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7 pasos para incorporar clientes de diseño con éxito

7 pasos para incorporar clientes de diseño con éxito

Has hecho el trabajo duro: has tomado la iniciativa y los has convertido en clientes que pagan. ¡Felicitaciones! Ahora tienes que crear su sitio web.

Pero, ¿es así de simple? ¿El cliente firma el contrato e inmediatamente se pone a trabajar en el diseño del sitio web?

Ciertamente, podría abordar el inicio de un proyecto de diseño web de esa manera. Sin embargo, se estaría perdiendo los enormes beneficios de tener un proceso de incorporación bien diseñado.

Para cuando tenga un contrato firmado en la mano, ya habrá establecido algunas expectativas básicas con su cliente. Eso es bueno. Nunca querrás entablar una relación con un cliente si él (o tú) no saben en qué se están metiendo.

La incorporación fortalece aún más las bases básicas que ha establecido.

Utilice esta lista de verificación de incorporación para asegurarse de que cada uno de sus proyectos de diseño web sea un comienzo lo más sólido posible.

Paso 1: Duplique su plantilla de gestión de proyectos

Este primer paso asume que tiene una plantilla de proyecto de diseño web. Si aún no ha creado uno, le recomiendo encarecidamente que lo haga. Cada proyecto que emprenda tendrá la misma estructura básica, así que ¿por qué no ahorrarse la molestia de tener que recrearlo cada vez?

Independientemente del software de gestión de proyectos que utilice, duplicar su plantilla es fácil.

En Trello, haga clic en «Mostrar menú»:

Luego, «Copiar tablero»:

Trello-Copy-Board

Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y haga clic en «Crear».

O en Asana, haga clic en el icono «Más» (tres puntos):

Asana-Más

Luego, «Proyecto duplicado»:

Proyecto duplicado de Asana

Nómbrelo con el nombre del nuevo cliente y luego haga clic en «Crear nuevo proyecto».

Agregue los miembros del equipo que estarán trabajando en el trabajo a la carpeta ahora.

Paso 2: guarde los documentos del proyecto en la carpeta

Centralice todos sus documentos, comunicaciones y entregables en la nueva carpeta de administración de proyectos. Comience con el alcance del trabajo (SOW), la propuesta y cualquier nota que haya recopilado sobre el cliente antes de la firma del contrato.

Paso 3: programe una llamada de presentación con la parte interesada clave

Si aún no lo ha hecho, identifique quién es la parte interesada clave del lado del cliente. Idealmente, esta es una persona. ¿Es el CEO? ¿El administrador de marketing? ¿Un director de proyecto? La persona con la que tratará durante todo el proyecto (es decir, el responsable de la toma de decisiones) debe ser quien asista a la llamada de inicio.

Esto agilizará todas las comunicaciones durante el proyecto para garantizar que no tenga que responder solicitudes o comentarios de varias partes.

Paso 4: Refuerce las expectativas durante la llamada de inicio

En el transcurso de 30 minutos, es su trabajo comunicar brevemente lo que el cliente puede esperar de usted durante el transcurso del trabajo mientras refuerza lo que necesita de ellos para que esto suceda.

Esto significa hablar de cosas como:

  • Tu proceso;
  • Línea de tiempo del proyecto;
  • El proceso de retroalimentación;
  • Hitos y llamadas de progreso;
  • Una introducción a su software de gestión de proyectos (si puede hacerlo a través de una pantalla compartida en vivo, sería lo mejor).

Aquí es también cuando reforzará la pieza de responsabilidad haciéndoles saber que la «tarea» seguirá en breve.

Paso 5: envíe el cuestionario de bienvenida

En el cuestionario de bienvenida que envía después del inicio, explíquele al cliente que no tiene que preocuparse por nada en términos de crear un sitio web atractivo para su negocio. Esa es tu trabajo. Sin embargo, necesita ciertas cosas de ellos para hacer bien el trabajo.

Aunque ya no creo sitios web para clientes, sigo utilizando el mismo proceso de incorporación para mis clientes de redacción publicitaria. Aquí está el correo electrónico de bienvenida que les envío (siéntase libre de adaptarlo a sus propias necesidades):

Bienvenido a bordo, [client name]!
¡Estoy muy emocionado de empezar y espero que tú también lo estés!
Sé lo difícil que es crear contenido para tu propia marca, así que estoy feliz de que me lo hayas confiado.
A medida que avanzamos aquí, les voy a pedir solo algunas cosas: https://www.webdesignerdepot.com/2019/04/7-steps-to-successfully-onboarding-design-clients/
.
Complete este formulario en los próximos siete días. Si tengo alguna pregunta, me pondré en contacto lo antes posible.

Es conciso y le deja saber al cliente que no estoy pidiendo mucho. Luego les envío un cuestionario de Formularios de Google para recopilar todos los detalles, documentos e inicios de sesión restantes que necesito de ellos:

Formularios de Google

Personalmente me encanta Formularios de Google para la incorporación de clientes de redacción publicitaria, pero es posible que desee utilizar algo como Contenido de trampa si espera recibir muchos recursos y contenido de diseño.

¿En cuanto a lo que pides? Depende de cuánto estés haciendo por el sitio web, pero te sugiero que comiences con estos:

  • Ingresos a su sistema de administración de contenido y panel de control (además, inicios de sesión a integraciones de terceros si los necesita)
  • Logo
  • Directrices de la marca
  • 3-5 sitios web que les gusta el aspecto de
  • Sitios web de los 3 principales competidores
  • Imágenes, videos y otros activos de la marca.
  • Páginas del sitio web (navegación)
  • Contenido (si lo están escribiendo)

No empieces a trabajar hasta que recibas todo lo que te deben. Una de las razones por las que tiene un proceso de incorporación es para que no puedan demorarse y causar retrasos más adelante.

Paso 6: Genere el resumen creativo

Basado en todo lo que sabe sobre el cliente, su público objetivo y los objetivos del sitio web, ahora necesita generar el resumen creativo.

Este es un documento sucinto que establece los detalles y el plan del sitio web. Garantiza que todas las partes, usted, su equipo (si hay otros trabajando para usted) y el cliente, estén en la misma página y de acuerdo con lo que se debe hacer. De esa manera, si surgen preguntas o desacuerdos más tarde, el informe creativo resolverá cualquier duda.

Debes incluir lo siguiente:

  • Título (es decir, nombre del sitio web)
  • resumen del proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha de finalización proyectada
  • Entregables
  • Problemas por resolver
  • Metas objetivos
  • Público objetivo
  • Hitos del proyecto y fechas de vencimiento

Además, si tiene la costumbre de crear paneles de estado de ánimo para los clientes, puede enviarlos con el resumen creativo.

Asegúrese de obtener una firma de aprobación antes de continuar. HolaSign puede ayudarlo a hacer esto de manera fácil y económica.

Paso 7: Programar llamadas de progreso

Una última cosa que debe hacer es programar llamadas de progreso con el cliente. Puede parecer demasiado pronto para hacer esto, pero en realidad no lo es.

Tienes una fecha de inicio y finalización del proyecto. Has proyectado hitos. Al programar las llamadas de progreso para cada hito ahora, puede poner el sitio web en el radar de todos, lo que mantendrá a todos los involucrados (incluido el cliente) responsables del proyecto.

Una vez que su cliente haya aceptado las invitaciones, es hora de comenzar a asignar tareas en su software de gestión de proyectos y ponerse manos a la obra.

Los beneficios de la incorporación

Piense en todas esas veces que un cliente no pudo entregar algo que se le debía (como inicios de sesión, logotipos o contenido), y cómo eso retrasó el cronograma de su proyecto.

Piense en todas esas veces que un cliente dijo: «Lo odio» o pidió una quinta o sexta ronda de revisiones a pesar de que claramente no sabía lo que realmente quería.

Piense en todas esas veces que perdió un paso y tuvo que dar marcha atrás una vez que estuvo a la altura de la cadera en el proceso de diseño.

La incorporación de clientes de diseño web lo ayuda a evitar problemas comunes y fortalecer su flujo de trabajo al:

  • Documentar y almacenar todo en un lugar centralizado;
  • Establecer y reforzar las expectativas del cliente;
  • Prevención del deslizamiento del alcance;
  • Diseñar sitios web con mejores resultados;
  • Fomento de la confianza en su negocio.

A medida que refine este proceso de incorporación predecible, podrá completar proyectos de sitios web de manera más eficiente, lo que, a su vez, generará márgenes de ganancia más altos.

Foto principal vía Unsplash

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