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7 consejos de incorporación remota para mejorar la experiencia de los nuevos empleados

La incorporación es esa coyuntura crítica del viaje del empleado cuando un nuevo empleado se conecta con otros miembros del equipo, aprende los entresijos del trabajo y tiene la oportunidad de sentir y abrazar la cultura de la empresa. Es probable que todo eso se interrumpa si su empresa se ha mudado recientemente a un modelo de trabajo desde casa, lo que significa que debe concentrarse en crear una experiencia de incorporación remota positiva y rápida.

La incorporación de nuevos empleados, tanto en la oficina como de forma remota, implica una lista específica de requisitos. El proceso de incorporación debe cubrir mucho, desde áreas administrativas como los formularios de impuestos sobre la nómina hasta cuestiones de TI, como la asignación de herramientas de trabajo, hasta el trabajo principal, como las presentaciones y las primeras asignaciones.

«Integrar a un nuevo empleado en una organización y aumentar su productividad y compromiso es un desafío con los programas de incorporación tradicionales», dijo Lauren Smith, vicepresidenta de la práctica de RR.HH. de Gartner. «Dado que la incorporación para muchos trabajos ahora se ha convertido en virtual, estos desafíos pueden verse agravados por la realidad del trabajo remoto».

Los desafíos adicionales que son exclusivos de los empleados remotos incluyen problemas técnicos y personales, así como la falta de experiencia en el trabajo desde casa.

«Debido a [COVID-19], muchos empleados pueden comenzar a trabajar en un entorno remoto por primera vez, y se debe tener una consideración especial para ayudarlos a adaptarse al trabajo desde casa «, dijo Melodie Bond-Hillman, directora de recursos humanos y administración de XYPRO Technology Corporation, una empresa de ciberseguridad proveedor con sede en Simi Valley, California.

Incluso los nuevos empleados en puestos gerenciales de alto nivel y con años de experiencia pueden encontrar desafiante esta nueva realidad laboral.

Esa fue la experiencia de un líder de recursos humanos que aceptó un nuevo trabajo el mismo mes en que se declaró pandemia a COVID-19.

«No solo tuve que navegar por mi propio nuevo rol, sino también ayudar a otros nuevos empleados con la incorporación remota durante una pandemia global», dijo Martha Delehanty, directora de personal (CPO) de Commvault, una empresa de software de protección de datos con sede en Tinton Falls. , NJ «Nuestro equipo se centró de inmediato en reinventar la incorporación y dar la bienvenida a nuevos empleados, mientras que Commvault trasladó a toda su fuerza laboral a trabajar de forma remota».

Abordar cualquier desafío que surja puede consumir mucho tiempo tanto para los empleados como para la organización. Sin embargo, una buena organización y el uso estratégico de tecnologías, como RPA y funciones de llenado previo de formularios, pueden reducir el tiempo necesario para completar los pasos.

A continuación, presentamos siete consejos para la incorporación remota que le ayudarán a orientar la eficacia de su organización.

1. Maximizar el preembarque

Su equipo de recursos humanos puede completar la mayoría de las tareas de memoria durante el proceso de preembarque.

«Utilice este tiempo para completar la mayor cantidad de papeleo posible y utilice un HRIS para permitir que los empleados firmen electrónicamente los documentos», dijo Bond-Hillman.

Aprovechar al máximo el preembarque le permitirá concentrarse en los aspectos de mayor valor de la incorporación en el primer día del nuevo empleado.

«El papeleo de las nuevas contrataciones debe lanzarse en el momento en que el empleado firme la oferta», dijo. «Enviamos cartas de oferta a través de nuestro sistema HRIS que, una vez firmado electrónicamente, activa el proceso de incorporación y verificación de antecedentes para que se inicie».

2. Evita una experiencia negativa

La incorporación es un momento real que importa en el recorrido del empleado. Y una experiencia de incorporación negativa hace que sea dos veces más probable que un nuevo empleado pronto busque otro trabajo, según un informe de Deloitte.

Obligar a un nuevo empleado a completar una serie de tareas confusas es una fuente de experiencia negativa para los nuevos empleados.

«El nuevo empleado medio tiene [far too many] actividades para completar durante su experiencia de incorporación «, dijo Renato Profico, director ejecutivo de Doodle, una empresa de aplicaciones de programación con sede en Suiza.» Sobrecargar a un nuevo empleado con demasiadas tareas de incorporación podría crear un obstáculo para que se familiaricen con el negocio y comprendan qué esperado de ellos en su papel «.

Cree un cronograma para los nuevos empleados para que sepan qué está clasificado como más importante y deles una cantidad de tiempo realista para completar las tareas.

3. Simplifique las tareas de incorporación remota

Tres palabras — corto, dulce, simple – debe guiar su enfoque general para la incorporación remota.

«Reduzca la cantidad total de contenido que planea cubrir en una sola sesión o divídalo en una serie de sesiones más pequeñas con objetivos claros», dijo Smith.

La incorporación remota no tiene por qué ser necesariamente más extensa que la incorporación en persona.

«Las etapas iniciales del proceso de incorporación remota no requieren más tiempo que el proceso de incorporación en persona», dijo Johanna Jackman, CPO en Pure Storage, un proveedor de software y hardware de almacenamiento de datos todo flash con sede en Mountain View, California «. Los recursos se entregan a nuestros gerentes antes y después de que comience su nueva contratación, abordando temas como la resiliencia y la adaptación al cambio para ayudarlos a adaptarse a liderar equipos remotos «.

Incluso si sus procesos de incorporación para empleados remotos terminan tomando más tiempo que la incorporación tradicional, o se interrumpen mientras están en curso, hay formas de combatir eso.

«Tenga en cuenta que, si bien la incorporación remota puede llevar más tiempo, puede ser creativo y encontrar formas de acelerarlo sin dejar de garantizar que sea una experiencia positiva», dijo Delehanty.

Asegúrese de agregar software según sea necesario para acelerar los procesos y proporcionar la pista legal o de auditoría que su empresa necesita.

4. Consolide la información de incorporación remota

Una plataforma de incorporación unificada puede hacer que la incorporación virtual sea menos abrumadora para los nuevos empleados al simplificar la experiencia de incorporación.

«Asegúrese de que los nuevos empleados sepan dónde encontrar información compartiendo un plan de incorporación detallado que contenga contraseñas e inicios de sesión en la infraestructura digital de la empresa», dijo Vladimir Stepuro, director de recursos humanos de ScienceSoft, una empresa de consultoría de TI y desarrollo de software con sede en McKinney, Texas.

Las herramientas de autoservicio pueden proporcionar a los empleados acceso a políticas corporativas, guías y preguntas frecuentes, dijo. Estas herramientas también pueden proporcionar el horario de trabajo del nuevo empleado y proporcionar materiales de capacitación introductorios.

5.Hacer que la firma electrónica sea más accesible

La firma electrónica ayuda a agilizar la incorporación, ya sea remota o en persona, pero es especialmente importante para la incorporación remota como una forma de reducir la fatiga digital.

Considere tecnologías como el llenado automático de formularios y RPA para que los nuevos empleados no tengan que ingresar la misma información repetidamente o completar una cantidad excesiva de formularios.

«Los programas de firma electrónica como DocuSign, Adobe y Word facilitan el proceso de reconocimiento y firma de cartas de oferta, manuales, exenciones y nuevos formularios de empleo», dijo Kelly DuFord Williams, cofundadora de Slate Law Group, ubicada en San Diego.

Desde una perspectiva legal, considere pedir permiso para usar dicha tecnología.

«Es prudente que los empleados reconozcan y consientan el uso de firmas electrónicas», dijo.

6. Fomentar las conexiones sociales

Los nuevos empleados necesitan ayuda para conectarse con otros empleados, y esto es especialmente cierto en un entorno remoto.

COVID-19 obligó a la empresa a adoptar un modelo de trabajo remoto, lo que hizo que la incorporación fuera más desafiante, dijo Tracy Browne, directora senior de recursos humanos de Semtech, un proveedor de semiconductores analógicos y de señal mixta y algoritmos avanzados con sede en Camarillo, California. Las actividades de incorporación en persona ayudan a establecer esas conexiones personales.

Por ejemplo, los equipos de Semtech llevan a los nuevos empleados a almuerzos virtuales.

«Todos traen su almuerzo a la videoconferencia y vienen preparados para socializar, para hablar sobre sus experiencias en Semtech, sus libros favoritos o qué programas de televisión están viendo en este momento», dijo Browne.

Lewis, una consultora de marketing global con sede en San Francisco, implementó recientemente un sistema de amigos para las nuevas contrataciones.

«El amigo es la persona clave del nuevo miembro del equipo durante todo el proceso de incorporación», dijo Christina Ioannou, vicepresidenta de RR.HH. en Lewis. «El amigo está disponible para todas las preguntas ‘tontas’, para completarlas sobre los acontecimientos de la oficina y agregarlas a los canales sociales de la oficina».

7. Ofrezca apoyo continuo

La incorporación remota no es un esfuerzo único.

«Asignar apoyo continuo a los nuevos empleados a través del contacto entre pares en su equipo para responder preguntas, guiarlos a través de la dinámica de la oficina y monitorear su transición a la oficina garantizará que tengan todo lo que necesitan para tener éxito «, dijo Williams.

La consistencia es clave durante este tiempo y asegurarse de que los nuevos empleados tengan acceso y estén al tanto de las herramientas, protocolos y recursos de la empresa los coloca en una posición para el éxito, dijo.

«Además, tener su supervisor directo y el representante de recursos humanos que se comuniquen periódicamente para brindar asesoramiento y abordar cualquier inquietud ayudará a los nuevos empleados a sentirse respaldados durante su empleo más allá del período de incorporación inicial», dijo Williams.

No importa qué tan bien trabaje en sus procesos, es posible que el trabajo de RR.HH. nunca se complete, al menos no en el perfeccionamiento de la incorporación de empleados remotos.

«A medida que las funciones de RR.HH. continúan creando y ofreciendo programas de incorporación virtuales, los mejores [teams] están recopilando comentarios de las nuevas contrataciones y los gerentes de contratación, reconociendo cualquier deficiencia e incorporando lecciones de esos errores en iteraciones futuras «, dijo Smith.

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