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8 claves para el éxito de la implementación de Employee Central Payroll

La nómina es una función empresarial crítica que puede resultar muy compleja, incluso para un número reducido de empleados. Lograr una implementación correcta es de suma importancia en un área que puede causar interrupciones en la fuerza laboral si las cosas no funcionan a la perfección. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll es el motor de nómina líder en la nube que ofrece SAP como componente de su SAP SuccessFactors HCM Suite. Es imperativo tener un proyecto de implementación bien planificado, bien administrado y bien ejecutado si desea que su transformación de nómina sea exitosa. Aquí, analizamos ocho consejos para ayudar a que eso suceda.

Seleccione el equipo adecuado

Su equipo es un factor vital para el éxito de su proyecto de implementación. Es importante asegurarse de tener la cantidad correcta de personas disponibles en el proyecto para ayudar a definir los requisitos, diseñar la solución, probar y capacitarse sobre el uso del sistema Employee Central Payroll. También desea asegurarse de que los usuarios estén involucrados desde el principio en lugar de esperar hasta la prueba de aceptación del usuario o la prueba de nómina paralela para incluirlos.

Más importante es su equipo asociado. Si bien la nómina central de empleados es similar a la nómina de SAP ERP, existen diferencias matizadas que su consultor principal de nómina debe conocer. Debe buscar un socio que tenga experiencia en la nómina central de empleados y que tenga consultores que hayan dirigido varios proyectos de nómina central de empleados y que tengan varios años de experiencia en la implementación de nóminas. Sin embargo, no solo es importante el número de proyectos, sino también su calidad; debe hablar con clientes anteriores y recientes para comprender si la implementación de la nómina fue exitosa. Además, el líder de Employee Central Payroll debe tener conocimiento de Employee Central, las aplicaciones de impuestos de Business Software Inc., los mashups y la replicación punto a punto entre Employee Central y Employee Central Payroll.

El Centro de control de nómina es la interfaz de Employee Central Payroll y una parte fundamental de su proceso de nómina. El líder de Nómina de Empleados Central debe tener experiencia en proyectos donde se implementó el Centro de Control de Nómina. Esta experiencia les ayuda a diseñar procesos de nómina de extremo a extremo que brindan el máximo valor en lugar de convertirse en una ocurrencia tardía.

En general, su equipo Employee Central Payroll incluirá algunos tipos de recursos, incluido al menos un desarrollador ABAP (Advanced Business Application Programming), un consultor de SAP Basis y un consultor de integración con experiencia en la integración punto a punto entre Central de Empleados y Nómina de Empleados.

Definir el alcance

Aunque no es un aspecto crítico, es importante definir el alcance correcto para su proyecto antes de firmar una declaración de trabajo (SOW) con el socio de implementación. Sin la debida diligencia, las características o funcionalidades críticas pueden omitirse y requerirán una orden de cambio más adelante, o peor aún, no se implementarán.

No hace falta decir que probar el sistema de nómina es una de las actividades más críticas a las que se someterá durante su implementación.

Es bastante común que el Centro de control de nómina se excluya de un SOW, así que asegúrese de incluirlo. Cualquier trabajo de integración o desarrollo debe estar claramente definido para que usted sea consciente de sus obligaciones en el proyecto.

Realice las pruebas adecuadas

No hace falta decir que probar el sistema de nómina es una de las actividades más críticas a las que se someterá durante su implementación. Cuando el pago es incorrecto o se retrasa, los empleados y los sindicatos pueden reaccionar mal y alterar las cosas como represalia. Además, los empleados pueden perder su compromiso si creen que no puede hacer bien los conceptos básicos, como su salario. También puede haber ramificaciones financieras para su empresa. Por lo tanto, es imperativo asegurarse de que su sistema funcione correctamente desde el primer día.

Debe nombrar a un líder de pruebas experimentado que se dedique a crear y ejecutar una estrategia de prueba detallada y completa. Se deben realizar pruebas en profundidad en todos los escenarios y funcionalidades comerciales. Dada la complejidad de la nómina, el número de escenarios de prueba y scripts puede ser significativo.

Las pruebas críticas para su sistema de nómina son las pruebas de nómina paralelas, que implican ejecutar la nómina tanto en su sistema heredado como en el nuevo sistema Employee Central Payroll y luego comparar los resultados para asegurarse de que Employee Central Payroll esté produciendo los resultados correctos. Por lo general, se ejecutan dos pruebas de nómina paralelas, pero en algunos casos, puede haber razones para ejecutar más pruebas. El resultado de la prueba de nómina paralela es la confianza de que su sistema de nómina central del empleado le proporcionará la nómina correcta una vez que entre en funcionamiento.

Hacer frente a los cambios de funcionalidad y los errores pasados

Cuando se pasa de la nómina heredada a la nómina central del empleado, es inevitable que haya diferencias de funcionalidad en cómo funciona el sistema y cómo se configura y ejecuta la nómina. Debe planificar por adelantado cómo va a lidiar con las diferencias de funcionalidad (esto es incluso necesario cuando la nueva funcionalidad le facilita la vida) y cómo lidiará con los errores en sus cálculos de nómina. Podría ser necesario realizar cálculos retroactivos que se remontan a varios años y pagar dinero a los empleados debido a errores de cálculo en el sistema de nómina heredado.

Conozca las capacidades y opciones de informes

Las capacidades y opciones de generación de informes de Employee Central Payroll no son tan sólidas como en otros módulos de SAP SuccessFactors HCM Suite. Por lo tanto, desea identificar sus necesidades de informes con anticipación y explorar si necesita invertir en una herramienta de informes de terceros, como SpinifexIT.

En Employee Central Payroll, solo es posible informar sobre datos en el sistema. Para informes combinados con datos en otros sistemas, como objetos organizacionales y asignación de costos, necesita usar una herramienta de terceros o replicar datos de nómina en SAP SuccessFactors People Analytics.

Conectarse

Para acceder al back-end de Employee Central Payroll, debe configurar el enrutador SAP y la VPN desde su red a SAP. Esto debe hacerse al principio del proyecto para garantizar que esté listo para que el equipo de implementación comience a configurar el sistema. Si tiene restricciones sobre el acceso a VPN o las políticas de emisión de usuarios, considere iniciar el proceso de acceso al principio del proyecto para no evitar el acceso oportuno a su instancia y causar retrasos en el proyecto.

Asimismo, debe considerar cómo estas restricciones de acceso afectarán el acceso de los consultores al sistema de nómina central de empleados. Por ejemplo, algunas organizaciones solo permiten el acceso VPN desde un dispositivo corporativo, generalmente una computadora portátil corporativa, o no permiten el acceso público al enrutador SAP. Dichas restricciones pueden afectar a los consultores que trabajan de forma remota y pueden agregar tiempo y gastos no planificados si el acceso se vuelve difícil o requiere la presencia física en una ubicación específica.

Configurar hardware

Cuando utiliza Employee Central Payroll para imprimir cheques, pagar avisos o presentar formularios de impuestos W-2, debe configurar el hardware de impresión de cheques y la funcionalidad de spool de SAP. Este trabajo debe completarse con el apoyo de un consultor de SAP Basis. Si bien no es complicado, si no planifica el trabajo en consecuencia, eventualmente puede causar retrasos cuando necesite probar y usar la función de impresión.

Gestionar actualizaciones

Después de que SAP SuccessFactors haya aprovisionado su sistema de nómina central de empleados, el primer paso es obtener los últimos paquetes de soporte agregados. Puede hacerlo generando un ticket en SAP One Support Launchpad o mediante la pantalla de información del sistema de nómina en SuccessFactors, donde también puede revisar los paquetes de soporte. Además, debe aplicar todas las funciones necesarias de Nómina central de empleados en el Centro de actualizaciones.

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