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7 pasos para mejorar el proceso de incorporación de nuevos empleados

Como dice el conocido adagio, las primeras impresiones cuentan. Y es cierto que las primeras impresiones son importantes para crear un impacto positivo y duradero. La incorporación de empleados es una práctica esencial para dar a los nuevos empleados una impresión positiva de su empresa y aumentar la retención. Muchos empleados nuevos deciden si quedarse o dejar una empresa en los primeros seis meses, y un proceso de incorporación bien diseñado y efectivo sentará una base sólida para la permanencia de un empleado que influirá fuertemente en esa decisión.

Si bien la mayoría de las organizaciones tienen un proceso de incorporación de empleados, no todos los procesos son óptimos y, por lo general, hay margen de mejora. Puede mejorar el proceso de incorporación implementando prácticas comunes y tecnología avanzada.

1. Experiencia

Su proceso de incorporación debe ser simple, fácil y lógico. Recuerde, esta es la primera exposición del nuevo empleado al interior de su organización. Si bien han visto el funcionamiento externo de su empresa a través del proceso de contratación, aquí es donde podrán ver cómo funciona su organización internamente.

La integración de la última tecnología con sus sistemas existentes proporcionará un proceso de incorporación sin problemas y bien administrado. El uso de la tecnología puede permitirle hacer lo siguiente:

  • Gestione cada paso del proceso y realice un seguimiento del progreso.
  • Utilice flujos de trabajo y notificaciones para las aprobaciones y para mantener a todas las partes al día con el estado más reciente del proceso.
  • Automatice los pasos del proceso, como la creación de una dirección de correo electrónico y el aprovisionamiento de equipos.
  • Integre el sistema con otros sistemas para permitir que los datos de los empleados fluyan desde su sistema de contratación y para permitir que los datos fluyan hacia los sistemas posteriores.
  • Digitalice formularios y firmas para eliminar el papeleo y los pasos manuales, como imprimir, firmar y escanear documentos.
  • Habilite capacidades como comportamiento inteligente, ayuda interactiva de chatbot y recomendaciones mediante el uso de inteligencia artificial y aprendizaje automático.

2. Proceso

La incorporación es el siguiente paso después de la contratación, por lo que tiene sentido ver dónde puede alinear estos dos procesos en un proceso de un extremo a otro. Un proceso de reclutamiento torpe y doloroso afectará negativamente la experiencia de los nuevos empleados, sin importar cuán buena sea la experiencia de incorporación. Garantizar un proceso continuo para el empleado, ya sea por separado o externamente, contribuirá en gran medida a que el empleado sienta que tomó la decisión correcta al aceptar la oferta.

Su proceso de incorporación también debe estar bien pensado. Debe ser completo y útil sin abrumar al nuevo empleado. Algunos pasos comunes que puede pensar en incorporar en su proceso incluyen los siguientes:

  • asignar un compañero y / o mentor;
  • proporcionar información sobre la organización y su estructura;
  • creando un portal de nuevas contrataciones;
  • configurar notificaciones e interacciones regulares; y
  • Tener listas precargadas de actividades para completar antes de que comience la nueva contratación, por ejemplo, saludar a la nueva contratación, tener un escritorio y una computadora portátil listos y mostrar los procesos comerciales clave de la nueva contratación.

3. Simplifica

No hay nada más frustrante para los empleados que un proceso demasiado complejo o confuso. Con tanto por hacer durante la incorporación, es importante pensar en cómo simplificar las tareas para los empleados y gerentes. Los nuevos empleados no están al tanto de los matices de la organización como lo están los gerentes y los profesionales de recursos humanos, por lo que el énfasis debe estar en hacer que sea lo más fácil posible para los empleados.

Los nuevos empleados deben poder haber ingresado previamente los datos transferidos al sistema de incorporación, de modo que cuando comiencen a ingresar datos en los formularios, no vuelvan a ingresar datos nuevamente. Del mismo modo, una vez que los nuevos empleados ingresan al proceso, debe ser fácil de seguir y rápido de completar. Mantenga los pasos al mínimo y asegúrese de que un nuevo empleado pueda navegar fácilmente entre las actividades de una manera lógica.

4. Automatizar

Las innovaciones e integraciones de software pueden automatizar tanto proceso como sea posible. Por ejemplo, si un nuevo empleado vive en un área donde están vigentes leyes fiscales específicas y el nuevo empleado necesita tomar medidas, el sistema debería poder impulsar esta acción y proporcionar la documentación requerida para completar la acción.

La automatización de actividades como el acceso y el aprovisionamiento de equipos, las notificaciones, las recomendaciones y la selección de formularios para que los complete el nuevo empleado proporcionará eficiencias significativas a todas las partes y mantendrá el proceso de incorporación en marcha rápidamente.

5. Digitalizar

La documentación digital y las firmas digitales pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a todos los involucrados en el proceso, además de permitir que los datos capturados se utilicen en integraciones posteriores. Para los empleados más jóvenes, es posible que el acceso a una impresora y un escáner no sea posible o se considere anticuado, especialmente cuando están acostumbrados a hacer tantas cosas en su teléfono inteligente.

La digitalización no se trata solo de conveniencia; también trae consigo la estandarización. Los formularios tienen una entrada estándar con validaciones a nivel de campo, por lo que todas las entradas se alinean con lo que se necesita para garantizar el cumplimiento total del proceso.

6. Integrar

La integración es compatible con varias de las recomendaciones antes mencionadas. El flujo de datos entre sistemas es fundamental para activar otros procesos y evitar que los empleados ingresen datos varias veces. Esto es una pérdida de tiempo y puede dar lugar a errores de entrada de datos que pueden frustrar a los nuevos empleados que tienen que corregir los errores. Por ejemplo, si le pide a un nuevo empleado que complete un documento fiscal y luego le pide que inicie sesión en el sistema de nómina para ingresar sus preferencias fiscales, hará que el nuevo empleado piense dos veces si tomó la decisión correcta al unirse a su organización. .

7. Mejorar

Busque comentarios de los nuevos empleados que puedan mejorar aún más el proceso de incorporación. Los nuevos empleados pueden tener nuevas ideas sobre cómo puede mejorar y desarrollar aún más sus procesos, y puede hacerles sentir rápidamente que sus contribuciones son valiosas.

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