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6 pasos para crear el tuyo

Una estrategia de transformación del lugar de trabajo digital puede ayudar a las empresas a mejorar radicalmente la experiencia de los empleados. Cuando se hace bien, puede conducir a procesos de personas, negocios y tecnología más efectivos.

«Crear una estrategia de transformación del lugar de trabajo digital eficaz requiere ser dueño de la experiencia digital … y centrarse en la experiencia de un extremo a otro», dijo Jannine Zucker, directora de práctica de capital humano en Deloitte.

Una estrategia sólida de transformación del lugar de trabajo digital utiliza un enfoque de diseño centrado en las personas y comienza por comprender las necesidades tecnológicas de la fuerza laboral, dijo. Esto incluye cómo los trabajadores interactúan con las plataformas operativas, cómo se conectan y se comunican con sus colegas y cómo acceden a la información en toda la empresa.

A partir de ahí, las organizaciones deben priorizar dónde enfocar la transformación y cómo aplicar la tecnología para crear la mejor experiencia para los empleados, dijo.

«El compromiso de los empleados es fundamental para la productividad», dijo Zucker.

Solo el 49% de los directores ejecutivos y líderes empresariales creían que los trabajadores estaban satisfechos con el diseño de su trabajo, y solo el 38% pensaba que los trabajadores estaban satisfechos con sus herramientas relacionadas con el trabajo, según el informe Tendencias globales de capital humano de 2019 de Deloitte.

Al implementar una estrategia de lugar de trabajo digital efectiva, las organizaciones pueden construir conexiones más sólidas en toda la organización, aumentar la productividad y la colaboración de la fuerza laboral, mejorar los resultados de los clientes y, en última instancia, mejorar la experiencia laboral que tiene una persona, dijo Zucker. Al mismo tiempo, las organizaciones deben adoptar pragmáticamente la tecnología de una manera que se adapte a las necesidades de los trabajadores.

Aquí hay seis pasos para implementar una estrategia exitosa de transformación del lugar de trabajo digital.

1. Centrarse en la gestión del cambio

La razón principal por la que fracasan tantas transformaciones digitales en el lugar de trabajo es porque tienden a ser vistas como un proyecto técnico, dijo Tony Saldanha, presidente de Transformant, una firma consultora especializada en ayudar a las organizaciones a través de las transformaciones digitales. Una estrategia eficaz se centra principalmente en la gestión del cambio.

Demasiadas estrategias de transformación del lugar de trabajo digital se centran únicamente en componentes de tecnología y TI. La mayoría no se centra lo suficiente en los componentes de la estrategia empresarial y las prácticas de gestión de cambios de RR.HH.

La mayoría de las transformaciones digitales se convierten en ‘teatro de la innovación’ o éxitos anecdóticos, que no afectan lo suficiente a los resultados comerciales.

Tony SaldanhaPresidente, Transformante

«Como resultado, la mayoría de las transformaciones digitales se convierten en ‘teatro de la innovación’ o éxitos anecdóticos, que no hacen mella lo suficiente en los resultados comerciales», dijo Saldanha.

2. Evaluar los procesos existentes

Comprenda y evalúe sus procesos digitales y no digitales existentes antes de intentar automatizarlos.

«Los mayores problemas surgen de la falta de una planificación adecuada, esfuerzos en silos … y una mala formación o gestión del cambio», dijo Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics, una consultora de recursos humanos.

Los procesos manuales se replican digitalmente con demasiada frecuencia cuando deberían haberse abandonado por completo, dijo.

La evaluación de los procesos existentes también puede ayudar a las empresas a identificar a todas las partes que deben participar en una estrategia de transformación del lugar de trabajo digital en particular. Lister ha visto fracasar muchos esfuerzos porque los departamentos clave se dejaron al margen.

Por ejemplo, el equipo de bienes raíces comerciales de una empresa lanzó un programa de trabajo desde casa para reducir el espacio de oficina, dijo. El problema es que no involucró a TI, dijo. Como resultado, la gente trabajaba de forma remota sin las herramientas adecuadas, el acceso a los archivos y las prácticas de seguridad. En otro caso, un equipo de recursos humanos lanzó un programa de trabajo desde casa que no involucró al equipo de bienes raíces comerciales, dijo. El resultado fue oficinas vacías pero sin ahorros económicos.

3. Transformación a medida

Otro paso fundamental es la creación de grupos internos que impulsan un caso de uso en diferentes partes de la empresa. Por ejemplo, Culture Amp, una plataforma de análisis de empleados, divide su negocio en tres grupos principales: funciones corporativas; ventas, éxito del cliente y soporte; e ingeniería, ciencia de productos y personas. Estas tres funciones tienen diferentes necesidades en el lugar de trabajo, incluida la forma en que funcionan, la tecnología y las herramientas que utilizan, y cómo cumplen con sus iniciativas.

«Desarrollar e identificar estrategias de transformación digital únicas para cada grupo ayuda al equipo responsable de la transformación digital a comprender los requisitos colectivos del lugar de trabajo», dijo Damian Fasciani, director de tecnología de Culture Amp.

Adaptar las estrategias de esta manera es clave para lograr una transformación digital efectiva en todas las funciones, dijo.

El equipo de Fasciani se sienta regularmente con diferentes funciones en la empresa para comprender dónde ocurren los procesos manuales y repetitivos. A partir de ahí, el equipo de tecnología aprovecha la oportunidad para automatizar y digitalizar esos procesos, lo que abre el tiempo del personal para trabajar en otros proyectos o reenfocarse en iniciativas estratégicas.

Por ejemplo, Culture Amp se ha asociado con MuleSoft, una plataforma de integración basada en la nube que brinda la capacidad de integrar y conectar múltiples sistemas. Esto hace que sea más fácil automatizar partes de muchas tareas diarias al enviar datos automáticamente de un sistema a otro, dijo.

«También podemos extraer datos valiosos de múltiples sistemas y sacarlos a la superficie en un sistema clave de elección, brindando una experiencia más intuitiva para nuestro personal», dijo Fasciani.

4. Perfil de la fuerza laboral

Para comprender los estilos de trabajo de los empleados, las empresas deben perfilar las diferentes características de los trabajadores en toda la organización, dijo Anita Kamouri, vicepresidenta y cofundadora de Iometrics, una consultora de análisis del lugar de trabajo.

Esto implica observar las actividades laborales, los patrones de movilidad, los tipos de colaboración y los requisitos del lugar de trabajo. Las tendencias y preferencias de la fuerza laboral también ayudan a determinar cómo los patrones de trabajo pueden evolucionar en el futuro y son clave para preparar la estrategia y las inversiones para el futuro.

Los resultados de la elaboración de perfiles laborales a menudo desafían los paradigmas laborales existentes dentro de la organización, dijo.

Los empleados son más móviles y están más distribuidos que nunca. Los candidatos y empleados de hoy quieren movilidad, flexibilidad y opciones en el lugar de trabajo.

«Es importante presentar datos de la fuerza laboral específicos, confiables y válidos a los ejecutivos para ayudarlos a comprender y respaldar las soluciones de diseño que abordan las prioridades emergentes de la fuerza laboral», dijo Kamouri.

5. Priorice la experiencia de los empleados

Una estrategia de transformación del lugar de trabajo digital debe centrarse en las intervenciones que afectan la experiencia de los empleados.

Las transformaciones más exitosas implican la integración del enfoque de los espacios de trabajo y las tecnologías, políticas y prácticas del lugar de trabajo, dijo Kamouri. Recomendó que los equipos multifuncionales lideren este tipo de esfuerzos de cambio para garantizar que la experiencia resultante de los empleados sea inspiradora, atractiva y efectiva.

Estos equipos generalmente involucran múltiples funciones, como recursos humanos, TI, instalaciones, comunicaciones, marca y finanzas. Un enfoque multifuncional es especialmente útil cuando estos equipos comparten presupuestos y trabajan en estrategias y cronogramas integrados. Este enfoque también ayuda a influir en los ejecutivos de C-suite y a obtener su apoyo para esfuerzos de transformación tan amplios, dijo.

6. Mide los resultados

Es importante realizar análisis de grupos de control y de control antes del cambio y después del cambio para cuantificar los beneficios de estos programas en la experiencia de los empleados, dijo Kamouri. Las métricas pueden incluir niveles de satisfacción, facilidad de uso, equilibrio entre la vida laboral y personal, la colaboración y el atractivo de las nuevas contrataciones. Estas mediciones también pueden ayudar a identificar beneficios más tangibles, como menores tasas de rotación voluntaria, reducción de la salud ambiental y tasas de lesiones por seguridad, y ahorros de tiempo que resultan en una mejora de la productividad, dijo. «Estos beneficios demuestran que los esfuerzos de transformación del lugar de trabajo pueden generar importantes beneficios de capital humano que crean valor comercial y justifican la inversión», dijo Kamouri.

Las empresas también pueden considerar incorporar mecanismos de retroalimentación continua que faciliten a los empleados proporcionar información sobre el proceso en sí o nuevas métricas para rastrear, dijo.

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