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4 formas de aumentar la productividad en las conversaciones

Las conversaciones facilitan el seguimiento de todos los mensajes enviados, independientemente del soporte. Los chats en vivo, los correos electrónicos y los envíos de formularios se envían directamente al buzón de correo electrónico de Conversaciones, lo que facilita no responder nunca a los clientes.

Sin embargo, hay algunas herramientas en Conversaciones que pueden llevar su productividad al siguiente nivel. Las herramientas son:

  • Plantilla
  • Residuos
  • Base de conocimientos
  • Mala integración con conversaciones

Estas herramientas asegurarán que sus clientes reciban respuestas precisas y claras de manera oportuna, con un mínimo esfuerzo por su parte. Suena como un beneficio mutuo, ¿verdad?

Plantilla

Qué es: Las plantillas son correos electrónicos prefabricados que puede enviar a los clientes con solo hacer clic en un botón.

Cómo usar plantillas en conversaciones: Como agente de servicio, probablemente le hagan las mismas preguntas varias veces: ¿Cuáles son sus horas de funcionamiento? ¿Cómo hago XYZ? Con las plantillas, ya no tiene que escribir la misma respuesta cada vez que recibe esa pregunta; simplemente elija la plantilla que ya ha creado para la circunstancia e introdúzcala en su correo electrónico. Tenga en cuenta que aún tendrá la opción de realizar cambios si que desee antes de acceder al envío.

Si desea instrucciones paso a paso sobre cómo crear una plantilla, haga clic aquí.

Consejo Pro: Asegúrese de ingresar tokens en su plantilla, como «nombre», para asegurarse de que sus correos electrónicos tengan una nota personalizada. Siempre que el cliente al que envíes un correo electrónico esté registrado en HubSpot, su nombre se completará automáticamente donde se coloque el símbolo.

Residuos

Como mencionó mi colega Kyle en su publicación de blog, Fragments es el héroe desilusionado de HubSpot.

Qué es: Los fragmentos son bloques cortos de texto reutilizable.

Cómo usar extractos en conversaciones: Los fragmentos son increíblemente útiles en el chat en vivo. La mayoría de los chats en vivo comienzan de la misma manera: usted se presenta, probablemente solicita el correo electrónico del cliente y luego continúa con su pregunta. En lugar de escribir frases comunes para cada chat, cree fragmentos para relajar los dedos.

Por ejemplo, en lugar de escribir “Hola, mi nombre es Adriti. ¿Cómo puedo ayudar? ”, Crea un fragmento. Ahora, en lugar de escribir esa frase larga, todo lo que tiene que escribir es «#Introducción» (o como decida nombrar su fragmento) y aparecerá la frase completa.

Para obtener más información sobre cómo crear fragmentos, haga clic en Aquí.

Base de conocimientos

Qué es: Knowledge Base es una colección de artículos útiles.

Cómo utilizar la base de conocimientos en conversaciones: Cuando un cliente le haga una pregunta sobre la que ya tiene documentación, ingrese un artículo de la base de conocimientos directamente en el chat en vivo o por correo electrónico a través de Conversaciones.

Consejo Pro: Si está escuchando las mismas preguntas, considere escribir un artículo basado en conocimientos sobre este tema para ayudar a sus clientes a ayudarse a sí mismos.

Accede a la base de conocimientos de HubSpot

Mala integración

Qué es: La integración de conversaciones con Slack le envía notificaciones de Slack cuando tiene un chat en vivo entrante.

Cómo utilizar la integración de holgura: Si alguna vez ha estado en un chat en vivo, sabe que es fácil perderse un chat. La integración de Slack te da el poder de dejar de hablar todo el día si no quieres; en cambio, cuando alguien te habla en vivo, recibirás una notificación en un canal de Slack que te dice quién envió el mensaje, qué dice el mensaje. , el estado de la conversación, la página de chat y el propietario de HubSpot (si se conoce).

Estas cuatro herramientas a veces pasan desapercibidas, pero son excelentes formas de aumentar su productividad en las conversaciones. Al responder a sus mensajes de forma rápida y concisa, está seguro de que brindará a sus clientes una experiencia agradable.

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