciales de TI de la compañía.

«[It was not long after Oracle’s] Adquisición de JD Edwards y PeopleSoft, y no teníamos claro cómo eran esas tres empresas diferentes y esos tres productos separados [ultimately] van a encajar ”, dijo Rick Williams, director de relaciones comerciales de TI de Ace Hardware. «Fue un momento un poco incómodo para Oracle desde nuestro punto de vista, de todos modos».

Ace, con sede en Oak Brook, Illinois, ahora ejecuta SAP ERP ECC 6.0 para minoristas para supervisar sus 14 centros de distribución y 4400 tiendas de propiedad local en todo el país. Eso incluye el uso de SAP para sus operaciones financieras y de gestión crediticia, así como para todo el espectro del procesamiento de pedidos, incluidas las ventas y la distribución y la gestión de materiales. Ace Hardware está considerando SAP CRM y SAP Price Optimization a finales de este año.

Repensar el proyecto a mitad de camino

Aunque la implementación de Ace Hardware creció para incluir SAP Financials, no comenzó de esa manera. Cuando comenzó el proyecto, Ace Hardware estaba ejecutando JD Edwards para sus finanzas y una red de aplicaciones personalizadas para sus operaciones de ventas y distribución.

El proyecto requería implementar software JDA para previsión de demanda y planificación de reabastecimiento, utilizando SAP para ventas y distribución, gestión de materiales y procesamiento de pedidos, pero manteniendo su software financiero JD Edwards en su lugar.

Williams dijo que Ace se había sentido atraído por SAP debido a la plataforma NetWeaver, creyendo que el software basado en ABAP sería más fácil de mantener y personalizar. “También hablamos con muchos clientes de SAP y nos gustó la configuración y la flexibilidad que ofrecía SAP, la integración, los controles sólidos”, dijo.

El proyecto comenzó en 2007, pero no terminó hasta 2010 porque la empresa también utilizó la implementación como una oportunidad para repensar todos sus procesos comerciales. Tomó otro giro cuando la compañía contrató a un nuevo director financiero, dijo Williams. La empresa había planeado abordar el problema de la implementación de un nuevo software financiero en el futuro, pero el nuevo director financiero sugirió hacer todo de una vez.

Ace Hardware dio un paso atrás: consideró continuar con JD Edwards, propiedad de Oracle, y pasar a SAP Financials, pero optó por lo último.

“Hicimos una especie de ‘audible’ y decidimos reestructurar el proyecto”, dijo.

La compañía ha estado en funcionamiento durante más de un año y planea realizar una revisión más exhaustiva del sistema, pero Williams dijo que la decisión de optar por SAP ha demostrado ser buena. Los controles son significativamente mejores y el software ha sido relativamente fácil de personalizar cuando era necesario realizar cambios.

“Una vez que te arremangas y entras en el código, no es tan intimidante como cuando estás afuera”, dijo Williams. «La personalización no es algo en lo que queramos hacer mucho, pero nos hemos vuelto relativamente competentes en eso después de un período de tiempo».

Lecciones aprendidas sobre SAP Financials
Durante la implementación de ERP, Ace se centró en asegurarse de que los procesos de sus sistemas heredados desempeñaran un papel limitado con el nuevo sistema, dijo Williams. Eso resultó ser un error, en parte.

“Intencionalmente no queríamos duplicar nuestros viejos sistemas, y toda su singularidad, en un esfuerzo por estandarizar nuestros procesos comerciales. Como resultado directo de eso, realmente no miramos nuestro antiguo sistema y sus peculiaridades ”, dijo. «Cuando salimos en vivo, hubo algunas sorpresas en términos de, bueno, esa vieja funcionalidad estaba ahí por una razón».

Williams explicó que Ace tuvo que retroceder e introducir algunos de los procesos más exclusivos que requería el modelo comercial, especialmente en cómo se facturan las tiendas de Ace y cómo pagan esos pedidos dentro del sistema.

“Desde el punto de vista del proyecto, fue lo correcto centrarse en esos [new] procesos de negocio, pero probablemente deberíamos haber tenido un equilibrio diferente, como el 80% mirando al futuro, el 20% mirando cómo solían ser las cosas ”, dijo Williams.

«Fue un simulacro de incendio»

Uno de los principales beneficios de implementar SAP ha sido que Ace Hardware ahora puede integrar estrechamente su procesamiento de pedidos ERP central con su sistema financiero, según Williams. El sistema JD Edwards que la compañía había estado usando para sus finanzas y un puñado de aplicaciones heredadas personalizadas para el procesamiento de pedidos necesitaban mucha atención y mantenimiento, dijo Williams.

«[The ERP integration] ha reducido significativamente la cantidad de problemas que tuvimos que resolver desde una perspectiva de TI y creo que el departamento de finanzas le diría que han ganado mucha eficiencia ”, dijo Williams. Eso es especialmente cierto en lo que respecta a la gestión crediticia, agregó.

“Es como el día y la noche en términos de su capacidad para investigar si alguien tiene o no un problema de crédito, para poder indagar en el origen del problema, o la facilidad del cierre del período, o el cierre del año, en comparación con cómo solía ser ”, dijo Williams. «Tener esa estrecha integración con nuestras finanzas y nuestro sistema de cuentas por cobrar es una gran victoria para nosotros».

Y tener la gestión de crédito integrada con el procesamiento de pedidos reduce la cantidad de interacción humana que se requiere, según Williams.

“Un porcentaje muy alto de los pedidos pasan por un proceso de verificación de crédito sin participación humana. Cuándo [orders] se cuelga debido a problemas de crédito o algo por el estilo … tenemos la información en [our] al alcance de la mano, en términos de pedidos de licitación, facturas existentes, todas nuestras notas, análisis anteriores que se han realizado ”, dijo Williams.

En el pasado, agregó, si un minorista con problemas de crédito necesitaba que un pedido se completara de inmediato, los empleados tenían que apresurarse para obtener información de sistemas dispares. «Fue un poco como un simulacro de incendio».

Cerrar libros también es mucho más rápido, dijo. «Gastamos aproximadamente la mitad de tiempo y la mitad de dinero en hacer nuestro cierre fiscal, en comparación con cómo lo hicimos en el pasado».

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